Abstrakt

Wprowadzona ustawą z 23.10.2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów¹ nowelizacja art. 129 KPC miała na celu usprawnienie i odformalizowanie postępowania cywilnego oraz ułatwienie jego biegu i obniżenie kosztów. Celem dokonanej zmiany miało być umożliwienie profesjonalnym pełnomocnikom tj. adwokatom, radcom prawnym, rzecznikom patentowym oraz radcom Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa potwierdzania za zgodność dokumentów w prowadzonych przez siebie postępowaniach. Zasadniczo praktyka taka zyskała akceptację, jednak nie została przyjęta przy postępowaniu rejestrowym oraz wieczystoksięgowym. Niniejsze opracowanie poświęcone zostało analizie wzajemnej relacji art. 129 § 2 i 3 i art. 694⁴ § 1 oraz art. 626² § 3 KPC, zmierzającej do udzielenia odpowiedzi na pytanie, czy zaobserwowana praktyka sądów rejestrowych i wieczystoksięgowych znajduje oparcie w przepisach prawa.

Wprowadzenie

W opinii prawnej do senackiego projektu ustawy o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów² wyrażono pogląd, że z uwagi na fakt, iż zarówno notariusze, jak i pozostali profesjonalni pełnomocnicy należą do tzw. zawodów zaufania publicznego, nie istnieje powód, dla którego podpis i pieczątka tych pełnomocników na odpisie dokumentów miałby mieć mniejszą wiarygodność niż podpis notariusza.

ZmKPCU usankcjonowała częstą praktykę pełnomocników procesowych akceptowaną przez sądy, która została zakwestionowana dopiero w najnowszej linii orzeczniczej SN³. Może właśnie z uwagi na dotychczasowe częste posługiwanie się przez pełnomocników dokumentami „poświadczonymi za zgodność z oryginałem” celem uchronienia klienta przed długotrwałą utratą oryginału na czas toczącego się postępowania, sądy powszechne, co do zasady, nie kwestionują posługiwania się takiego rodzaju dokumentami w obecnym stanie prawnym.

Są jednak rodzaje postępowań, co do których sądy mają nie tyle wątpliwości co do możliwości stosowania art. 129 § 2 KPC, co wręcz stosowanie owo wykluczają.

Mowa o dwóch rodzajach postępowania nieprocesowego: rejestrowym oraz wieczystoksięgowym. Pomimo wejścia w życie ww. nowelizacji, sądy wydające postanowienia o wpisie często kwestionują możliwość dokonywania wpisu w oparciu o dokumenty poświadczone za zgodność z oryginałem przez profesjonalnego pełnomocnika i domagają się oryginału bądź odpisu danego dokumentu poświadczonego za zgodność z oryginałem przez notariusza. Nieczęsto jednak w wezwaniach do uzupełnienia braków formalnych powołują się one na konkretną podstawę prawną.

Postępowanie rejestrowe

Postępowanie rejestrowe, tj. postępowanie w sprawie o wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym, zostało uregulowane w Dziale VI Tytułu II Księgi II pierwszej części Kodeksu postępowania cywilnego w art. 694¹–694⁸ KPC. Wymogi dotyczące formy dokumentów, na podstawie których sąd dokonuje wpisu w KRS, określa przepis art. 694⁴ § 1 KPC, który brzmi: „Dokumenty, na których podstawie dokonuje się wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, składa się w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach”.

A zatem, ustawodawca dopuścił dokonanie wpisu w KRS m.in. na podstawie:

a) oryginałów dokumentów,

b) poświadczonych urzędowo wyciągów dokumentów oraz

c) poświadczonych urzędowo odpisów dokumentów.

Desygnat pojęcia „poświadczony urzędowo odpis dokumentu” (art. 6944 § 1 KPC na tle stanu prawnego sprzed nowelizacji)

W kontekście badanego zagadnienia należałoby zatem przeanalizować, co oznacza sformułowanie: „poświadczony urzędowo odpis dokumentu”.

Do urzędowo poświadczonego odpisu odwołuje się wprost art. 250 § 1 KPC, w myśl którego, jeżeli dokument urzędowy, tj. sporządzony w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne ograny państwowe w zakresie ich działania znajduje się w aktach tego organu, organ ten może udzielić urzędowo poświadczonego odpisu tego dokumentu⁴.

W Kodeksie postępowania cywilnego brak jest definicji legalnej owego urzędowo poświadczonego odpisu dokumentu. Dorobek judykatury już na etapie definicji samego odpisu tylko mnoży wątpliwości interpretacyjne, w szczególności co do zakresów pojęciowych terminów: odpis i kopia. Według jednego ze stanowisk SN: „tak odpis, jak kserokopia stanowią odwzorowanie oryginału tyle tylko, że pierwszy metodą tradycyjną, a druga metodą nowoczesną, to istnieje podstawa do objęcia pojęciem odpisu także kserokopii”⁵. Zatem, według powyższej teorii, odpis jest [...]