Abstrakt

W niniejszym artykule przedstawiono problem dostępu stron (w tym ich pełnomocników i przedstawicieli ustawowych) do akt sprawy prowadzonej przez sąd w elektronicznym postępowaniu upominawczym, ze szczególnym uwzględnieniem problemów, jakie na tym polu wywołuje zetknięcie się człowieka z nowoczesną technologią informatyczną. W pierwszej kolejności została omówiona zasada prowadzenia akt sprawy w elektronicznym postępowaniu upominawczym wyłącznie w systemie teleinformatycznym oraz wynikająca z tego zasada udostępniania akt stronom i ich przedstawicielom za pośrednictwem kont w systemie teleinformatycznym. Następnie autorka wskazuje na problemy praktyczne dotyczące komunikacji z sądem i dostępu do akt sprawy zarówno powoda, jak i pozwanego i ich pełnomocników oraz niedostatki regulacji prawnych w tym zakresie, powodujące realne zagrożenie ograniczenie, a nawet wyłączenie dostępu stron do akt sprawy.

Wprowadzenie

W dniu 1.1.2011 r. minął rok od uruchomienia w Sądzie Rejonowym w Lublinie (obecnie Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie) wydziału prowadzącego elektroniczne postępowanie upominawcze. Ilość spraw, która wpłynęła do „e-Sądu” od chwili jego aktywacji do 30.4.2011 r. (tj. 1 118 332) zdaje się potwierdzać, że przewidziane przez ustawodawcę cele „e-Sądu”, jako jednostki rozpoznającej sprawę szybko i bez zbędnego formalizmu, zostały w pełni zrealizowane. Tak olbrzymie i stale rosnące zainteresowanie powodów tą formą dochodzenia swoich roszczeń pieniężnych przed sądem uprawnia do twierdzenia, że elektroniczne postępowanie na dobre wrosło w polską procedurę cywilną. Ponadroczne doświadczenia „e-Sądu” pozwalają jednocześnie na dokonanie pierwszych ocen funkcjonalności i trafności niektórych rozwiązań prawnych obowiązujących w obszarze elektronicznego postępowania upominawczego.

W polskim procesie cywilnym na czoło wysuwają się zasady jawności postępowania, kontradyktoryjności, równości stron procesu i nieograniczonego dostępu obywateli do sądu. Zasady te powinny doznać pełnej realizacji także w przewidzianych w KPC postępowaniach odrębnych, m.in. w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Trudno wyobrazić sobie urzeczywistnienie powyższych postulatów bez wprowadzenia dla stron takich instrumentów i narzędzi prawnych, które umożliwią im aktywne podejmowanie działań w procesie. Aktywizacja stron uzależniona jest m.in. od stopnia ich zaznajomienia ze sprawą. Źródłem zaś wiedzy o sprawie są przede wszystkim jej akta. Umożliwienie stronom, ich pełnomocnikom, względnie ich przedstawicielom ustawowym zapoznania się z aktami sprawy, co w praktyce realizuje się poprzez umożliwienie stronie wglądu w ich treść oraz stworzenie skutecznego systemu doręczeń decyzji i pism procesowych, jest szczególnie istotne w postępowaniach, gdzie – jak w elektronicznym postępowaniu upominawczym – zasadą jest procedowanie na posiedzeniu niejawnym.

Pojęcia akt elektronicznych oraz pomocniczego zbioru dokumentów

Zgodnie z art. 505³⁰ § 2 KPC, czynności sądu, referendarza sądowego i przewodniczącego utrwalane są wyłącznie w systemie teleinformatycznym, a wytworzone w ich wyniku dane w postaci elektronicznej opatrywane są bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18.9.2001 r. o podpisie elektronicznym¹. Z kolei § 272a ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 23.2.2007 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych² stanowi natomiast, że w elektronicznym postępowaniu upominawczym akta sprawy prowadzone są w systemie teleinformatycznym. Oznacza to, że czynności sądu nie są utrwalane w tradycyjnej formie papierowej. Prowadzenie akt oraz ich archiwizacja przybierają postać wyłącznie elektroniczną.

Dokumenty oraz pisma procesowe wnoszone do sądu w formie tradycyjnej podlegają przetworzeniu na postać elektroniczną poprzez ich zeskanowanie, a następnie włączeniu w postaci elektronicznej do akt elektronicznych. Po przetworzeniu na postać elektroniczną dokumenty w postaci papierowej tworzą tzw. pomocniczy zbiór dokumentów. Pomocniczy zbiór dokumentów podlega udostępnieniu na zasadach analogicznych jak akta sądowe³. Pomocniczy zbiór dokumentów, co do zasady, przechowywany jest w siedzibie „e-Sądu”. Może zostać przesłany innemu sądowi na jego żądanie w sytuacji przekazania temu sądowi sprawy w sytuacjach określonych w art. 505³³, 505³⁴, 505³⁶ KPC. Dokumenty te zostają włączone przez rzeczony sąd do akt sprawy⁴.

W praktyce zaistnieć może sytuacja, że wniesione drogą tradycyjną pisma procesowe (względnie inne dokumenty) zostaną zeskanowane do akt elektronicznych, nie stając się częścią pomocniczego zbioru dokumentów. Stanie się tak wówczas, gdy [...]