Abstrakt

W dniu 21.11.2005 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego wprowadzająca środki komunikacji elektronicznej w szerokim zakresie do stosowania w postępowaniu administracyjnym ogólnym. Autorzy przybliżają zmiany, wskazując na praktyczne problemy związane z wykonaniem nowych przepisów.

Wprowadzenie

Nowelizacja KPA nastąpiła w ramach obowiązującej od 21.7.2005 r. ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów publicznych (dalej jako: InfPodPublU)¹. Jej uchwalenie jest elementem szerszego procesu zmian w przepisach prawa mających na celu upowszechnienie nowoczesnych technik telekomunikacyjnych i informatycznych w działalności organów władzy publicznej². Przepisy InfPodPublU stanowią w tym zakresie kompleksową regulację, ponieważ dokonują zmian aż w 17 ustawach szczególnych.

Nowe przepisy mają umożliwić załatwianie spraw z zakresu administracji publicznej w sposób interaktywny, za pośrednictwem systemów teleinformatycznych, a w związku z tym, sam urząd ma być zorientowany na potrzeby obywateli i dostępny 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu³. Realizując ten cel dokonano zmian w KPA dotyczących zastosowania środków komunikacji elektronicznej przy wnoszeniu podań i doręczaniu pism przez organ administracji publicznej. Przepisy KPA zostaną uzupełnione rozporządzeniem wykonawczym określającym strukturę i sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych oraz warunki organizacyjno-techniczne ich doręczania, które zostanie wydane na podstawie nowej delegacji zawartej w art. 39¹ § 2 KPA.

KPA przed nowelizacją

Przed wejściem w życie nowelizacji przepisy KPA w bardzo ograniczonym zakresie dopuszczały wykorzystanie w postępowaniu administracyjnym środków komunikacji elektronicznej:

- art. 55 § 1 uprawnia organ administracji publicznej, w sytuacjach niecierpiących zwłoki, do dokonywania tzw. uproszczonego doręczenia wezwania, tj. dokonywania wezwań również telegraficznie lub telefonicznie albo przy użyciu innych środków łączności, z podaniem danych wymienionych w art. 54 KPA (obowiązkowe elementy wezwania). Pod pojęciem „inne środki łączności” w literaturze przedmiotu rozumie się wszelkie dostępne środki porozumiewania się, w tym również środki komunikacji elektronicznej⁴. W praktyce zastosowanie takich środków nie było wolne od trudności. Wspomniane wezwanie powoduje bowiem skutki prawne tylko wtedy gdy nie ma wątpliwości, że dotarło do adresata we właściwej treści i w odpowiednim terminie (art. 55 § 2 KPA). Zastosowanie „środków łączności” wymaga ustalenia, czy sama informacja zawarta w wezwaniu dotarła do jej adresata⁵. Pomimo braku określenia szczególnych wymogów takiego doręczenia, organ powinien posiadać dowód doręczenia, ponieważ w razie wątpliwości to na nim będzie spoczywał ciężar przeprowadzenia dowodu⁶;

- art. 63 § 1 przewiduje możliwość wnoszenia podań za pomocą poczty elektronicznej. W KPA nie rozwiązano jednak kwestii podpisu wnoszącego podanie, co w praktyce skutecznie ograniczało wykorzystanie poczty elektronicznej. Jeszcze przed uchwaleniem InfPodPublU w doktrynie miała miejsce dyskusja, czy opatrzenie podania bezpiecznym podpisem elektronicznym stanowi niezbędny warunek jego skutecznego złożenia na adres poczty elektronicznej⁷.

Zmiany w KPA

Zmiany oparto na wprowadzonych do KPA czterech instytucjach, których rozumienie zostało określone w innych ustawach, tj.:

- środkach komunikacji elektronicznej oraz systemie teleinformatycznym, o których mowa w art. 2 pkt 5 i 3 ustawy z 18.7.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną⁸,

- dokumencie elektronicznym, o którym mowa w art. 3 pkt 2 InfPodPublU,

- bezpiecznym podpisie elektronicznym, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z 18.9.2001 r. o podpisie elektronicznym⁹, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (zob. art. 3 pkt 12 i 22 PodpisElektrU).

Upraszczając, dokument elektroniczny będzie „elektronicznym” odpowiednikiem pisma w postępowaniu administracyjnym, zaś środki komunikacji elektronicznej stanowią sposób (formę) dostarczania pism adresatom (zarówno przy wnoszeniu podań, jak i ich doręczaniu przez organ). Znaczenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego polega na tym, iż tylko [...]