Aspekty organizacyjne samorządowych zamówień publicznych

Prawo Zamówień Publicznych | 4/2021
Moduł: nieruchomości
Anna Łojewska-Pyka
Aspekty organizacyjne samorządowych zamówień publicznych

Summary

Organising public procurement in local government units

The effective award of a public contract conducted in order to satisfy the needs of the contracting authority requires the rational organisation of the internal public procurement process, taking into account such issues as individual needs, the size of the entity, the type and volume of public contracts to be awarded, as well as the available human resources. The professional conduct of a public procurement procedure requires legal and institutional conditions that are able to ensure the efficient and effective use of public funds. Also important are the organisation and management of the public procurement procedure, effective internal procedures and the participation of people performing activities in the procedure who have the necessary qualifications, knowledge and experience in each area of the task, i.e. procedural, substantive (sectoral), legal and financial. Transparent and unambiguous procedures, developed on the basis of the binding rules for the award of public contracts, help ensure value for money and fair competition on the market, and are also a condition for the citizens’ trust in public administration. The purpose of the study is to identify the main barriers and difficulties with implementing practices of public procurement, and to seek out reasons why they occur in connection with the organisation of public procurement procedures. Correctly identifying procurement risks and unravelling related problems may be one of the key factors in successfully completing specific procedures, and also has a significant impact on the effectiveness of the awarded public contract. An analysis of selected elements of the public procurement process in local government units confirmed the unsatisfactory efficiency when organising the process of preparing and planning the public procurement procedure, especially for specialised contracts, which has a significant impact on the success of the contract (quality, costs and deadlines). In addition, the qualifications, knowledge and experience of the people preparing for and conducting the procedure, as well as efficient supervision over the execution of the contract, are of key importance. Further improvements in this area will guarantee a more complete implementation of the basic principle of effectiveness within the meaning of Article 17 of the Public Procurement Law, as well as the achievement of public procurement objectives within the meaning of Article 354 of the Civil Code. It will also support the principles of the rational spending of funds resulting from the Act on Public Finances. Keywords: internal procedures, reasonableness of expenditure, delegation of responsibilities


Uwagi ogólne

Profesjonalne prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego związane jest z funkcjonowaniem uwarunkowań prawnych i instytucjonalnych, które zapewniają sprawne i efektywne wykorzystanie środków publicznych. Działania te, oparte na wspieraniu innowacji, elektronizacji zamówień, aspektów ekologicznych i społecznych, spełniają istotną rolę w tworzeniu podstaw zrównoważonego rozwoju. Na gruncie stosowania przepisów o zamówieniach publicznych trzeba podkreślić znaczenie takich dokumentów jak rekomendacje czy wyniki obserwacji i ustaleń organów kontroli, zwłaszcza Urzędu Zamówień Publicznych, Najwyższej Izby Kontroli, urzędów kontroli skarbowej, instytucji zarządzających. W procesie efektywnego udzielania zamówienia publicznego istotne znaczenie mają również organizacja i zarządzanie procesem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz skuteczne procedury wewnętrzne. Każda instytucja zamawiająca ma własne procedury i sposób organizacji procesu udzielania zamówień. Przejrzyste i jednoznaczne procedury, opracowane w oparciu o obowiązujące zasady udzielania zamówień publicznych, pozwalają na uzyskanie odpowiedniej relacji jakości zamówienia do ceny, zapewniają uczciwą konkurencję na rynku, są też warunkiem zaufania obywateli do administracji publicznej. Celem niniejszego opracowania jest identyfikacja głównych barier i trudności realizacyjnych w praktyce udzielania zamówień publicznych oraz poszukiwanie przyczyn ich występowania w związku z organizacją postępowania o zamówienie publiczne w wybranych jednostkach samorządu terytorialnego.