Abstrakt

Transparentność postępowania o udzielenie zamówienia publicznego stanowi jeden z celów systemu prawa zamówień publicznych. Ową transparentność zapewniać ma zasada przejrzystości postępowania, określona na poziomie prawa unijnego w dyrektywie 2014/24/UE oraz dyrektywie 2014/23/UE. Prawodawca unijny, przedstawiając motywy wprowadzanych przez siebie regulacji z zakresu zamówień publicznych, niejednokrotnie odwołuje się właśnie do przejrzystości jako jednej z kluczowych zasad, które powinny przyświecać działaniom zamawiającego w trakcie całego procesu zakupowego. W motywie (126) dyrektywy 2014/24/UE słusznie podkreślono, że możliwość prześledzenia i przejrzystość procesu podejmowania decyzji w postępowaniach o udzielenie zamówienia są niezbędne do zapewnienia prawidłowości tych postępowań, w tym skutecznego zwalczania korupcji i oszustw. Instytucje zamawiające powinny zatem przechowywać kopie zawartych umów o wysokiej wartości, by móc udostępnić te dokumenty zainteresowanym stronom zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami o dostępie do dokumentów. Ponadto istotne elementy i decyzje w ramach poszczególnych postępowań o udzielenie zamówienia powinny być udokumentowane w sprawozdaniu na temat zamówienia. Niezależnie więc od tego, czy postępowanie jest prowadzone z pełnym wykorzystywaniem środków komunikacji elektronicznej, czy nie, instytucja zamawiająca jest zobligowana do dokumentowania wszystkich wszczętych przez siebie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Obowiązki dokumentacyjne nałożone na instytucję zamawiającą obligują ją do przechowywania dokumentacji umożliwiającej zapoznanie się z przesłankami, które legły u podstaw decyzji zamawiającego w każdej z faz postępowania. W szczególności dotyczy to korespondencji wymienianej pomiędzy instytucją zamawiającą a wykonawcami oraz wewnętrznych obrad, sporządzenia dokumentów zamówienia, przeprowadzenia ewentualnego dialogu bądź negocjacji, kwalifikacji kandydatów i udzielenia zamówienia. Co istotne, w doktrynie został również wyrażony pogląd, że przejrzystość trwale łączy się z zasadą jawności, która to wyraża się m.in. w obowiązku gromadzenia i czasowego archiwizowania dokumentacji postępowania.