Abstrakt
Zarządca nieruchomości, który chce odnieść sukces w procesie zarządzania nieruchomością komercyjną, która tworzy system skomplikowanych instalacji i urządzeń, musi dokonać wyboru firm podwykonawczych. Dobrze przeprowadzony dobór firm podwykonawczych, które obsługują budynek, na pewno ułatwia pracę zarządcy nieruchomości. Dlatego w moim artykule postaram się Państwu przybliżyć to zagadnienie.
Na rynku nieruchomości wśród zarządców można spotkać różne modele współpracy z podwykonawcami. Zarządca może współpracować z jedną firma techniczną, ochroniarska czy sprzątającą. Wtedy przy przejęciu nieruchomości automatycznie tę firmę wprowadza do budynku. Jest to jednak ryzykowne. Współpracując z jedną firmą we wszystkich zarządzanych budynkach w sytuacji kryzysowej, zarządca może stracić partnera nie w jednej, ale w kilku, a może kilkunastu nieruchomościach. Plusem przy takiej współpracy jest to, że firma jest sprawdzona, zna standardy i wymagania zarządcy. Poza tym współpracując z zarządcą na stałe, stosuje inne stawki. Zarządca może wykorzystać ten argument przy negocjacjach z podwykonawcą, który świadczy usługi w kilku innych budynkach obsługiwanych przez zarządcę. Drugim sposobem jest indywidualny dobór firm na każdy zarządzany budynek. I ten model szczególnie wykorzystywany jest przez zarządców, którzy zarządzają budynkami w imieniu różnych właścicieli. Wtedy nie zawsze jest możliwa współpraca z jednym podwykonawcą, bo każdy właściciel może mieć swoją odrębną politykę, cele lub preferować różnych podwykonawców.
Przetarg lub konkurs ofert
Niezależnie od metody doboru firm podwykonawczych, zarządca powinien zorganizować przetarg lub konkurs ofert. Dzięki temu możliwe jest zweryfikowanie aktualnych stawek na rynku danej usługi oraz porównanie ofert. Nawet firma, z którą zarządca współpracuje od lat, może zmienić zakres swoich usług lub cen. Celem zorganizowania przetargu lub konkursu ofert może być chęć renegocjowania stawek z podwykonawcą. Nie musi to się wiązać ze zmianą podwykonawcy, a jedynie zmianą warunków umowy. Oczywiście ta sytuacja dotyczy budynków już funkcjonujących. Dla nowych lub oddawanych do użytku budynków konieczne jest przeprowadzenie selekcji podwykonawców.
Usługi, które należy wybrać, to m.in.:
− zarządzanie nieruchomościami,
− ochrona,
− sprzątanie,
− obsługa techniczna,
− wywóz śmieci,
− dezynsekcja i deratyzacja,
− mycie i czyszczenie elewacji,
− obsługa wind,
− obsługa różnych systemów (czasami w przypadku specjalistycznych systemów jest tylko jedna firma, która zajmuje się konserwacją danego systemu, mogą być też zalecenie producenta co do wybory serwisanta).
W jaki sposób zorganizować przetarg lub konkurs ofert? Należy pamiętać, że instytucje państwowe czy publiczne przy wyborze podwykonawców zobligowane są do stosowania ustawy z 29.1.2004 r. – Prawo zamówień publicznych. Procedura wtedy jest bardziej skomplikowana, należy przestrzegać wymogów i terminów ustawowych. Jednak ten temat pozwolę sobie ominąć.
Zarządca czy właściciel nieruchomości, który chce dokonać selekcji firm podwykonawczych, może ogłosić przetarg lub konkurs ofert. Zakładam, że firma zarządcy nie jest instytucją publiczną, wówczas obowiązuje większa swoboda. Niemniej jednak należy zachować pewne zasady. Zwykle firmy mają swoje procedury, szczególnie można je spotkać w instytucjach finansowych, np. bankach czy firmach korporacyjnych.
Przetarg lub konkurs ofert może być ogłoszony na stronach internetowych właściciela lub zarządcy. Można dać też ogłoszenie w prasie lub za pomocą innych mediów. W ogłoszeniu powinny być podane termin zbierania ofert, przedmiot przetargu lub konkursu, opis i zakres zamawianej usługi, adres dostarczenia oferty i dane kontaktowe osoby, która zajmuje się organizacją i koordynacją przetargu.
Bardzo ważny element przy przetargu lub konkursie ofert to przygotowanie dokumentacji przetargowej. Określenie przedmiotu przetargu, wymogów formalnych i kryteriów wyboru. W dokumentacji przetargowej powinny się znaleźć: [...]