Abstrakt
W tym artykule chcę zająć się tematem, który jest jednym z istotnych elementów codziennej pracy zarządcy nieruchomości, czyli przygotowywanie raportów i sprawozdań dla właściciela budynku. Są one bardzo potrzebne i ważne dla właściciela, w szczególności zaś dla właścicieli takich jak fundusz inwestycyjny lub instytucja finansowa. Tego typu właściciele nieruchomości zobligowani są do sprawozdawczości przez wymogi formalne. Dane, które zarządca przekazuje właścicielowi, wykorzystywane są w jego raportach wobec inwestorów. Forma i termin przekazywania raportów powinny być ustalone i zapisane w umowie o zarządzanie nieruchomością. Raport dla właściciela to źródło informacji o stanie technicznym i ekonomicznym nieruchomości, o planowanych inwestycjach i działaniach, a także o przychodach i kosztach w danym okresie sprawozdawczym.
Zarządca przygotowuje następujące sprawozdania i raporty:
1) sprawozdanie z zarządzania nieruchomością,
2) raporty finansowe,
3) budżety operacyjne, inwestycyjne, marketingowe,
4) zestawienia z umów najmu.
Sprawozdanie z zarządzania nieruchomością
Sprawozdanie z zarządzania nieruchomością powinno być przygotowane w sposób czytelny i przejrzysty po to, by w pełni spełniało swoją rolę i było użyteczne dla właściciela. Powinno zawierać istotne elementy i być przedstawione w sposób zwięzły i konkretny.
Zarządca przygotowuje sprawozdania ze swojej działalności właścicielowi w ustalonych terminach i odstępach czasowych. Forma raportu może być opisowa lub może to być sprawozdanie przedstawione w punktach, a szczegółowe informacje, np. finansowe, mogą być przedstawione w formie załączników do raportu. Warto do sprawozdania dołączyć dokumentację fotograficzną np. z przeprowadzonych prac remontowych, modernizacyjnych, zmiany aranżacji recepcji, prac związanych z aranżacją powierzchni dla najemcy.
Strony mogą ustalić wzór sprawozdania, określić jego ramy i zakres problemów, zagadnień, które mają być w nim umieszczone.
Sprawozdanie może składać się z następujących elementów:
a) informacje o rynku najmu,
b) aktualny stan najmu (w tym wolne powierzchnie, kończące się umowy),
c) sprawy finansowe:
– poniesione wydatki z tytułu utrzymania budynku (koszty eksploatacyjne),
– poniesione wydatki inwestycyjne w danym okresie sprawozdawczym,
– przychód z tytułu najmu powierzchni biurowych, usługowych, magazynowych, parkingu, kosztów, mediów etc.,
– windykacja najemców – zaległe płatności,
d) stan techniczny nieruchomości – przeprowadzone przeglądy, kontrole wymagane zgodnie z przepisami prawa budowlanego i innymi obowiązującymi przepisami,
e) wykonane prace związane z realizacją budżetu inwestycyjnego,
f) podpisane umowy z podwykonawcami, najemcami, zawarte polisy ubezpieczeniowe,
g) informacja o awariach i usterkach,
h) informacja o rękojmiach i gwarancjach,
i) sprawy sporne z najemcami, podwykonawcami, generalnym wykonawcą,
j) planowane zadania na przyszły okres.
Zarządca w raporcie o zarządzaniu może przedstawić właścicielowi podstawowe informacje o rynku najmu w danym okresie sprawozdawczym. Pokazać, jakie są trendy na rynku odnośnie stawek, zachęty, dla najemców. W tej części powinny znaleźć się informacje o zasobach powierzchni biurowych na rynku lokalnym, o budynkach konkurencyjnych, dane o planowanych inwestycjach nieruchomości biurowych w następnych latach. Informacje te pomogą właścicielowi zorientować się w aktualnej sytuacji na rynku wynajmu. Raport o stanie rynku może być również niezależnym i dodatkowym raportem.
W części poświeconej aktualnemu stanowi najmu zarządca umieszcza szczegółowe informacje o terminach zakończenia umów najmu. Informacja ta pomoże ustalić strategię w stosunku do danego najemcy. Zaplanować, czy umowa ma być negocjowana i przedłużona na kolejny okres, czy zwalniającą się powierzchnie najmu zaoferować innemu najemcy w budynku. Czy szukać nowego najemcy. Zarządca pokazuje stan wolnych powierzchni w budynku i przedstawia wskaźniki pustostanów w budynku.
W dalszej części raportu [...]