Abstrakt

Na rynku nieruchomości wynajmem powierzchni najmu, zgodnie z przepisami ustawy z 21.8.1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz.U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.; dalej GospNierU), zajmują się pośrednicy w obrocie nieruchomościami. Jednak w budynkach biurowych obsługiwanych przez zarządców nieruchomości często jest tak, że właściciel powierza negocjowanie umowy najmu z aktualnym najemcę zarządcy nieruchomości. W tym przypadku jest do dodatkowe zadanie zarządcy, niezależne od umowy o zarządzanie. Mimo że negocjowanie pokrywa się z zakresem działań pośrednika, to zarządca może je wykonywać, gdyż występuje w imieniu właściciela oraz dysponuje odpowiednią wiedzą. Zdania są jednak podzielone, kto powinien prowadzić takie negocjacje. Pewnie najlepiej ten, kto jest najbardziej skuteczny i wynegocjuje najlepsze warunki. Za zarządcą przemawia fakt dobrej znajomości najemcy i jego potrzeb.

W tym miejscu chciałabym przypomnieć i zwrócić uwagę na kilka elementów związanych z przepisami Kodeksu cywilnego (KC) odnośnie przedstawiania ofert i zawieraniem umów:

1) w przypadku reprezentowania właściciela budynku w trakcie negocjacji, zarządca powinien mieć umocowania do prowadzenia negocjacji, podpisywani ofert i umów najmu, gdyż np. w przypadku braku pełnomocnictwa zwarta umowa najmu może być uznana za nieważną (art. 103 KC),

2) oferta w formie elektronicznej jest wiążąca, jeżeli odbiorca potwierdzi jej otrzymanie (art. 66¹ KC),

3) odpowiedź na ofertę z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień jest uznawana za przyjęcie oferty. Warunki określone w ofercie są wiążące (art. 68¹ KC),

4) jeżeli w stosunkach między przedsiębiorcami będącymi w stałych stosunkach (tak jak właściciel i najemca), najemca otrzymuje ofertę od właściciela i nie odpowiada na nią, to brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się przyjęcie oferty (art. 68² KC).

Zwróciłam uwagę na tylko kilka istotnych punktów. Polecam jednak sięgnięcie do prawnych opracowań w tym zakresie i zapisów w KC. Brak tej wiedzy może mieć skutki prawne dla właściciela, czyli klienta zarządcy nieruchomości.

W prowadzeniu negocjacji istotnym elementem może okazać się moment rozpoczęcia negocjacji. Zarządca powinien cały czas monitorować najemców budynku w zakresie ich zapotrzebowania na dodatkową powierzchni. Nawet w rozmowach półoficjalnych wybadać, jakie są plany najemcy na przyszłość. Dodatkowo należy śledzić sytuację na rynku nieruchomości i na rynku najmu. Negocjowanie przedłużania umowy najmu dobrze rozpocząć z dużym wyprzedzeniem, nawet rocznym. Jest wtedy czas na ustalenie warunków. Jeśli zarządca lub właściciel nie dojdzie do porozumienia z najemcą zostaje czas na poszukiwanie nowego najemcy na zwalniającą się powierzchnie. Jeżeli na rynku obserwowana jest duża zmiana typu wzrost stawek czynszu i rosnąca podaż na powierzchnie biurowe, to też jest dobry moment na rozpoczęcie negocjacji. Wtedy możliwe jest uzyskanie wyższych stawek na kolejny okres najmu. Natomiast kiedy na rynku można zaobserwować spadek stawek, to wtedy warto wykorzystać ten moment w inny sposób, to znaczy na renegocjowanie umowy najmu i zaproponowanie najemcy obniżenie stawek w zamian za wydłużenie okresu umowy najmu. I takim zabiegiem można zatrzymać najemcę w budynku na kolejny okres.

Przed przystąpieniem do negocjacji należy sprawdzić oferty konkurencyjnych budynków, szczególnie nowych, bo w tych właściciele stosują różnego rodzaju zachęty, żeby ściągnąć najemców do siebie. Według mojej opinii należy założyć, że najemca chce zostać w budynku na kolejny okres, jedynie oczekuje dobrej oferty od właściciela budynku. Dlaczego tak jest? [...]