Abstrakt
Strony umowy najmu mogą swobodnie kształtować swoje relacje. Układając umowę, warto pamiętać, że jej postanowienia mają wpływ na rozliczenia podatkowe wynajmującego i najemcy. Tekst stanowi fragment nowej interaktywnej publikacji pt.: „Zarządzanie wartością nieruchomości” wydawnictwa C.H. Beck.
Składniki czynszu
Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz z innych umów o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą stanowią w całości przychód z tej działalności. Podatkowi dochodowemu podlegają przychody należne określone na ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Wynajmujący może sam, odpowiednio konstruując umowę najmu, określić, kiedy zapłaci podatek.
W nieruchomościach komercyjnych czynsz składa się z wielu składników. Poza czynszem najemca ponosi także wiele innych opłat. Poza zapłatą za korzystanie z lokalu do czynszu często wlicza się składniki ruchome takie jak: koszty zużytej energii, ciepłej i zimnej wody, koszty rozmów telefonicznych. W umowie można przyjąć jedno z dwóch rozwiązań – wynajmujący może refakturować na najemcę zakupione media (nie doliczając ani złotówki) lub odpowiednio doliczać do czynszu koszty zużytych mediów. W tym drugim wariancie wynajmujący powinien przedstawiać najemcy odpowiednie zestawienie wszystkich składników będących podstawą naliczenia czynszu, co także powinno wynikać z umowy najmu. Jeżeli najemców jest kilku, umowa powinna określać współczynnik obliczania tych dodatkowych kosztów, w części przypadających na poszczególnych najemców np. wg zajętej powierzchni.
| Przykład Centrum handlowe „Jupiter” wynajęło lokal o powierzchni 50 m2 firmie handlowej „Desernik”, która specjalizuje się w sprzedaży ceramiki stołowej. Całkowita powierzchnia centrum to 600 m2. Umowa przewiduje, że najemca ponosi koszty związane z zarządzaniem i obsługą centrum – w proporcji do zajmowanej powierzchni; „Jupiter” zobowiązał się do przedstawiania „Desernikowi” co miesiąc zestawienia poniesionych kosztów. |
Zapłata w remoncie
Czynsz zwykle jest wyrażony w pieniądzu. Jednak często zdarza się, że najemca remontuje pomieszczenie w zamian za niepłacenie lub zmniejszenie czynszu przez pierwszy okres umowy. Ten sposób rozliczenia czynszu stwarza trudności podatkowe. W takiej sytuacji lepiej jest nie obniżać czynszu z tego tytułu, tylko ustalić go na niższym poziomie przez np. pierwszy kwartał.
Obrót najemcy
W umowie należy określić rodzaj, wysokość, sposób i termin opłacania czynszu. Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju (np. najem w zamian za remont, usługi wzajemne świadczone na rzecz wynajmującego lub jego klientów). Wysokość czynszu lub poszczególne jego składniki mogą zależeć od rodzaju działalności, obrotu, dochodu albo przeciętnej ceny wybranych produktów najemcy. Strony powinny wówczas określić zasady i terminy informowania wynajmującego o tych wskaźnikach. Jednym ze składników czynszu może być określony procent obrotów najemcy. Strony powinny w umowie dokładnie określić pojęcie „obrotu”. W przedstawionym przykładzie przyjęto, że obrotem są wszystkie wpływy (z wyłączeniem podatku VAT) ze wszelkich transakcji dokonywanych przez najemcę, jego podnajemcę lub osoby trzecie na wynajętej powierzchni (np. sprzedaż towarów, usługi i pozostałe wpływy). Jeżeli najemca sprzedaje towary lub usługi z rozłożeniem na raty (kredyt) obroty brutto obejmują całą cenę (bez ewentualnych odsetek od rat kredytu. Jeżeli najemca obniża cenę danych produktów lub usług poprzez system bonifikat, promocji lub sezonowych wyprzedaży, obrót tworzą rzeczywiste ceny, a nie ceny sprzed obniżki. W przypadku zwrotów najemca dokonuje korekty obrotu, ponieważ de facto zwrot powoduje zmniejszenie obrotu. Jest to jednak kwestia umowna i strony mogą umówić się inaczej. Najemca musi prowadzić ewidencję wszystkich wpływów w danym kwartale w celu skalkulowania przez wynajmującego odpowiedniej części czynszu. Po zakończeniu roku kalendarzowego może nastąpić skorygowanie rozliczeń z tytułu czynszu – jeżeli roczne obroty będą odbiegać od kwartalnych.
Czynsz może zostać ustalony w odniesieniu do cen wybranych produktów najemcy np. ceny bułki z hamburgerem, kawy i ciastka, napoju gazowanego i chipsów itp. Strony mogą także ustalić, że te składniki czynszu będą zmienne, jak w przykładzie podanym niżej.
| Przykład Umowa najmu zawarta między centrum handlowym „Jupiter” a firmą „Desernik” przewiduje, że czynsz będzie ustalany w odniesieniu do obrotów najemcy. „Desernik” zobowiązał się do przedstawiania wynajmującemu co kwartał danych niezbędnych do kalkulacji czynszu obejmujących obroty ze sprzedaży trzech głównych produktów: – filiżanki do kawy z serii Rozkoszna Maria, – kawa z Kenii w paczkach po 10 dkg, – herbatniki deserowe Walkers w paczce 5 dkg. Ustalono, że czynsz będzie wynosił 5% tak skalkulowanych obrotów. Jednocześnie umowa przewiduje, że jeżeli obroty ze sprzedaży tych trzech produktów w ciągu 6 miesięcy od zawarcia umowy przekroczą kwotę 600 tys. zł czynsz będzie kalkulowany w odniesieniu do wszystkich obrotów „Desernika”. Będzie on wówczas przedstawiał wynajmującemu następujące dane niezbędne do kalkulacji czynszu: – obroty ze sprzedaży własnej netto, – obroty z podnajmu 10 metrów sklepu, – obroty podnajemcy. Ustalono, że czynsz będzie wynosił 2% tak skalkulowanych obrotów. |
Koszty ponoszone przez wynajmującego
Czynsz może także obejmować koszty związane m.in. z eksploatacją, zagospodarowaniem i zarządzaniem urządzeniami znajdującymi się w wynajmowanym obiekcie (np. w centrum handlowym, zespołu apartamentowców przeznaczonych do wynajmowania itp.) oraz koszty związane z posiadaniem działki przez właściciela (np. podatek od nieruchomości, opłata za użytkowanie wieczyste, prace ogrodowe i porządkowe). Ponieważ ten składnik czynszu całkowicie zależy od kosztów ponoszonych przez wynajmującego, powinien on sporządzać dla najemcy sprawozdanie obejmujące dane mające wpływ na wysokość czynszu. Zwykle koszty dodatkowe są kalkulowane w odniesieniu do jednego metra wynajmowanej powierzchni. Wynajmujący powinien zapewnić najemcy możliwość wglądu w dokumentację będącą podstawą rozliczeń. Strony powinny uzgodnić, w jaki sposób najemca może kontrolować prawidłowość sprawozdań lub rozliczeń przedstawianych przez wynajmującego. Niezależnie od tego, co wejdzie w skład czynszu i w jaki sposób będzie obliczany – zawsze stanowi koszt uzyskania przychodów najemcy i jest przychodem wynajmującego.
Rozliczanie mediów
Jeżeli w wynajmowanej powierzchni są zainstalowane liczniki zużycia gazu, wody i energii elektrycznej, najemca zawiera umowę na dostawę tych mediów i rozlicza się samodzielnie z dostawcami. Możliwe jest także włączenie tej części opłat do czynszu – na podstawie odczytu liczników. W takiej sytuacji nie ma potrzeby [...]