Abstrakt
Przedmiotem niniejszego artykułu jest omówienie i ustosunkowanie się zarówno do elementów pozytywnych, jak i negatywnych systemu biurowości (LMOS) oraz systemu wpisów ksiąg wieczystych (SWKW). Rozważania są oparte na spostrzeżeniach poczynionych podczas wdrożenia elektronicznej księgi wieczystej i być może dadzą możliwość zgromadzenia pewnych doświadczeń, które pozwolą w przyszłości uniknąć niedogodności związanych z elektroniczną księgą wieczystą.
Funkcjonowanie elektronicznej księgi wieczystej jest oparte na następujących systemach:
1. System biurowości (LMOS),
2. System wpisów ksiąg wieczystych (SWKW),
3. System centralnej informacji (SCI),
4. Obsługa komunikacji (WKW – Centrala Ksiąg wieczystych),
5. System zarządzania lokalną bazą danych (SZLBD).
Pierwsze dwa systemy funkcjonują w wydziałach ksiąg wieczystych i służą do rejestracji wniosków wieczystoksięgowych i przeprowadzania kolejnych dalszych faz postępowania wieczystoksięgowego zmierzającego do dokonania wpisu. System biurowości (LMOS) rejestruje wnioski w zakresie rejestracji wstępnej i rejestracji szczegółowej, dokonuje wpisania i wykreślenia wzmianki o wniosku, przesyła wniosek do systemu SWKW. System wpisów ksiąg wieczystych przygotowuje natomiast treść wpisu do księgi wieczystej i wysyła zatwierdzony wpis do systemu centralnej informacji.
System biurowości (LMOS)
Struktura systemu biurowości obejmuje kolejno:
1. Czynności przygotowawcze, które obejmują przyjęcie, rejestrację i dekretację wniosku. Rejestracja wstępna w zależności od rodzaju wniosku jest dokonywana w następujących repertoriach: dzkw – wnioski o wpis do księgi wieczystej wnioski pozaaktowe i wnioski zawarte w aktach notarialnych, rejestracji podlega liczba dokumentów, numer księgi wieczystej, opłata (wniesiona, brak, zwolniony od opłaty), dzodp – wnioski o wydanie odpisu z księgi wieczystej, dzko – inne pisma, które nie są wnioskami, wniosek o przekazanie księgi wieczystej do innego sądu, pismo o wydanie akt poza sąd. Rejestracja wstępna dotyczy również wyszczególnienia rodzaju pisma: akt notarialny, apelacja, inne, skarga kasacyjna, skarga na orzeczenie referendarza sądowego, wnioski w kwestii wpadkowej, zażalenie. Rejestracja szczegółowa została podzielona na rejestrację szczegółową dla dzienników i rejestrację szczegółową pism. Rejestracja szczegółowa dla dzienników obejmuje dane dotyczące księgi głównej, stanu wpłaty, uwag, liczby dokumentów, żądania i ich przedmiot, uczestników postępowania. Po zapisaniu żądań i ujawnieniu wzmianek o wniosku rozpoczyna się proces komunikacyjny zapisania wzmianek w centralnej bazie danych NKW.
2. Rozpatrzenie sprawy, które to czynności dotyczą:
– rozpatrzenia wniosku o wpisy, które obejmują pracę orzeczniczą, przygotowanie akt,
– rozpatrzenie pisma, które obejmują przygotowanie odpowiedzi na to pismo.
3. Korespondencję dotyczącą przygotowania korespondencji i obsługę przesyłek wychodzących.
4. Zarządzanie aktami dotyczące, wydania akt wewnątrz WKW oraz repertorium ksiąg wieczystych.
5. Odpisy obejmujące całą obsługę odpisów od chwili złożenia wniosku do momentu wydrukowania odpisu.
6. Zarządzanie pracą dotyczącą zarządzania migracją, czynności biurowe, zarządzanie użytkownikami.
7. Konfigurację systemu zawierającą:
– słowniki – określenie parametrów dekretacji,
– podmioty EGIB,
– prowadzenie spisu notariuszy,
– szablony wydziałowe, do których zaliczymy czynności administracyjne takie jak konfiguracja drukarek i szablonów domyślnych użytkownika, szablony prywatne, zarządzanie pismami wydziału, korekta procesu ujawnienia księgi, zarządzanie wnioskami wydziału, czy rejestracja opłaty i wydruk prezentaty.
8. Wyszukiwanie wniosków.
9. Wyszukiwanie pism.
10. Wyszukiwanie ksiąg wieczystych w repertorium.
11. Wyszukiwanie przesyłek.
System wpisów ksiąg wieczystych (SWKW)
Struktura systemu SWKW obejmuje: [...]