Abstrakt
W poprzedniej części artykułu zaprezentowane zostały: podejście procesowe do zarządzania oraz założenia ogólnej architektury procesów nowoczesnego zarządzania nieruchomościami biurowymi, które zostaną przedstawione i omówione w niniejszej części i kolejnej.
Mapy procesów dla nowoczesnego zarządzania nieruchomościami biurowymi
Mapy procesów zarządzania nieruchomościami można potraktować jako elementy architektury procesów – są one usystematyzowaną hierarchicznie oraz rodzajowo strukturą procesów organizacji gospodarczej, wraz z ich celami i właścicielami.
Zgodnie z koncepcją podejścia procesowego jako pierwsze określone zostaną hierarchie obszarów i procesów. Przyjęty zostaje zatem schemat poziomów – jako pierwsze przedstawiane są procesy najwyższe w hierarchii, a później uszczegóławiając przedstawione zostaną kolejne procesy.
Poziom 0 – Mapa relacji
Najogólniejszy schemat głównych procesów zarządzania nieruchomościami biurowymi, ukazujący podstawową mapę relacji, czyli Poziom 0, widoczny jest na rys. 1. Opracowany został na podstawie koncepcji McCormacka i Johnsona oraz metody P4. Tak jak struktura procesów u McCormacka i Johnsona wychodzi od koncepcji cyklu życia klienta1, tak niniejszy model wychodzi od cyklu życia najmu. Jest on związany z zachowaniami najemcy:
1. poszukiwaniem przez niego powierzchni do wynajęcia – oceny ofert na rynku, ustalenia warunków brzegowych, kontaktów poprzez pośredników bądź samodzielnych;
2. zdecydowaniu się na jedną ofertę – przeprowadzenie negocjacji, ustaleń, oceny ostatecznej oferty i jej akceptacji bądź nie;
3. wprowadzeniu się do wynajmowanego lokalu – dokonaniu czynności odbioru lokalu, aklimatyzacji w nowych warunkach pracy, „przetestowaniu” nowego lokalu;
4. wynajmowaniu powierzchni przez okres najmu – najczęściej jest to 5 lat, współpracy z zarządzającym budynkiem: wywiązywaniu się z obowiązków i korzystaniu z uzgodnionych usług i udogodnień;
5. zdecydowaniu o chęci i możliwości przedłużenia najmu – oceny współpracy i usług świadczonych przez zarządcę nieruchomości;
6. wyprowadzeniu się z lokalu – zdaniu lokalu (podpisanie protokołu) i odzyskaniu zabezpieczenia finansowego.
Cykl życia najmu wynika z wymienionych zachowań najemcy, które powstają w interakcji z biznesem, a konkretnie z zarządcami budynków i ich działaniami. Organizowanie i klasyfikacja procesów za pomocą cyklu życia najmu, pomagać ma w koncentrowaniu się na rezultatach ważnych dla najemcy oraz procesach wytwarzających te rezultaty. Za interakcję najemcy z zarządcą można przyjąć wkład rozpoczynający proces (np. zachowania najemcy) oraz rezultat kończący go (np. podpisanie umowy najmu). W tym miejscu następuje typowanie podstawowych procesów dodających wartości dla najemcy w całym cyklu najmu oraz wynikających z jego zachowań. Poniżej omówione zostaną procesy z tego właśnie obszaru [...]