Abstrakt
Poprawne ujawnienie praw własności przysługujących do nieruchomości leży w interesie nie tylko samych właścicieli, ale ma znaczenie także z punktu widzenia obrotu gospodarczego na rynku nieruchomości, możliwości uzyskania kredytów zabezpieczonych wpisem hipoteki czy też ze względów podatkowych wynikających z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz ewidencji podatkowej nieruchomości, a także np. przy staraniu się rolników o świadczenia emerytalno-rentowe, dopłaty unijne czy renty strukturalne.
Dokumenty urzędowe i prywatne mają szczególne znaczenie, jeżeli chodzi o wpływ na stan prawny nieruchomości. Ze względu na sformalizowanie procedur i instytucji związanych z ewidencjonowaniem nieruchomości oraz praw do nieruchomości, zmian w ich zakresie oraz z tym, iż z własnością (posiadaniem) nieruchomości wiążą się nie tylko prawa (korzyści), ale również i obowiązki (np. obowiązek zgłaszania zmian w prawach do nieruchomości, obowiązki podatkowe), przepisy prawa wymagają by dowodzenie praw lub ich braku oraz innych okoliczności mających wpływ na stan prawny nieruchomości odbywało się w oparciu o stosowne dokumenty (np. art. 34 ustawy z 6.7.1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, tekst jedn. Dz.U. z 2001 r. Nr 124, poz. 1361 ze zm.).
Dokumenty zarówno urzędowe, jak i prywatne stanowią pisemne potwierdzenie dokonanych ustaleń, faktów, czynności mających znaczenie prawne. Dokumenty urzędowe korzystają z domniemania zgodności z prawdą tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone (art. 244 KPC). Oznacza to, że w sensie dowodowym posiadają silniejszą pozycję w stosunku do innych dokumentów. Natomiast dokumenty prywatne są to dokumenty sporządzone przez inne osoby i organy niż organy państwowe w tych granicach prawa, jakie dopuszczają swobodę kształtowania wzajemnych stosunków. Dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie.
Forma dokumentu
Dokumenty winny być sporządzone w przypisanej formie. Oznacza to, że przepisy prawa określają formę sporządzenia dokumentu tak by mogły one wywoływać skutki prawne. Niekiedy zastrzegają pewną formę sporządzenia dokumentu (akt notarialny, umowa z poświadczonym podpisem) pod rygorem nieważności czynności prawnej. Należy mieć na uwadze, że dokumenty urzędowe powinny cechować się takimi elementami, jak: ostateczność, powinny być wydane przez właściwe rzeczowo i terytorialnie organy, powinny opierać się na właściwych przepisach prawa, powinny zawierać wszystkie elementy, które dokumentowi nadają cechy dokumentu urzędowego, tj. posiadać przypisaną formę, np. właściwą nazwę, treść merytoryczną, pouczenie o ewentualnie przysługujących prawach do odwołania, podpisy, pieczęcie organu, pieczęć okrągłą z godłem.
Dokumenty, które zostały sporządzone za granicą, winny odpowiadać prawu miejscowemu państwa, w którym zostały wydane. Dokument, który dotyczy przeniesienia własności nieruchomości położonej w Polsce, powinien być uwierzytelniony przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny. Zmiany w tym względzie przyniosła Konwencja z 5.10.1981 r., znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, która weszła w życie 14.8.2005 r. (Dz.U. Nr 112, poz. 938). Konwencja obowiązuje te państwa, które przyjęły jej postanowienia. Ma ona zastosowanie do dokumentów urzędowych pochodzących od organu lub urzędnika sądowego, prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń, dokumentów administracyjnych, aktów notarialnych, urzędowych zaświadczeń umieszczanych na dokumentach. Postanowienia Konwencji nie mają zastosowania do dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych. Konwencja zastępuje legalizację dokumentów wprowadzając jednolite poświadczenie - apostille - umieszczane bezpośrednio na dokumencie lub do niego dołączane. Wzór apostille został określony przez Konwencję. Będzie ona nadawana na wniosek [...]