Monitor Prawa Pracy
nr 9/2013
Analiza prawna definicji podróży służbowej zawartej w art. 775 § 1 KP
Doktorantka w Zakładzie Prawa Pracy, Wydział Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego.
Abstrakt
Celem niniejszego artykułu jest analiza i interpretacja definicji podróży służbowej zawartej w Kodeksie pracy, a także wskazanie przyczyn pojawiających się sporów.
Uwagi wstępne
Ustawodawca w art. 775 § 1 KP sformułował definicję legalną podróży służbowej. Zgodnie z treścią rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 20.6.2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej”1 definicje legalne konstruowane są w celu narzucenia znaczenia określeniom wieloznacznym oraz nieostrym, gdy pożądane jest ograniczenie ich nieostrości (§ 146 pkt 1). Ponadto definicja doprecyzowuje określenie, które nie jest powszechnie zrozumiałe, a także wprowadzana jest wtedy, gdy ze względu na dziedzinę regulowanych spraw istnieje potrzeba ustalenia nowego znaczenia danego określenia. Mimo że definicja legalna podróży służbowej ma określony zakres i treść, pojawiają się w doktrynie i orzecznictwie spory dotyczące tego pojęcia. W związku z tym nasuwa się pytanie, jakie są przyczyny kontrowersji co do zakresu pojęcia podróży służbowej.
Definicja legalna podróży służbowej
Definicję legalną podróży służbowej zawiera art. 775 § 1 KP. Zgodnie z treścią tego przepisu pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Analizując art. 775 § 1 KP, należy w pierwszej kolejności zauważyć, iż ze względu na budowę przytoczona wyżej definicja stanowi definicję nierównościową, nie zawiera bowiem, charakterystycznego dla definicji równościowych, zwrotu łączącego (jak np. „jest”, „oznacza”) definiendum i definiensa. Definicję podróży służbowej należy zakwalifikować ponadto jako definicję aksjomatyczną, ponieważ wyraz definiowany (podróż służbowa) został umieszczony w zdaniu wzorcowym, co umożliwia zrozumienie znaczenia, jakie mu się przypisuje2.
Ze względu na zamierzone cele definicji definicję legalną podróży służbowej zawartą w art. 775 § 1 KP należy zakwalifikować do definicji projektujących, które ustalają znaczenie wyrazu lub wyrażenia na przyszłość. Jednocześnie jest to definicja regulująca, ponieważ uwzględnia dotychczasowe znaczenie zwrotu podróż służbowa3.
Aby z przytoczonego przepisu odkodować normę prawną, należy ustalić znaczenie poszczególnych elementów definicji podróży służbowej. W tym celu powinno się rozważyć, jakie znaczenie mają użyte przez ustawodawcę pojęcia: polecenie pracodawcy, zadanie służbowe, wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Polecenie pracodawcy
Z art. 775 § 1 KP wynika, że aby uznać wyjazd pracownika za podróż służbową, wymagane jest, by odbył się na polecenie pracodawcy. Wobec powyższego niewątpliwie za podróż służbową nie może być uznany wyjazd pracownika, który nastąpił bez polecenia pracodawcy, z wyłącznej inicjatywy pracownika4. Ustawodawca nie definiuje, czym jest polecenie pracodawcy, choć art. 100 § 1 KP stanowi, iż pracownik jest zobowiązany stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Podkreślić należy, iż podporządkowanie pracownika w procesie pracy stanowi kryterium rozróżniające stosunek pracy od stosunków cywilnoprawnych5, a wydawanie poleceń przez pracodawcę jest wyrazem jego uprawnień kierowniczych. Polecenia pracodawcy dotyczą pracy, zatem na bieżąco organizują, konkretyzują sposób, w jaki pracownik powinien ją świadczyć.
Kodeks pracy nie przewiduje wymogów co do formy oraz treści polecenia wyjazdu służbowego. Forma polecenia wyjazdu nie jest również regulowana rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.1.2013 r. w sprawie wysokości należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej6. Brak zastrzeżonej formy pisemnej (forma taka nie została zastrzeżona ani pod rygorem nieważności, ani do celów dowodowych) oznacza, iż polecenie wyjazdu służbowego może zostać wydane w formie ustnej, a także w sposób dorozumiany (art. 60 KC w zw. z art. 300 KP). Choć na gruncie prawa pracy nie jest wymagane, by polecenie wyjazdu nastąpiło w formie pisemnej, ta jest niewątpliwie zalecana ze względów dowodowych. Polecenie wyjazdu służbowego wydane na piśmie stanowi dla pracodawcy dowód wydania polecenia o określonej treści, a także ułatwia rozliczenie podróży służbowej. Należy bowiem pamiętać, że odbywanie podróży służbowej wiąże się z występowaniem określonych konsekwencji na gruncie prawa ubezpieczeń społecznych i prawa podatkowego.
Ustawa z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych7 w art. 21 pkt 16a dokonuje zwolnienia od podatku dochodowego diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, nie ustanawiając przy tym, w sposób autonomiczny wobec Kodeksu pracy, definicji podróży służbowej. Wobec powyższego, na gruncie prawa podatkowego należy odróżnić polecenie realizacji podróży służbowej od dokumentowania jej odbycia do celów fiskalnych. Polecenie wyjazdu służbowego, jako czynność prawa pracy, może być wydane w dowolnej formie, w tym również w sposób dorozumiany. Dokumentacja odbycia podróży służbowej musi [...]
