Abstrakt

Mimo że obowiązek ewidencjonowania czasu pracy ma charakter powszechny, to ustawodawca nie wskazał jednak, jaki jest jego zakres. Z KP nie wynika przykładowo, jakie zdarzenia występujące w trakcie zatrudnienia powinny być odnotowane.

W niniejszym opracowaniu autor analizuje, jak należy rozumieć wywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Wprowadzenie

Przepis art. 94 pkt 9a KP nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji dotyczącej stosunku pracy. Konkretyzuje go art. 149 § 1 KP, który zobowiązuje pracodawcę do sporządzania ewidencji czasu pracy¹. Nie budzi wątpliwości, że nie sprowadza się to do formalnego jej posiadania. Powinna ona być prowadzona w sposób rzetelny i obrazujący stan rzeczy. Nie można pominąć, że dokumentowanie przebiegu zatrudnienia stanowi element kierownictwa pracodawcy. Wpływa to na podmiotową i przedmiotową ocenę powinności prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Mimo że obowiązek ewidencjonowania czasu pracy ma charakter powszechny, nie oznacza to jednak, że ustawodawca precyzyjnie ustalił jego zakres. Nie określono w KP, jakie zdarzenia występujące w trakcie zatrudnienia powinny zostać odnotowane. Nawet nazwa – „ewidencja czasu pracy” – jest wieloznaczna. Nie jest jasne, czy termin „czas pracy”, który jest przedmiotem ewidencji, odnosi się do realnego wykonywania obowiązków przez pracownika, czy też zakres jego desygnatów jest szerszy i obejmuje inne zdarzenia występujące w zatrudnieniu. Problematyczna jest również forma i sposób prowadzenia ewidencji, szczególnie że rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika² posługuje się odmiennymi niż przepis ustawowy określeniami opisującymi obowiązek pracodawcy. Ma to istotne znaczenie, jeżeli weźmie się pod uwagę, że powinności pracodawcy nie mogą być rozszerzane ponad granicę określoną ustawą.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy został nałożony na pracodawcę w określonym celu. Ustawodawca wyartykułował go w treści art. 149 § 1 KP. Wątpliwe jest, że prawidłowe ustalanie należności pracownika definiuje w pełni całokształt tego obowiązku. Uzasadnione jest jednak pytanie o interferencję tego celu z zakresem powinności określonej w art. 149 § 1 KP. Funkcje przypisane ewidencji czasu pracy współistnieją lub konkurują ze sobą. Dlatego interesujące jest, czy poprawne ustalenie wynagrodzenia (i innych świadczeń) determinuje spojrzenie na ewidencję czasu pracy, czy też można bagatelizować jego znaczenie, eksponując inne wartości. Wskazane dylematy można by pominąć, gdyby nie to, że relacja występująca między czasem pracy a wynagrodzeniem za pracę jest podstawową kompozycją występującą w prawie pracy.

Cel i funkcja ewidencjonowania czasu pracy

Zgodnie z art. 149 § 1 KP pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów właściwego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia ją na żądanie pracownika. Przepisy prawa pracy podlegają ogólnym regułom wykładni. Pominięcie wniosków wynikających z dyrektyw językowych jest uzasadnione jedynie w wyjątkowych wypadkach, gdy przemawiają za tym argumenty o funkcjonalnym lub systemowym charakterze. Już pobieżna analiza tego przepisu prowadzi do wniosku, że ustawodawca przywiązuje większą wagę do funkcji ewidencji niż do jej treści. Inaczej skupiłby się na określeniu zdarzeń podlegających odnotowaniu. Wydaje się to zrozumiałe, jeżeli weźmie się pod uwagę gwarancyjno-informacyjną konwencję regulacji KP. Lapidarność przepisu jest jednak podstawą do pytań, na które można znaleźć odpowiedź przy zastosowaniu zabiegów interpretacyjnych.

Treść przepisu kreuje w istocie dwa obowiązki pracodawcy – prowadzenia ewidencji i udostępniania jej pracownikowi na jego żądanie. Pierwszy ma charakter stanowczy, drugi uzależniony jest od inicjatywy zatrudnionego. Implikuje to, że pracownik nie ma wpływu na tworzenie ewidencji. Jego rola ogranicza się do możliwości wglądu do dokumentu sporządzanego samodzielnie przez pracodawcę. Oznacza to, że ewidencja czasu pracy jest prywatnym dokumentem pracodawcy, zawierającym oświadczenie wiedzy, a zapisy w niej zawarte nie korzystają z domniemania prawdziwości³. Konsekwencją posłużenia się terminem „ewidencja” jest przyjęcie, że [...]