Abstrakt

W niniejszym opracowaniu autorzy omawiają wprowadzone ostatnio zmiany w przepisach Kodeksu pracy dotyczące dokumentacji o podjęciu pracy przez pracownika oraz obowiązków pracodawcy odnośnie informowania zatrudnionego o jego prawach i obowiązkach. 

Uwagi wstępne

Zmiany dotyczące dokumentacji o podjęciu pracy przez pracownika zostały ostatnio wprowadzone m.in. w ustawie z 14.11.2003 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw¹ obowiązującej od 1.1.2004 r. W celu wprowadzenie tych zmian wydano rozporządzenie Ministra Gospodarki Pracy i Polityki Społecznej z 17.12.2003 r.² w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zmieniające częściowo rozporządzenie z 28.5.1996 r. (dalej jako: DokStosPrR)³.

W rozporządzeniu zmieniającym jako załącznik Nr 1 został wydany nowy wzór kwestionariusza osobowego składanego przez osobę ubiegającą się o pracę, a jako załącznik Nr 2 – wzór umowy o pracę. Należy tu podkreślić, że powyższe wzory – jak inne załączone do DokStosPrR (Nr 3–6) – jakkolwiek są wydane przez właściwego i powołanego ministra będącego uprawnionym organem administracji rządowej w tym zakresie, to jednak mają jedynie charakter pomocniczy, a strony stosunku pracy mogą, lecz nie muszą się nimi posługiwać. Ze względów praktycznych są one jednak bardzo pomocne, gdyż przy ich właściwym i prawidłowym wykorzystaniu strony mają pewność, że przestrzegają obowiązujących wymogów ustawowych. Z kolei ten pomocniczy charakter upoważnia strony do ewentualnych zmian dostosowawczych zależnych od potrzeb odpowiedniego uregulowania stosunku pracy, np. w danym zakładzie pracy, w grupie zakładów lub w danej branży. Dowodem szerokiego stosowania tych wzorów jest ich upowszechnienie, gdyż są rozprowadzane jako druki w obrocie handlowym np. w Centrali Wydawniczej Druków.

Zasady dotyczące dokumentacji o podjęciu pracy

1. Kwestionariusz osobowy

Podany w załączniku Nr 1 kwestionariusz osobowy w zasadzie nie odbiega od poprzedniego wzoru. Wprowadzono w nim jedynie drobne zmiany, jak np.

• zrezygnowano z podania obok daty urodzenia również miejsca urodzenia. Może to jednak utrudnić identyfikację przyszłego lub byłego pracownika, np. dla uzyskania aktualnej informacji adresowej w celu dokonania ewentualnych rozliczeń (pkt 3),
• zamiast miejsca zameldowania podaje się miejsce zamieszkania, lecz zachowano również adres do korespondencji (pkt 7).

We wprowadzonym art. 22¹ KP stworzono podstawę prawną upoważniającą pracodawcę do wymagania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, obok danych określonych w pkt 1–10 kwestionariusza, również innych dodatkowych informacji – w formie oświadczenia osoby podpisującej kwestionariusz – dotyczących jego rodziny (pkt 12) czy Nr PESEL (pkt 5) oraz do żądania ich udokumentowania, a także do domagania się innych danych, jeżeli wynika to z określonych przepisów.

Uregulowano także problemy dotyczące zbierania danych osobowych przez pracodawcę zawarte w ustawie z 29.8.1997 r. o ochronie danych osobowych⁴. Ustawę tę stosuje się tylko uzupełniająco w zakresie nieuregulowanym w przepisach prawa pracy, tj. w art. 94 pkt 9a KP i w DokStosPrR (post. SN z 16.3.2000 r., I PKN 672/99⁵). W tej sytuacji pracodawca, zarządzając dokumentacją i aktami osobowymi pracownika, spełnia obowiązki administratora zbioru tych danych. Pracodawcy zostali tym samym zwolnieni z obowiązku rejestracji zbiorów tych danych w ogólnokrajowym rejestrze prowadzonym przez Generalnego Inspektora Danych Osobowych. Poza włączeniem danych do zbioru dopuszczalne jest udostępnienie ich przez pracodawcę jedynie na rzecz uprawnionych podmiotów, czyli: inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, upoważnionego pracownika urzędu pracy, przedstawiciela związku zawodowego przy uwzględnieniu zgody zainteresowanego pracownika⁶, funkcjonariusza Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego albo Agencji Wywiadu, upoważnionego inspektora ZUS oraz władz sądowych i prokuratorskich w związku z prowadzonym postępowaniem dotyczącym danego pracownika, na ich pisemny i umotywowany wniosek na podstawie przepisów szczególnych.

2. Umowa o pracę

Zawarcie umowy o pracę powodujące nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków płacy i pracy wymaga złożenia przez strony (pracodawca i pracownik) zgodnego oświadczenia woli obejmującego wymienione elementy (art. 11 KP).

Umowa o pracę zawierana jest obowiązkowo na piśmie. Wymóg ten dotyczy również jej ewentualnej zmiany (art. 29 § 4 KP). W przypadku gdy została ona zawarta tylko na podstawie ustnych ustaleń (art. 29 § 1), wówczas pracodawca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy powinien potwierdzić na piśmie ustalenia dotyczące rodzaju umowy o pracę i innych jej warunków.

Wyróżniamy następujące rodzaje umowy: [...]