Monitor Podatkowy
nr 10/2020
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej a prawo do odliczenia VAT
DOI: 10.32027/MOPOD.20.10.10
doradca podatkowy, starszy konsultant podatkowy, Biuro Rödl & Partner w Krakowie
młodszy konsultant podatkowy, Biuro Rödl & Partner w Krakowie.
Abstrakt
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28.7.2020 r., 0112-KDIL1-3.4012.191.2020.3.AKS
Rodzaj faktury, czyli forma papierowa lub elektroniczna, oraz forma, w jakiej faktury są przechowywane, nie mają wpływu na prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego.
Stan faktyczny
Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży mebli. W ramach swojej działalności współpracuje z wieloma dostawcami i usługodawcami. Wnioskodawca nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium Unii Europejskiej oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności wnioskodawca otrzymuje dużą liczbę faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków itp. Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT, a więc z tytułu dokonywanych przez siebie czynności również wystawia faktury. Obecnie wszystkie faktury wystawione w formie elektronicznej (po uprzednim wydrukowaniu) oraz w formie papierowej przechowywane są w segregatorach. W związku z tym, że liczba dokumentów ciągle wzrasta, wnioskodawca rozważa wdrożenie systemu obiegu oraz archiwizacji wszystkich faktur w formie elektronicznej. W związku z powyższym dokumenty otrzymane w formie papierowej podlegałyby digitalizacji np. poprzez skan. Wszystkie faktury będą przechowywane na serwerze w siedzibie Wnioskodawcy na terytorium kraju. Zeskanowany dokument będzie podlegał akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej (w celu dokonania zapłaty) przez upoważnione do tego osoby w ramach ustalonego w tym celu procesu. Ponadto zachowana zostanie autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz pełna czytelność, a zatem odnośnie do przedmiotowych faktur wypełnione będą warunki określone w art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU). W zeskanowanych dokumentach nie będzie możliwości dokonywania zmian, a dostęp do nich będą miały tylko określone osoby. W związku z powyższym stanem faktycznym wnioskodawca zwrócił się o wydanie interpretacji indywidualnej, aby mieć pewność, że forma przechowywania faktur nie ma wpływu na prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z przepisami VATU. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej słusznie uznał, że przy zachowaniu wszelkich warunków ustawowych prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT nie jest zależne ani od formy wystawienia faktury, ani od formy jej przechowywania.
