Abstrakt

Zasadniczy problem z duplikatami faktur dotyczy momentu realizacji prawa podatnika do odliczenia VAT naliczonego z tytułu dokonanych nabyć towarów i usług w zależności od przestrzenno-czasowych okoliczności utraty oryginalnych faktur.

Wprowadzenie

W obrocie profesjonalnym często zdarza się, że oryginał faktury VAT otrzymany przez nabywcę towaru lub usługi ulega zniszczeniu, zaginięciu lub w ogóle nie dociera do jego siedziby. W celu zapobieżenia negatywnym skutkom utraty dokumentacji uprawniającej przedsiębiorców do obniżania kwoty VAT należnego o wartość podatku naliczonego (i tym samym pełniejszą realizację postulatu neutralności podatku od wartości dodanej) na gruncie polskich przepisów o podatku od towarów i usług występuje instytucja duplikatu faktury, czyli dokumentu odzwierciedlającego w pełni dane z faktury oryginalnej i potwierdzającej tym samym fakt dokonania transakcji opodatkowanej tym podatkiem.

Zasadniczy problem z duplikatami faktur dotyczy momentu realizacji prawa podatnika do odliczenia VAT naliczonego z tytułu dokonanych nabyć towarów i usług w zależności od przestrzenno-czasowych okoliczności utraty oryginalnych faktur.

Pojęcie duplikatu

W myśl § 20 ust. 1 rozporządzenia MF z 28.3.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: RozpFaktVAT)¹, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Atrybuty odróżniające duplikat faktury od jej oryginału to dodany wyraz „DUPLIKAT” oraz data jego wystawienia. Analogicznie jak w przypadku oryginału duplikat wystawia się w dwóch egzemplarzach, gdzie oryginał wydawany jest wnioskodawcy (czyli wcześniejszemu nabywcy), a kopię zachowuje wystawca. Warto nadmienić, że zgodnie z § 20 ust. 2 i ust. 5 RozpFaktVAT unormowania w zakresie duplikatów mają również zastosowanie do procesowania faktur w formie elektronicznej, z uwzględnieniem specyfiki tej metody przesyłania danych.

Duplikat, podobnie jak oryginał faktury, dokumentuje obrót opodatkowany i może stanowić dowód potwierdzający prawo podatnika – nabywcy do obniżenia podatku należnego o wartość podatku naliczonego w toku prowadzonej kontroli podatkowej².

Warto zauważyć, że duplikat, podlegający (analogicznie jak standardowa faktura VAT) sformalizowanej procedurze wystawiania i ewidencjonowania, nie może być zastąpiony do celów dowodowych kserokopią czy kopią faksową³. Uzyskanie duplikatu leży w interesie nabywcy, jako dokumentu niezbędnego do wykazania przed organem podatkowym lub organem kontroli skarbowej posiadania prawa do odliczenia podatku naliczonego. Po otrzymaniu stosownego wniosku sprzedawca ma obowiązek wystawić nabywcy duplikat potwierdzający wystąpienie transakcji⁴. Brak wystawienia duplikatu pomimo wniosku nabywcy może potencjalnie skutkować konsekwencjami karnymi skarbowymi dla sprzedawcy⁵.

Przypadki zagubienia, zniszczenia i nieotrzymania faktury pierwotnej

W nawiązaniu do wcześniej przywołanych przepisów RozpFaktVAT – duplikat wystawia się zasadniczo w przypadku, gdy oryginał faktury ulegnie zagubieniu lub zniszczeniu. Bliższej analizy językowej wymaga zwrot zagubienie faktury, gdy – jak zostanie to dalej wykazane – różnice semantyczne w tym przypadku mają konsekwencje w prawidłowej identyfikacji powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego przez podatnika. Słowo „zagubić” znaczy tyle co stracić przez nieuwagę jakąś rzecz, zapodziewać, zawieruszać⁶. Wskazuje to na dwuetapowy proces, w którym najpierw jakąś rzecz lub wartość miało się w posiadaniu, a później ją utracono. W przypadku zagubienia faktury należy [...]