Abstrakt
Organ kontroli skarbowej, wydając decyzję lub wynik kontroli, opiera się na materiale zgromadzonym w aktach sprawy. Jednakże przed zakończeniem postępowania kontrolnego powinien prześledzić, czy w jego trakcie wszystkie przeprowadzane czynności dowodowe zostały prawidłowo udokumentowane, a stosowne pisma zgodnie z prawem doręczone. Orzecznictwo rozstrzyga wątpliwości związane z dokumentowaniem czynności kontrolnych, a praktyka pozwala stwierdzić, że organy kontroli skarbowej z coraz większą starannością przygotowują dokumenty urzędowe w prowadzonych postępowaniach kontrolnych.
Wprowadzenie
Postępowanie kontrolne, niewątpliwie będące sprawą podatkową, o której mowa w art. 126 ustawy z 29.8.1997 r. – Ordynacja podatkowa1 (dalej: OrdPU), przeprowadzane jest w formie pisemnej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Forma pisemna nie tylko odnosi się do dokumentów proceduralnych, które mają wpływ na tryb, zakres i czas przeprowadzenia postępowania, jakimi są np. postanowienia czy też upoważnienia, ale wiąże się także z zasadą dokumentowania w formie pisemnej każdej czynności kontrolnej, która ma znaczenie dla sprawy2. Konsekwencją prawidłowego udokumentowania czynności kontrolnych w aktach sprawy i właściwego doręczania pism jest zapewnienie stronie czynnego udziału w każdym stadium postępowania, o czym mowa w art. 123 OrdPU3. Należy mieć też na uwadze, że okoliczność faktyczna może być uznana za udowodnioną dopiero wtedy, kiedy strona miała możliwość wypowiedzenia się co do przeprowadzonych dowodów, w przeciwnym bowiem razie okoliczność faktyczna nie może zostać uznana za udowodnioną.
Brak udokumentowania czynności kontrolnych może skutkować podważeniem ww. zasad, a co za tym idzie, może być podstawą do uchylenia decyzji organu kontroli skarbowej. Dlatego też odpowiednie dokumentowanie czynności kontrolnych zgodnie z przepisami OrdPU jest tak samo ważne jak sam proces pozyskiwania materiału dowodowego i jego rzetelna ocena.
Czynności kontrolne
Czynnościami kontrolnymi jest ogół czynności przeprowadzonych w zakresie postępowania kontrolnego przez organ kontroli skarbowej właściwy miejscowo w sprawie, które mają wpływ na wynik toczącej się sprawy. Czynnością kontrolną jest np. przesłuchanie strony czy też świadka, która to czynność musi być udokumentowana w protokole z przesłuchania, natomiast efekt tego przesłuchania i jego następcza ocena co do przydatności w trakcie postępowania kontrolnego nie wpływają w żaden sposób na formę dokumentowania tej czynności. Należy pamiętać, że inne skutki z przeprowadzenia danej czynności kontrolnej dla postępowania kontrolnego może wyciągać kontrolujący, a inne kontrolowany, który może wnosić na każdym etapie postępowania kontrolnego wnioski o przeprowadzenie nowych dowodów.
Zgodnie z art. 13 ust. 7 ustawy z 28.9.1997 r. o kontroli skarbowej4 – dalej: KontrSkU – czynności kontrolne w postępowaniu kontrolnym, a także kontroli podatkowej przeprowadza inspektor wraz z upoważnionymi pracownikami (najczęściej z jednym komisarzem skarbowym bądź referendarzem) po okazaniu legitymacji służbowych i znaków identyfikacyjnych. Pomimo wyrażonej w art. 38 KontrSkU zasady samodzielności inspektora kontroli skarbowej w przeprowadzaniu czynności kontrolnych, w praktyce duże znaczenie odgrywa cały zespół kontrolny, którego wspólna praca przyczynia się do ustalenia stanu faktycznego w sprawie. Na podstawie art. 38 ust. 3 KontrSkU inspektor kontroli skarbowej może powierzyć dokonywanie czynności kontrolnych pod swoim nadzorem upoważnionym pracownikom oraz upoważnionym przedstawicielom instytucji Unii Europejskiej w przypadku uczestniczenia tych osób w kontroli środków pochodzących z Unii Europejskiej, z wyłączeniem [...]