Rozliczenia podatkowe nakładów na lokal ponoszonych przez najemcę

Rozliczenia podatkowe nakładów na lokal ponoszonych przez najemcę

Nieruchomości | 01 [137] styczeń 2010
Moduł: nieruchomości
Stella Brzeszczyńska

Przedsiębiorcy, którzy wynajmują nieruchomości w celu prowadzenia w nich działalności (handlowej, usługowej, biurowej, wytwórczej), na ogół muszą przystosować wynajmowaną powierzchnię do swoich celów. Umowa najmu mniej lub bardziej szczegółowo określa zakres dopuszczalnych nakładów ponoszonych na lokal oraz sposób rozliczeniach ich po zakończeniu umowy najmu. Tekst stanowi fragment nowej interaktywnej publikacji pt. „Zarządzanie wartością nieruchomości” wydawnictwa C.H. Beck.

Treść umowy

Umowa najmu jest umową, której poszczególne postanowienia strony mogą ułożyć według swojego uznania. Poszczególne postanowienia umowne mają wpływ na rozliczenia podatkowe zarówno wynajmującego, jak i najemcy. Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy uważa się ją za zawartą na czas nieoznaczony. Umowa powinna określać m.in.:

1) datę jej zawarcia oraz datę, od której umowa wchodzi w życie – należy tu określić dzień, w którym najemca rozpoczyna prace modernizacyjne,

2) przedmiot najmu (adres, status prawny, np. spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, lokal stanowiący odrębną nieruchomość, budynek magazynowy itp., plan budynku, zaznaczenie wynajmowanej powierzchni),

3) wysokość czynszu, inne opłaty, rozliczenie tych opłat za okres modernizacji, tj. przed rozpoczęciem faktycznej działalności w wynajmowanym obiekcie,

4) sposób i termin zapłaty,

5) odbiór lokalu (protokół przed wydaniem lokalu, po zakończeniu najmu),

6) dopuszczalny zakres zmian dokonanych przez najemcę oraz sposób ich rozliczenia z wynajmującym.

Stan lokalu, nakłady, remonty

Zgodnie z art. 662 KC wynajmujący powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu. Umowa najmu zawsze dokładnie określa sposób wykorzystania obiektu (umówiony użytek). Co prawda prawo cywilne nakłada na właściciela obowiązek przystosowania obiektu do potrzeb najemcy, jednak to raczej najemcy dokonują adaptacji samodzielnie i na własny koszt. Natomiast jeżeli w dacie przekazania obiektu (podczas sporządzania protokołu przekazania) najemca stwierdzi wady istotnie wpływające na funkcjonalność, wynajmujący powinien je usunąć na własny koszt. Umowa może przewidywać, że w wypadku gdy wynajmujący nie usunie wad w umówionym terminie zapłaci najemcy odszkodowanie lub karę umowną.

Odszkodowanie i kara umowna będą przychodem najemcy w dacie otrzymania. Natomiast wynajmujący nie może ich zaliczyć do kosztów podatkowych z uwagi na treść art. 16 ust. 1 pkt 22 PDOPrU, zgodnie z którym z kosztów wyłącza się kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Oczywiście strony mogą ustalić w umowie najmu, że najemca usunie wady na własny koszt. Poniesione wydatki może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, chyba że są to duże inwestycje stanowiące osobny środek trwały np. stała zabudowa, ścianka itd. Wówczas takie wydatki są przez najemcę amortyzowane.

Drobne nakłady połączone ze zwykłym używaniem rzeczy obciążają najemcę. Do drobnych nakładów należą w szczególności: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych, jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody. Najemca może założyć w wynajętym lokalu oświetlenie elektryczne, gaz, telefon, radio i inne podobne urządzenia, chyba że sposób ich założenia sprzeciwia się obowiązującym przepisom albo zagraża bezpieczeństwu nieruchomości. Tego typu wydatki są zaliczane bezpośrednio do kosztów podatkowych najemcy.

Jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego. Dobrze jest uregulować te kwestie wprost w umowie – tym bardziej że wzajemne rozliczenia wpływają także na opodatkowanie obu stron.

Rozliczenie nakładów podczas trwania umowy

Czynsz wyrażony w pieniądzu jest podstawowym składnikiem przychodu z najmu podlegającym opodatkowaniu. Nie zawsze jednak czynsz jest wyrażony w pieniądzu. Do bardzo często spotykanych w praktyce rozwiązań należy zaliczyć sytuacje, kiedy najemca remontuje pomieszczenie w zamian za niepłacenie lub zmniejszenie czynszu przez pierwszy okres umowy. Ten sposób rozliczenia czynszu stwarza trudności podatkowe. Lepiej jest nie obniżać czynszu z tego tytułu, tylko ustalić go na niższym poziomie przez np. pierwszy kwartał.

W praktyce o wiele częściej dochodzi do zwrotu poniesionych przez najemcę nakładów. Wynika to zresztą z art. 676 KC. Jeśli najemca ulepszył rzecz najętą – jeżeli nie umówiono się inaczej – ma prawo żądania od wynajmującego zwrotu nakładów według ich wartości z dnia zwrotu.

Jeżeli najemca dokona w wynajmowanym obiekcie nakładów inwestycyjnych, traktowane są one jako [...]