Zgodnie z art. 29 ust. 1e) ustawy z 24.6.1994 r. o własności lokalu (tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm.) zarządca może domagać się od właścicieli mieszkań okazania dokumentów potwierdzających prawo własności lokali. Podstawowym z nich jest odpis z księgi wieczystej z uwzględnionym prawem własności nabywcy. Jednak zarówno na wpis tego prawa do księgi, jak i na odpis z księgi trzeba czekać. Dlatego w tym czasie zarządca ma prawo oczekiwać aktu notarialnego, aktu poświadczenia dziedziczenia czy orzeczenia sądu potwierdzającego nabycie własności.
Tego rodzaju dokumenty mogą być potrzebne zarządcy w przypadku konieczności rozliczenia kosztów zarządu nieruchomości wspólnej. Są one liczone proporcjonalnie do posiadanego udziału we wspólnej własności. Udział odpowiada stosunkowi powierzchni użytkowej lokalu i pomieszczeń przynależnych do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali wraz z pomieszczeniami przynależnymi. Administrator (zarządca lub zarząd wspólnoty) są ustawowo zobowiązani do aktualizowania spisu właścicieli lokali i przypisanych im udziałów we własności wspólnej. Dane na ten temat powinny być uwzględnione w księdze wieczystej oraz w akcje notarialnym. Dodatkowo dokumenty te mogą zostać wykorzystane do potwierdzenia własności lokalu, a tym samym sprawdzeniu, czy dana osoba jest uprawniona do głosowania nad uchwałami wspólnoty mieszkaniowej.
W rozstrzygnięciu tego problemu pomocny jest m.in. wyrok WSA z 1.12.2005 r. (II SA/Wa 917/05). Organ orzekł w nim, że pozyskiwanie danych osobowych w zakresie szerszym niż jest to niezbędne do osiągnięcia celów nie może naruszać sfery prywatności. Jednocześnie zwrócili uwagę na fakt, że wspomniany wcześniej art. 29 ust. 1e WłLokU nie wyjaśnia, co oznacza użyte w nim określenie „okazanie dokumentów potwierdzających własność lokali”. Żadne z innych przepisów tej ustawy nie dają zarządcy lub zarządowi wspólnoty jednoznacznego prawa do przechowywania aktu notarialnego, odpisu księgi wieczystej, lub ich kopii, ani też nie przewidują kar za nieokazanie dokumentów.
Do kwestii gromadzenia danych osobowych odniósł się również Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Według jego stanowiska przechowywanie przez wspólnotę mieszkaniową aktów notarialnych, w których zawarte są dane osobowe, mogłoby naruszać zasadę adekwatności przetwarzania danych osobowych. Reguła ta mówi, że dane osobowe należy przetwarzać (gromadzić i wykorzystywać) tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia zamierzonego celu.
Pozostaje jeszcze kwestia zakresu przetwarzanych danych. Zdaniem GIODO jego ustalenie nie powinno nastręczać problemów pod warunkiem, że mówią o nim jednoznacznie przepisy prawa. Jeśli jednak jest inaczej i żadne unormowania nie wskazują na zakres danych, które mogą zostać przetwarzane, w takiej sytuacji zastosowanie powinna znaleźć zasada adekwatności zakresu danych do celu ich przetwarzania.
Źródło: rp.pl
