Uwierzytelnianie dokumentów przez pełnomocników – zmiany w procedurze cywilnej

Uwierzytelnianie dokumentów przez pełnomocników – zmiany w procedurze cywilnej

Monitor Prawniczy | 10/2010
Moduł: postępowanie cywilne
Bartosz Draniewicz

Dnia 1.1.2010 r. weszła w życie ustawa z 23.10.2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów1. W założeniu projektodawcy wprowadzane zmiany mają na celu usprawnić postępowanie cywilne2 oraz uczynić je tańszym poprzez przyznanie profesjonalnym pełnomocnikom (adwokatom, radcom prawnym, rzecznikom patentowym, radcom Prokuratorii Generalnej) uprawnień do potwierdzania za zgodność z oryginałami dokumentów. Zmiany idą w dwóch podstawowych kierunkach. Pierwszy dotyczy poszerzenia uprawnień w zakresie uwierzytelniania pełnomocnictw (w tym tzw. ciągu pełnomocnictw) wraz z dokumentami towarzyszącymi, np. odpisów z KRS. Drugi obejmuje możliwość poświadczania wszystkich dokumentów składanych do akt sprawy przez pełnomocnika profesjonalnego „występującego w sprawie”. W niniejszym artykule omówiono rzeczone zmiany wraz z nakreśleniem tła porównawczego w zakresie stanu poprzednio obowiązującego. Ponadto, w artykule poruszono kwestię odpowiedzialności z tytułu niezgodnego z prawem poświadczania dokumentów, jak również zagadnienie intertemporalne dotyczące obowiązywania nowych rozwiązań w stosunku do postępowań będących w toku. Rozważania Autor rozpoczyna od próby zdefiniowania pojęcia „odpisu”, które ma zasadnicze znaczenie dla prawidłowego zrozumienia istoty wprowadzanych zmian.

Pojęcie „odpisu”

Nowelizacja z 23.10.2009 r. mówi o uwierzytelnianiu odpisów dokumentów. Pojęciem „odpis” ustawodawca posługuje się w treści KPC wielokrotnie. Tytułem przykładu w art. 89 § 1 KPC mówi o odpisie pełnomocnictwa, w art. 128 KPC o odpisach pism procesowych i załączników, w art. 140 KPC o odpisach pism procesowych, w art. 250 § 1 KPC o odpisach dokumentów, w art. 47912 § 2 KPC o odpisach reklamacji lub wezwania do dobrowolnego spełnienia świadczenia. KPC nie definiuje jednak pojęcia „odpisu”. Zasadne jest więc sięgnięcie do rozumienia tego pojęcia w języku powszechnym. Zgodnie ze Słownikiem języka polskiego przez „odpis” należy rozumieć „kopię lub przepisany tekst oryginalnego dokumentu3. Tak będę rozumiał to pojęcie w dalszej części artykułu.

Nie ma określonej formy prawnej odpisu. Może on przybrać postać nawet przepisanego ręcznie dokumentu, gdy chodzi o treść. Odnośnie do innych elementów, jak np. znaki graficzne, sporządzenie wiernego odpisu wymaga użycia specjalnych urządzeń, najczęściej popularnych kserokopiarek lub skanerów. Tak sporządzona kopia dokumentu stanowi jego odpis. Jeżeli dana osoba podpisze dokument prywatny, pismo procesowe w kilku egzemplarzach, to w rzeczywistości mamy do czynienia z kilkoma oryginalnymi dokumentami, choć te egzemplarze, które trafiają do stron, są nazywane odpisami. Czasami zaś wprost osoba podpisująca taki dokument w wielu egzemplarzach wskazuje (np. poprzez przystawienie pieczątki, adnotację), że dany egzemplarz dokumentu stanowi odpis.

Podobne definicje odnajdujemy w judykaturze. Sąd Najwyższy w postanowieniu z 27.1.2006 r.4 stwierdził, co następuje: „Odpisem w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, w tym odpisem orzeczenia w rozumieniu art. 140 KPC, jest dokument wiernie odzwierciedlający treść oryginału orzeczenia albo jego kopia”.

Warto uzupełniająco wskazać, że normatywne pojęcie „kopia” (choć bez definicji) zostało wprowadzone do KPC z dniem wejścia w życie ustawy z 28.7.2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych5 (zob. art. 9 KPC w brzmieniu obowiązującym od 2.3.2006 r.). „Kopia” w rozumieniu tego przepisu oznacza w istocie formę, odmianę odpisu dokonaną metodą reprograficzną. Uchwalając KSCU, ustawodawca wyodrębnił „kopię” z ogólnego pojęcia „odpisu” tylko dlatego, że jej wykonanie jest tańsze, w związku z czym opłaty za jej wydanie są i powinny być niższe (por. art. 77 i 78 KSCU)6. Kopia w rozumieniu tego przepisu jest dokumentem nieuwierzytelnionym za zgodność z oryginałem.

Uwierzytelnianie pełnomocnictwa przed nowelizacją

Artykuł 89 § 1 KPC przed nowelizacją stanowił, że oryginał pełnomocnictwa mógł być zastąpiony wierzytelnym odpisem tego dokumentu. Poświadczenia dokonywał notariusz (art. 96 pkt 1 ustawy z 14.2.1991 r. – Prawo o notariacie7) lub konsul Rzeczypospolitej Polskiej (art. 19 ust. 1 pkt 1 ustawy z 13.2.1984 r. o funkcjach konsulów Rzeczypospolitej Polskiej8 w zw. z art. 5 lit. f) Konwencji wiedeńskiej o stosunkach konsularnych, sporządzonej w Wiedniu 24.4.1963 r., ratyfikowanej przez Polskę 23.4.1982 r.9). Zastrzeżono jednak, że adwokat i radca prawny, a także rzecznik patentowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa. W orzecznictwie w ostatnich latach zarysował się nurt bardzo rygorystycznie podchodzący do wykładni art. 89 § 1 zd. 2 KPC. W uchwale SN z 19.5.2004 r.10 zostało stwierdzone, że jeżeli pełnomocnik został umocowany na podstawie dalszego pełnomocnictwa procesowego, to jest on uprawniony do uwierzytelnienia jedynie odpisu swego pełnomocnictwa. Oznacza to, że należało wykluczyć możliwość uwierzytelniania przez radcę prawnego (adwokata, rzecznika patentowego) odpisu pełnomocnictwa udzielonego przez stronę (uczestnika postępowania) osobie, która następnie udzieliła radcy prawnemu (adwokatowi, rzecznikowi patentowemu) pełnomocnictwa substytucyjnego. Wątpliwości w orzecznictwie budziła także kwestia, czy pełnomocnik profesjonalny był uprawniony do potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokumentów (najczęściej odpisu z KRS), które wskazują na legitymację danej osoby do działania w imieniu podmiotu udzielającego pełnomocnictwa. W uchwale z 30.3.2006 r.11 SN odpowiedział na to pytanie twierdząco. W odmiennym kierunku podążały jednak postanowienia SN z 9.3.2006 r.12 oraz z 6.5.2006 r.13.

Uwierzytelnianie pełnomocnictwa po nowelizacji

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, że 9.1.2009 r. została uchwalona ustawa o zmianie ustawy – kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw14, której głównym celem było wprowadzenie do KPC tzw. e-postępowania (elektronicznego postępowania upominawczego)15. Ustawa ta miała wejść w życie 1.1.2010 r.16. Zmiana w stosunku do dotychczasowego stanu prawnego polegała na dodaniu zd. 3 w art. 89 § 1 KPC w brzmieniu: „Zdania pierwszego nie stosuje się w przypadku dokonania czynności procesowej w elektronicznym postępowaniu upominawczym, jednak pełnomocnik powinien powołać się na pełnomocnictwo, wskazując jego datę, zakres oraz okoliczności wymienione w art. 87”. Jak wskazano w uzasadnieniu do nowelizacji z 9.1.2009 r., zabezpieczeniem przed lekkomyślnym nadużywaniem powoływania się w elektronicznym postępowaniu upominawczym na istnienie pełnomocnictwa jest nałożenie obowiązku powołania się na pełnomocnictwo ze wskazaniem daty, zakresu pełnomocnictwa oraz okoliczności wymienionych w art. 87 KPC. Przewiduje się, że system będzie wymuszał zaznaczenie tych danych. Podobne rozwiązanie przyjęte zostało dla przedstawicieli ustawowych, organów oraz osób wymienionych w art. 67 KPC (zmienione art. 68 i 89 § 1 KPC). W razie przekazania sprawy sądowi według właściwości ogólnej po złożeniu sprzeciwu, w razie braku podstaw do wydania nakazu albo po uchyleniu nakazu zapłaty pełnomocnictwo będzie musiało być przedstawione sądowi, który będzie dalej rozpoznawał sprawę17. Brzmienie przepisu art. 89 § 1 KPC nadawane mu przez nowelizację z 9.1.2009 r. zostało zmienione na mocy nowelizacji z 23.10.2009 r. poprzez dodanie do kręgu podmiotów, które będą upoważnione do uwierzytelniania odpisów pełnomocnictw. Ustawodawca zasadnie uznał, że również radcowie Prokuratorii Generalnej będą mieli takie uprawnienia. Ponadto zostało dodane, co stanowi istotę nowelizacji w tym przedmiocie, że pełnomocnicy profesjonalni będą również uprawieni do uwierzytelniania odpisów innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Zmiana ustawy, która pozostawała w trakcie oczekiwania na jej wejście w życie (tzw. vacatio legis), została dokonana z dniem 31.12.2009 r. Chronologię zmian przedstawia poniższe zestawienie.

brzmienie sprzed nowelizacji Art. 89 § 1 KPC: Pełnomocnik obowiązany jest przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa. Adwokat i radca prawny, a także rzecznik patentowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa. Sąd może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.
brzmienie w nowelizacji z 9.1.2009 r. Art. 89 § 1 KPC: Pełnomocnik jest obowiązany przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa. Adwokat i radca prawny, a także rzecznik patentowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa. Sąd może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. Zdania pierwszego nie stosuje się w przypadku dokonania czynności procesowej w elektronicznym postępowaniu upominawczym, jednak pełnomocnik powinien powołać się na pełnomocnictwo, wskazując jego datę, zakres oraz okoliczności wymienione w art. 87.
brzmienie po nowelizacji z 23.10.2009 r. Art. 89 § 1 KPC: Pełnomocnik jest obowiązany przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także radca Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Sąd może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. Zdania pierwszego nie stosuje się w przypadku dokonania czynności procesowej w elektronicznym postępowaniu upominawczym, jednak pełnomocnik powinien powołać się na pełnomocnictwo, wskazując jego datę, zakres oraz okoliczności wymienione w art. 87.

Uwierzytelnianie innych dokumentów niż pełnomocnictwo przed nowelizacją

W uzasadnieniu do nowelizacji z 23.10.2009 r. wskazano, że KPC zawiera jedynie w dwóch sytuacjach możliwość poświadczania za zgodność z oryginałem dokumentów. Oprócz wyżej omówionego już poświadczania pełnomocnictw drugim przepisem jest art. 485 § 4 KPC.

Na marginesie należy zauważyć, że w rzeczywistości zakres możliwości poświadczania dokumentów w szeroko rozumianym obszarze prawa cywilnego jest szerszy. W art. 239 ustawy z 28.2.2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze18 zostało wskazane, że zgłoszenia wierzytelności dokonuje się na piśmie w dwóch egzemplarzach. Do pisma zgłaszający wierzytelność dołącza oryginał lub notarialnie poświadczony odpis dokumentu uzasadniającego zgłoszenie. Poświadczenia odpisów może dokonać także radca prawny lub adwokat będący pełnomocnikiem wierzyciela, który zgłasza wierzytelność.

Wątpliwości dotyczące uwierzytelniania odpisów pism i załączników do nich powstały na tle wykładni art. 128 KPC, stanowiącego, że do pisma procesowego należy dołączyć jego odpisy i odpisy załączników dla doręczenia ich uczestniczącym w sprawie osobom, a ponadto, jeżeli w sądzie nie złożono załączników w oryginale, po jednym odpisie każdego załącznika do akt sądowych. Początkowo orzecznictwo przyjmowało konieczność poświadczania zgodności odpisu, kopii (kserokopii) z oryginałem i stosowania w wypadkach tych uchybień art. 130 § 1 KPC (tak postanowienie SN z 27.8.1998 r.19). W późniejszym czasie pojawił się pogląd, że nie jest wymagane poświadczanie zgodności tych odpisów z oryginałem (postanowienie SN z 18.10.2002 r.20 oraz uzasadnienie postanowienia SN z 27.1.2006 r.21).

To drugie stanowisko, moim zdaniem, jest [...]