Protokołowanie uchwał zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia akcjonariuszy

Protokołowanie uchwał zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia akcjonariuszy

Monitor Prawniczy | 1/2009
Moduł: prawo handlowe
Grażyna Cern

W artykule przedstawiono problematykę dotyczącą protokołowania uchwał zgromadzenia wspólników oraz walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Istotnym problemem praktycznym jest wpływ naruszenia wymogów formalnych na ważność uchwał podjętych na zgromadzeniu wspólników/walnym zgromadzeniu. Powstaje również wątpliwość, w którym momencie zostaje podjęta uchwała przez organy spółek kapitałowych – czy z chwilą jej podjęcia, czy w momencie sporządzenia protokołu z posiedzenia organu? Artykuł ten jest próbą odpowiedzi na wskazane wyżej wątpliwości.

Protokołowanie uchwał zgromadzenia wspólników spółki z o.o.

Protokół stanowi zwięzły zapis przebiegu określonego zdarzenia. Obowiązek protokołowania, o którym mowa w art. 248 § 1 KSH, dotyczy nie samego przebiegu zgromadzenia wspólników, lecz podejmowanych uchwał.. Nie ma jednak przeszkód, aby faktycznie protokołować przebieg zgromadzenia wspólników chyba, że obowiązek ten wynika z umowy spółki bądź z uchwały wspólników1. Uchwały zgromadzenia wspólników są, co do zasady, dokumentowane w protokołach sporządzonych w formie pisemnej. Jednak art. 248 § 1 zd. 2 wyraźnie przewiduje, że pewne uchwały zgromadzenia wspólników muszą być zamieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza. Dotyczy to następujących spraw:

a) zmiany umowy spółki z o.o. (art. 255 § 1 w zw. z art. 255 § 3 KSH),

b) rozwiązania spółki z o.o. lub przeniesienia jej siedziby za granicę (art. 270 pkt. 2 KSH),

c) łączenia się spółki z o.o. (art. 506 § 1 w zw. z art. 506 § 5 KSH oraz art. 522 § 1 w zw. z art. 522 § 6 KSH),

d) podziału spółki z o.o. (art. 541 § 1 w zw. z art. 541 § 7 KSH),

e) przekształcenia spółki z o.o. (art. 562 § 1 w zw. z art. 562 § 2 KSH).

W literaturze przedmiotu prezentowany jest pogląd, że zgodnie z zakazem rozszerzającej wykładni wyjątków (exceptiones non sunt extendendae), należy opowiedzieć się za niedopuszczalnością rozszerzającej wykładni przepisów przewidującą szczególną formę uchwał zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością2.

W przypadku zgromadzenia wspólników, minimalne wymogi formalne, którym musi odpowiadać protokół zawiera art. 248 § 1 i 2 KSH określając jego minimalną treść, a mianowicie prawidłowość zwołania obrad zgromadzenia wspólników, zdolności zgromadzenia wspólników do podejmowania uchwał, treść podjętych uchwał oraz liczby głosów oddanych za każdą uchwałą oraz zgłoszonych sprzeciwów. Prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników należy stwierdzić poprzez dokonanie kontroli tego, czy zostało ono zwołane przez właściwy organ uprawniony do zwołania (art. 235–237 KSH), sprawdzić listę obecności oraz listę osób uprawnionych do udziału w posiedzeniu zgromadzenia wspólników. Poza tym, należy również stwierdzić, czy we właściwym czasie zostały wysłane listy polecone oraz czy zawierały one treść wymaganą przez art. 238 § 2 KSH, czyli dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku, gdy zgromadzenie wspólników odbywa się na podstawie art. 240 KSH, wówczas w protokole należy również to zaznaczyć oraz stwierdzić, że nikt z obecnych wspólników nie zgłosił sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia bez formalnego zwołania zgromadzenia wspólników3. W dalszej części protokołu należy stwierdzić, że zgromadzenie jest zdolne do powzięcia uchwał. Zdolność taka istnieje, jeżeli w zgromadzeniu bierze udział wymagana liczba wspólników, tzn. jeżeli jest reprezentowana odpowiednia część kapitału zakładowego. Protokół obejmuje także informacje dotyczące podejmowanych uchwał wraz z podaniem liczby oddanych głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się” za każdą uchwałą, oraz zgłoszone sprzeciwy4.

Do protokołu zgromadzenia wspólników należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników, dowody zwołania obrad zgromadzenia wspólników oraz dokumenty pełnomocnictw do udziału w obradach zgromadzenia wspólników lub wykonywania prawa głosu (art. 243 § 1 i 2 KSH).

Protokół podpisują wszyscy obecni na zgromadzeniu wspólników, czyli wspólnicy, pełnomocnicy, szczególnie w mniejszych spółkach. Natomiast w spółkach o większej liczbie wspólników uchwały mogą być podpisywane tylko przez przewodniczącego i protokolanta oraz złożone do księgi protokołów spółki. Należy zaznaczyć, że do księgi protokołów wpisuje się również uchwały powzięte bez odbycia zgromadzenia wspólników w trybie art. 227 § 2 KSH.

Nasuwa się jednak pewna wątpliwość – otóż czy naruszenie wymogów formalnych wynikających z art. 248 KSH (nieprawidłowe prowadzenie protokołu, brak wpisu uchwał do księgi protokołów) ma wpływ na ważność uchwał podjętych na zgromadzeniu? [...]