Problemy informatyczne w kancelarii profesjonalnego pełnomocnika a przywrócenie terminu w postępowaniu podatkowym

Monitor Prawniczy | 6/2020

Od doradcy podatkowego jako podmiotu profesjonalnie zajmującego się pomocą prawną należy oczekiwać dbałości o prowadzone sprawy, rozumianej także jako zapewnienie takiej organizacji pracy i obiegu dokumentacji w kancelarii podatkowej, aby ewentualne przerwy w dostawach usług komunikacyjnych, nie miały wpływu na sytuację prawno-procesową reprezentowanych stron – uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim.

Od doradcy podatkowego jako podmiotu profesjonalnie zajmującego się pomocą prawną należy oczekiwać dbałości o prowadzone sprawy, rozumianej także jako zapewnienie takiej organizacji pracy i obiegu dokumentacji w kancelarii podatkowej, aby ewentualne przerwy w dostawach usług komunikacyjnych, nie miały wpływu na sytuację prawno-procesową reprezentowanych stron – uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim.

Stan faktyczny

J.K. reprezentowany przez doradcę podatkowego wniósł o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania od decyzji Naczelnika Urzędu Skarbowego w G. W uzasadnieniu wniosku wskazano, że kancelaria podatkowa poza siedzibą główną, której adres jest adresem do doręczeń pełnomocnika podatnika, posiada oddziały. Decyzję organu, odebraną w głównej siedzibie 17.6.2019 r., zeskanowano i przesłano drogą elektroniczną pracownikom merytorycznym jednego z oddziałów kancelarii w celu przygotowania odwołania. Korespondencja nie została odebrana na skutek powtarzającego się zawieszania serwerów, jednak fakt ten został stwierdzony po upływie terminu do wniesienia odwołania. We wniosku o przywrócenie terminu wskazano, że do jego uchybienia doszło bez winy pełnomocnika, który nie miał podstaw, aby przypuszczać, iż mail nie został odebrany przez pracowników oddziału kancelarii, z uwagi na brak komunikatu zwrotnego o niemożności dostarczenia wiadomości zawierającej skan decyzji. Pełnomocnik na dowód cyklicznego występowania przerw w komunikacji wskazał link do dyskusji na portalu internetowym, gdzie użytkownicy zgłaszają problemy z dostępem do usług hostingowych oraz opinię opracowaną przez firmę H. odpowiedzialną za nadzór nad działaniem infrastruktury IT w kancelarii. Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w G. odmówił przywrócenia terminu wskazując, że profesjonalny pełnomocnik ponosi odpowiedzialność za właściwą organizację pracy w kancelarii podatkowej, zaś powtarzające się awarie systemu wykorzystywanego do obiegu dokumentacji, powinny go skłonić do korzystania z innych form komunikacji. J.K. wniósł skargę dowodząc, że nie można przypisać mu winy w uchybieniu terminu do wniesienia odwołania od decyzji, bowiem nie został poinformowany o jej wydaniu przez prowadzącego sprawę pracownika merytorycznego oddziału kancelarii. Również reprezentujący podatnika pełnomocnik nie zawinił, nie miał bowiem podstaw do przypuszczania, że skan decyzji nie dotarł do pracowników oddziału zobowiązanych do opracowania odwołania.

Wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim oddalił skargę uznając, że powtarzające się awarie systemu teleinformatycznego, wykorzystywanego przez pełnomocnika do wewnętrznego obiegu dokumentacji w ramach kancelarii nie świadczą o braku winy podatnika w tym uchybieniu. Zgodnie z art. 162 § 1 ustawy z 29.8.1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 2200) w razie uchybienia terminu należy przywrócić termin na wniosek zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Przyjmuje się – jako kryterium przy ocenie istnienia winy lub jej braku w uchybieniu terminu – obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej należycie o swoje interesy (zob. wyrok WSA w Opolu z 27.6.2019 r., II SA/Op 180/19, Legalis; wyrok NSA z 9.6.2017 r., II GSK 1264/17, Legalis). Przywrócenie uchybionego terminu uzasadniają wyłącznie takie obiektywne, występujące bez woli strony, okoliczności i zdarzenia, które mimo dołożenia odpowiedniej staranności w prowadzeniu własnych spraw udaremniły dokonanie czynności we właściwym czasie (zob. wyrok WSA w Gliwicach z 4.7.2018 r., I SA/Gl 172/18, Legalis). Jak wskazał pełnomocnik podatnika, awarie usług poczty oraz hostingu dostarczanych przez firmę H. zdarzały się wielokrotnie i to już na kilka miesięcy przed odbiorem decyzji organu w sprawie J.K. Zdaniem Sądu, profesjonalny pełnomocnik powinien w takich okolicznościach wziąć pod uwagę ryzyko awarii systemu teleinformatycznego, opracować i wdrożyć odpowiednie procedury mające na celu przeciwdziałanie takim sytuacjom. W kancelarii podatkowej pełnomocnika J.K. nie ma żadnej procedury wykrywania awarii przesyłu danych sygnalizującej konieczność skorzystania z innej formy komunikacji. Sąd uznał za nieprofesjonalny taki system obiegu korespondencji, niezależne od użytych środków, w którym brak jest wymogu potwierdzania odbioru pism przez adresatów, tzn. nadawca z siedziby głównej nie wie, czy skan decyzji dotarł do oddziału. W orzecznictwie uznaje się, że badając winę strony w uchybieniu terminu do dokonania czynności, poddaje się również analizie działanie osób trzecich, wykonujących czynności w imieniu strony. Oznacza to, że skarżący ponosi odpowiedzialność za działania osoby, która za niego dokonywała czynności procesowej, a ewentualne błędy tej osoby są traktowane jak błędy samej strony postępowania i wywołują dla niej negatywne skutki procesowe. Na stronie ciąży bowiem obowiązek starannego wyboru pełnomocnika (zob. postanowienie NSA z 12.12.2019 r., II GZ 298/19; postanowienie NSA z 3.10.2019 r., I OZ 888/19; postanowienie NSA z 9.7.2019 r., I GZ 198/19). Sądy wskazują, że w odniesieniu do profesjonalnych pełnomocników (adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych) należy oczekiwać większej staranności w podejmowaniu przez nich czynności procesowych, zwłaszcza surowiej ocenia się przesłanki braku winy w kontekście przywrócenia terminu do dokonania czynności. Działanie pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym czy też doradcą podatkowym ma bowiem charakter profesjonalny, rodzący odpowiedzialność za działanie w imieniu swojego mocodawcy, a jednocześnie oparty na zaufaniu mocodawcy wobec pełnomocnika (zob. wyrok NSA z 3.12.2019 r., II FSK 139/18; wyrok NSA z 22.1.2019 r., II FSK 166/17).
W rezultacie Sąd stwierdził, że na pełnomocniku będącym profesjonalistą spoczywa obowiązek takiej organizacji pracy i sprawowania nadzoru nad wykonywanymi czynnościami, aby nie dochodziło do zaniedbywania ciążących na nim obowiązków związanych ze świadczoną obsługą lub pomocą prawną. Oznacza to, że profesjonalny pełnomocnik ma obowiązek zapewnienia takiej organizacji pracy wewnątrz kancelarii, by przebieg korespondencji odbywał się w sposób niezakłócony (zob. postanowienie NSA z 30.6.2010 r., I FZ 200/10), zaś właściwa organizacja wewnętrznej pracy kancelarii jest traktowana jako dochowanie staranności warunkującej brak winy w uchybieniu terminu (zob. postanowienie NSA z 11.12.2019 r., II GZ 299/19, Legalis; wyrok WSA w Gdańsku z 26.11.2019 r., I SA/Gd 1505/19, Legalis; postanowienie NSA z 11.6.2014 r., I FZ 149/14, Legalis).

Wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 16.1.2020 r., I SA/Go 744/19