Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że z art. 73 KPA nie wynika bezwzględny obowiązek organu sporządzenia i dostarczenia stronie postępowania, na jej żądanie, kopii całości akt administracyjnych danej sprawy.

Stan faktyczny

K.M. zwrócił się do Prezydenta Miasta K. o wydanie nieuwierzytelnionej kopii kompletu dokumentacji do jednej ze spraw dotyczącej budowy wielorodzinnego budynku mieszkalnego. W uzasadnieniu wniosku wskazano, że z uwagi na problemy zdrowotne przyjazdy do urzędu wiążą się dla K.M. z dużym wysiłkiem fizycznym. Wnioskodawca podkreślił, że akta sprawy są obszerne, zawierają mapę o większym formacie od A4. Z powodu gabarytów i sposobu zszycia dokumentacji na terenie urzędu nie ma dostępnego dla stron sprzętu do jej skserowania. K.M. twierdził, że potrzebuje kserokopii kompletu dokumentacji, aby skorzystać z możliwości czynnego udziału w postępowaniu administracyjnym. Przyznał, że przeglądał akta, ale z uwagi na niewystarczającą znajomość przepisów, chce skonsultować się z profesjonalistą.

Prezydent Miasta K. orzekł o odmowie wydania kopii całych akt sprawy. Zgodnie z trybem art. 73 § 2 KPA strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem. Nie wystarczy więc sama chęć posiadania odpisów dokumentów zgromadzonych w aktach sprawy. W ocenie organu przez ważny interes należy rozumieć takie przypadki, gdy strona nie może zapoznać się z aktami sprawy i sporządzić z nich odpowiednich notatek lub kopii, a tego K.M. nie wykazał. Organ podkreślił jednak, że na podstawie art. 73 § 1 KPA stronie przysługuje do przeglądania akt sprawy i sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, zarówno w toku postępowania, jak i po jego zakończeniu. Strona postępowania nie może jednak żądać, aby takie kserokopie wykonywał i dostarczał sam organ administracji, gdyż nie jest on zobowiązany do wykonywania na wniosek strony czynności o usługowo-technicznym charakterze. Wojewoda Małopolski podzielił stanowisko organu I instancji i utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie

K.M. wniósł skargę, w której przekonywał, że organ jedynie stworzył pozory umożliwienia stronie skorzystania z jej prawa. Na terenie urzędu jest bowiem dostępne urządzenie ksero, za pomocą którego nie da się wykonać odbitek kluczowych fragmentów dokumentacji projektowej. Dostęp do umożliwiających to urządzeń wielofunkcyjnych mają wyłącznie pracownicy. W ocenie skarżącego wykonanie kopii akt mieszczących się w dwóch teczkach oraz kserokopii projektu budowlanego nie powinno zostać uznane za nadmierne utrudnienie pracy organu.

Orzeczenie WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie oddalił skargę. Ponieważ na tle wykładni art. 73 § 1 KPA powstały liczne rozbieżności, NSA na wniosek RPO zdecydował się na wyjaśnienie ich w uchwale (zob. uchwała NSA z 8.10.2018 r., I OPS 1/18, Legalis). Uznano w niej, że w ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 KPA, mieści się sporządzenie przez organ na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych. Dopuszczono również wykorzystanie przez strony do sporządzania notatek, odpisów i kopii z akt administracyjnych współczesnych technicznych możliwości, nieznanych w dacie uchwalania KPA. W tym celu mogą zostać użyte wszelkie urządzenia służące do zapisywania materiałów, w tym skanery, cyfrowe aparaty fotograficzne, kopiarki, pod warunkiem, że nie zniszczą struktury utrwalanych dokumentów. Naczelny Sąd Administracyjny odniósł się do kwestii ponoszenia kosztów sporządzania kopii dokumentacji stwierdzając, że art. 262 § 1 pkt 2 KPA stanowi podstawę do obciążenia nimi strony. W uzasadnieniu uchwały wskazano też powody odmowy uwzględnienia wniosku strony o sporządzenie kserokopii z akt. Może ona nastąpić jeśli organ wykaże konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania lub gdy strona w sposób oczywisty i świadomy nadużywa prawa wynikającego z art. 73 § 1 KPA.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie uznał, że organ, co do zasady, nie jest zobowiązany do uwzględnienia wniosku strony o sporządzenie i dostarczenie kopii całości akt wytworzonych w danej sprawie administracyjnej. Organ ma obowiązek udostępnić stronie akta sprawy i dać jej możliwość sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów w lokalu organu w godzinach urzędowania i w obecności pracownika tego organu, z uwagi na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów. Realizacja tego prawa może również odbywać się poprzez pełnomocnika. Jak podkreślono skarżący skorzystał z prawa wglądu do akt w siedzibie organu I instancji, a pomimo tego nie zanotował sobie numerów kart, czy dat dokumentów istotnych z punktu widzenia prawa strony do czynnego udziału w postępowaniu, tylko wniósł o wykonanie i dostarczenie mu kopii całości dokumentacji. Sąd stwierdził, że takie żądanie wykracza poza uprawnienie strony wynikające z art. 73 § 1 KPA, biorąc pod uwagę rozmiar i objętość akt oraz znaczenie i wagę poszczególnych kart akt, w których znajdują się np. liczne dowody doręczeń.

Stanowisko NSA

Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną. W uzasadnieniu wyroku podkreślono, że już z samej treści art. 73 § 1 KPA wynika, że uprawnienie w nim sformułowane skierowane jest do strony i to od jej aktywności uzależnione jest skorzystanie z niego. Co więcej, przepis ten wskazuje na możliwość sporządzenia kopii z akt, a nie kopii całych akt, o co wnosił K.M. W uzasadnieniu stwierdzono, że art. 73 KPA nie nakłada na organ bezwzględnego obowiązku sporządzenia i dostarczenia stronie postępowania, na jej żądanie, kopii całości akt administracyjnych danej sprawy. Naczelny Sąd Administracyjny podzielił pogląd wyrażony we wskazanej wyżej uchwale podkreślając, że sporządzenie na wniosek strony kopii dokumentacji uzależniono od możliwości technicznych i organizacyjnych organu. Trudno za mieszczące się w tym zakresie uznać sporządzanie przez organ kopii kompletnych akt sprawy administracyjnej. W uzasadnieniu wyroku zaznaczono, że strona nie musi osobiście korzystać z uprawnienia z art. 73 KPA, może posłużyć się pełnomocnikiem. K.M. uzasadniając wniosek o wydanie kopii wprost stwierdził, że do oceny tych akt będzie mu potrzebna pomoc profesjonalisty. Mógł więc upoważnić takiego profesjonalnego pełnomocnika do przeglądania akt sprawy w siedzibie organu i wykonania z niej kopii dokumentów niezbędnych do podjęcia dalszych czynności.

Wyrok NSA z 28.9.2022 r., II OSK 2721/19