Doręczenie stronie decyzji organu w formie pliku PDF bez podpisu elektronicznego, nie wywołuje skutków prawnych, w szczególności nie otwiera terminu do złożenia skargi do sądu administracyjnego – wynika z postanowienia Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Postępowanie administracyjne
Prezydent Miasta S. nałożył na R.P. opłatę adiacencką z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w związku z wybudowaniem drogi. Po wyczerpaniu środków zaskarżenia, R.P. wystąpił do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w S. z wnioskiem o stwierdzenie nieważności decyzji Prezydenta Miasta S. twierdząc, że nie została mu skutecznie doręczona. R.P. wyjaśnił, że korespondencję otrzymał drogą elektroniczną przez platformę e-PUAP w formie nieopatrzonego podpisem elektronicznym załącznika PDF. W tym samym trybie została mu doręczona decyzja organu II instancji.
Samorządowe Kolegium Odwoławcze w S. odmówiło stwierdzenia nieważności decyzji. Wskazano, że w aktach administracyjnych znajdują się egzemplarze decyzji organów I i II instancji podpisane własnoręcznie oraz egzemplarze podpisane kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Przepisy KPA nie regulują w sposób jednoznaczny zasad podpisywania załączników w formie dokumentu elektronicznego, tak jak jest to w postępowaniu sądowoadministracyjnym, gdzie wprost przewidziano, że takie załączniki muszą być odrębnie podpisane elektronicznie. W ocenie organu wystarczające było podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym pisma przewodniego, do którego załącznikiem była decyzja w formie pliku PDF. W konsekwencji SKO w S. uznało, że kwestionowana decyzja została skutecznie doręczona R.P., o czym świadczy urzędowe poświadczenie doręczenia wygenerowane przez platformę ePUAP.
Orzeczenie WSA
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi odrzucił skargę. Zgodnie z art. 109 § 1 KPA, decyzję doręcza się stronom na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Przepis ten zobowiązuje więc organ do doręczenia stronie oryginału decyzji (zob. wyrok NSA z 8.12.2020 r., II OSK 1906/20, Legalis). Skan decyzji w formie PDF, bez pliku zawierającego podpis elektroniczny, nie spełnia wymagań przewidzianych dla doręczenia decyzji za pomocą środków komunikacji elektronicznej wskazanych w art. 2 pkt 5 ustawy z 18.7.2022 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t. jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 344; dalej jako: ŚwiadUsłElektU). Środkami komunikacji elektronicznej są bowiem rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi. Dokument doręczany za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W rezultacie nie można uznać za wystarczające podpisanie jedynie pisma przewodniego, do którego dołączany jest niepodpisany egzemplarz rozstrzygnięcia w sprawie.
Sąd podkreślił, że o wprowadzeniu decyzji do obrotu prawnego i jej obowiązywaniu wobec strony można mówić dopiero z chwilą jej skutecznego doręczenia, a wyjątkowo – ustnego ogłoszenia. Z tą chwilą decyzja zaczyna wiązać organ, który ją wydał, a jednocześnie dopiero od tego momentu może zostać zaskarżona. W konsekwencji, nawet jeśli decyzja została prawidłowo podpisana nie wchodzi do obrotu prawnego i nie wywołuje żadnych skutków prawnych przed jej doręczeniem lub ogłoszeniem stronie. Niezgodne z przepisami KPA doręczenie pisma, od którego rozpoczyna bieg termin procesowy, stanowi naruszenie zasady oficjalności doręczeń, mogące spowodować pozbawienie strony możliwości obrony swoich praw.
W uzasadnieniu postanowienia wskazano, że skarżący wystąpił do organu z wnioskiem o dokonywanie mu doręczeń korespondencji w sprawie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Organ był związany tym wnioskiem i doręczał skarżącemu wydane w sprawie decyzje za pośrednictwem platformy ePUAP. Doręczane decyzje były w formie pliku w formacie PDF, ale brak było pliku zawierającego podpis elektroniczny co oznacza niespełnienie wymagań przewidzianych dla stosowania środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w art. 2 pkt 5 ŚwiadUsłElektU.
Zgodnie z art. 53 § 1 i art. 54 § 1 ustawy z 30.8.2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 329; dalej jako: PostAdmU) skargę wnosi się do sądu administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi, w terminie 30 dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie. Z akt sprawy wynika, że R.P. wniósł skargę do sądu administracyjnego przed skutecznym doręczeniem mu kwestionowanej decyzji, a takie działanie nie rodzi skutków prawnych (zob. wyrok NSA z 27.3.2019 r., I GSK 325/19, Legalis). W rezultacie skarga jako przedwczesna podlega odrzuceniu na podstawie art. 58 § 1 pkt 6 PostAdmU.
Stanowisko NSA
Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną organu. Wśród wymaganych elementów decyzji w art. 107 KPA został wymieniony podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji, a jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego – kwalifikowany podpis elektroniczny. W uzasadnieniu wyroku podkreślono, że strona ma prawo otrzymać egzemplarz decyzji stanowiącej jej oryginał. W przypadku wybrania kanału komunikacji elektronicznej wymóg ten będzie spełniony tylko w razie przesłania decyzji opatrzonej podpisem elektronicznym. Organ dokonując doręczenia za pomocą ePUAP nie dochował wymogu przesłania decyzji opatrzonej podpisem elektronicznym. Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że odwzorowanie treści decyzji w formie pdf, bez pliku zawierającego podpis elektroniczny, nie spełnia wymagań przewidzianych dla stosowania środków komunikacji elektronicznych, o których stanowi art. 2 pkt 5 ŚwiadUsłElektU, mający zastosowanie w procedurze administracyjnej na mocy art. 391 § 1 KPA. Skoro skarżącemu nie doręczono decyzji podpisanej elektronicznie to sąd I instancji zasadnie stwierdził, że skarga została wniesiona przed doręczeniem decyzji, a więc podlegała odrzuceniu jako przedwczesna na podstawie art. 58 § 1 pkt 6 PostAdmU.
