Elektroniczny rozkład czasu pracy – światełko w tunelu czy przypadek

Monitor Prawa Pracy | 4/2014
Moduł: prawo pracy
Grzegorz Orłowski

O ubiegłorocznej noweli kodeksowych przepisów o czasie pracy napisano już wiele interesujących analiz i komentarzy. Koncentrują się one przede wszystkim na jej fundamentalnym elemencie, którym jest, najogólniej rzecz ujmując, możliwość uelastyczniania organizacji czasu pracy. W swoim komentarzu chciałbym się jednak skoncentrować na, z pozoru mniej zasadniczej sprawie, a mianowicie na formie ustalania rozkładu czasu pracy.

O ubiegłorocznej noweli kodeksowych przepisów o czasie pracy napisano już wiele interesujących analiz i komentarzy. Koncentrują się one przede wszystkim na jej fundamentalnym elemencie, którym jest, najogólniej rzecz ujmując, możliwość uelastyczniania organizacji czasu pracy. W swoim komentarzu chciałbym się jednak skoncentrować na, z pozoru mniej zasadniczej sprawie, a mianowicie na formie ustalania rozkładu czasu pracy. Przypomnijmy, że art. 129 § 3 KP dopuścił dla takiego rozkładu obok formy pisemnej również elektroniczną. Rzecz jest warta odnotowania, ponieważ to pierwszy przypadek w blisko 40-letnim „życiu” Kodeksu pracy, że dostrzeżono zmiany w formach komunikowania się stron stosunku pracy i dokumentowania różnych zdarzeń. Dotychczas wprawdzie akceptowano (choć nie była to powszechna akceptacja) elektroniczną formę ewidencji czasu pracy, a to z tego względu, że ustawodawca nie przewidział dla niej żadnej wymaganej formy. W Kodeksie pracy dominuje jednak nadal forma pisemna. Bez względu na znaczenie określonych zdarzeń jest to „królowa” form komunikacji stron stosunku pracy, nie wyłączając zbiorowych stosunków pracy, oderwana od ich znaczenia i wagi. I tak formę pisemną przewidziano m.in. dla:
– wniosku o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1512 § 1 KP); – wniosku o umożliwienie odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 21 KP); – wniosku pracownika o zastosowanie elastycznego rozkładu czasu pracy (art. 150 § 5 KP); – wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 KP); – wniosku o zastosowanie skróconego tygodnia pracy (art. 143 KP); – wniosku o zastosowanie weekendowego systemu czasu pracy (art. 144 KP); – potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy (§ 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika1; – zawiadomienia zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony (art. 38 § 1 KP).
To tylko wybrane przykłady, na podstawie których wnioskuję, że wprowadzaniem wymogu formy pisemnej dla dokumentowania pewnych zdarzeń w dużej mierze rządzi przypadek, a nie zamiar systemowego zabezpieczenia praw i interesów pracowniczych. I tak rodzą się takie pytania, jak:
– w jakim celu wprowadzono wymóg formy pisemnej dla wniosków o stosowanie rozwiązań ewidentnie korzystnych dla pracowników, np. o elastyczny dostosowany do potrzeb pracobiorcy rozkład czasu pracy (art. 150 § 5 KP) czy umożliwienie odpracowania niepłatnej nieobecności w pracy (art. 151 § 21 KP), – czy, a jeżeli tak, to w jakim stopniu, poprawia ochronę pracowników wymóg pisemności wniosków o zastosowanie systemów czasu pracy, o których mowa w art. 143 i 144 KP, skoro stosuje się je na podstawie umów o pracę, dla których i tak zastrzeżono formę pisemną, – jakie ratio legis stoi za utrzymywaniem wymogu pisemności zawiadomienia związku o zamiarze wypowiedzenia (art. 38 § 1 KP), skoro kilkanaście przepisów nadal nie ma takiego wymogu w odniesieniu do zawiadomienia o zamiarze rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 52 § 3 i art. 53 § 4 KP), przy której to formie rozwiązania stopień zagrożenia interesów pracowniczych jest nieporównywalnie większy.
Takie pytania można oczywiście mnożyć, ale nie o to chodzi – to tylko felieton. Ma swoje prawa i ograniczoną objętość. Wiara w zbawczą i ochronną rolę formy pisemnej w celu dokumentowania różnych, czasami nawet najbardziej banalnych zdarzeń, jest w mojej ocenie nieuzasadniona. Jeżeli pracodawcy nadużywają swojej przewagi i łamią prawa pracownicze, to wymóg formy pisemnej jakościowo nic nie zmienia. Pewnie każdy praktyk słyszał o przypadkach, gdy popadający w tarapaty finansowe pracodawca prosił (faktycznie nakazywał) pracowników o złożenie pisemnych wniosków o udzielenie urlopów bezpłatnych, a ci karnie spełniali to oczekiwanie w trosce o zachowanie miejsc pracy. Wymóg formy pisemnej nie zapobiega takiemu „rozbójnictwu”, lecz jedynie zmienia jego formę. Przydałoby się przewietrzenie Kodeksu pracy w zakresie form komunikowania się i dokumentowania różnych zdarzeń w okresie zatrudnienia. Przypadkowość regulacji tych form jest źródłem monstrualnej biurokracji, z której, śmiem twierdzić, nie zdaje sobie sprawy większość małych i średnich pracodawców. Komunikują się e-mailowo ze swoimi pracownikami i do głowy im nie przyjdzie, że np. wniosek pracownika o ustalenie mu w danym miesiącu indywidualnego rozkładu czasu pracy (np. w związku z sytuacją rodzinną) wymaga formy pisemnej. Czy dopuszczenie formy elektronicznej rozkładu czasu pracy jest wynikiem głębszej refleksji czy też przypadkiem? Forma elektroniczna daje większe możliwości nadużyć w tej istotnej dla pracownika sprawie (np. nanoszenie zmian bez pozostawiania śladów), a mimo to zgodzono się nią. Nie znając kulisów tworzenia art. 129 § 3 KP, mogę tylko wyrazić nadzieję, że to nie przypadek i że uznanie, iż w procesach komunikacji i dokumentowania różnych zdarzeń doszło do technologicznej rewolucji, jest tylko kwestią czasu. To jednak tylko nadzieja połączona z obawą, żeby z tym odbiurokratyzowywaniem nie wyszło tak, jak w niedalekiej przeszłości z nowelizacją kodeksowych regulacji o świadectwach pracy przy terminowych umowach o pracę. Miało być prościej i wygodniej, a wyszło wprost przeciwnie. Komentarze do art. 97 KP tej noweli raczej zdawkowe i czysto informacyjne – systematycznie zwiększają swoją objętość, a problematyka zasad wydawania świadectw stała się prawdziwym wyzwaniem dla doktryny prawa pracy. * Autor kilkudziesięciu publikacji z zakresu prawa pracy, wykładowca Akademii im. L. Koźmińskiego w Warszawie, prezes firmy konsultingowej.

1 Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.