Zmiany w prawie

A A A

Całkowita elektronizacja zwolnień lekarskich

Od 1.12.2018 r. lekarze wystawiają już co do zasady tylko elektroniczne zwolnienia lekarskie (L4) zwane e-ZLA. Jest to ułatwienie nie tylko dla pracodawców, ZUS, ale także dla pracowników. Nowe zwolnienia pracodawca otrzymuje na swój profil założony na platformie PUE ZUS. Obowiązek założenia profilu spoczywa na każdym pracodawcy, który zatrudnia więcej niż pięciu pracowników. W przypadku zatrudnienia poniżej pięciu osób pracodawca może założyć konto dobrowolnie. Jeżeli tego nie zrobi, to pracownik będzie zobowiązany dostarczyć pracodawcy wydruk elektronicznego zwolnienia lekarskiego w ciągu siedmiu dni od dnia jego wystawienia.

 

Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych i dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej

Od 1.1.2019 r. wchodzi w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Od tego dnia będzie obowiązywać skrócony do 10 lat okres przechowywania akt osobowych pracowników. Zmiana nie obejmie jednak wszystkich pracowników. Ponadto okres ten będzie mógł ulegać przedłużeniu. Po 1.1.2019 r. ustalenie okresu przechowywania akt osobowych zależeć będzie od daty nawiązania stosunku pracy z pracownikiem. Będzie można wyróżnić:

1) pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed 31.12.1998 r. – w ich przypadku będzie obowiązywać dotychczasowy okres przechowywania, tj. 50 lat;

2) pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 31.12.1998 r., a przed 1.1.2019 r. – również będzie obowiązywać dotychczasowy okres przechowywania, tj. 50 lat, z możliwością jednak skrócenia do 10 lat, jeżeli pracodawca złoży do ZUS za ubezpieczonych tzw. raporty informacyjne zawierające m.in. dane dotyczące wypłaconego przychodu;

3) pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 1.1.2019 r. – okres przechowywania będzie wynosił 10 lat; okres ten będzie jednak mógł ulegać przedłużeniu, np. gdy przechowywana dokumentacja pracownicza stanowi dowód w postępowaniu.

 

Warto również zwrócić uwagę, iż skrócenie okresu przechowywania akt osobowych nie będzie dotyczyć pracowników wykonujących prace górnicze oraz prace równorzędne z pracą górniczą. W przypadku tej grupy pracowników akta osobowe nadal będą musiały być przechowywane przez okres 50 lat.

Ponadto do istotnych zmian w zakresie dokumentacji pracowniczej należy zaliczyć m.in. wprowadzenie możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej.

Projektowana zmiana zakłada, że od 1.1.2019 r. pracodawcy będą mogli prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe jak dotychczas w formie papierowej albo przejść na formę elektroniczną. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wymagać będzie wykorzystania systemu teleinformatycznego, który zapewni jej prawidłowe przechowywanie.

W sytuacji kiedy pracodawca zdecyduje się przejść na elektroniczną formę przechowywania dokumentacji pracowniczej, będzie musiał wykonać skan lub w inny sposób odwzorować dany dokument papierowy, a następnie opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez niego osoby, w celu potwierdzenia zgodności cyfrowej kopii z odwzorowywanym dokumentem papierowym.

Pracodawca będzie obowiązany poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz dać im możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej w formie papierowej w terminie 30 dni od przekazania informacji.

 

Zasady udzielania związkowcowi zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy oraz urlopu bezpłatnego

Od 1.1.2019 r. wejdą w życie przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie trybu udzielenia i korzystania ze zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej przysługującego osobie wykonującej pracę zarobkową, sposobu ustalenia wysokości wynagrodzenia albo świadczenia pieniężnego przysługującego osobie w okresie zwolnienia od pracy oraz wynikających z tego tytułu uprawnień i świadczeń oraz rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie trybu udzielania urlopu bezpłatnego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy oraz sposobu postępowania w przypadku wygaśnięcia mandatu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej przez pracownika korzystającego z urlopu bezpłatnego

W związku z rozszerzeniem prawa koalicji związkowej od 1.1.2019 r. na nowe podmioty (osoby zatrudnione m.in. na umowach cywilnoprawnych) zaistniała konieczność odpowiedniego dostosowania przepisów aktów wykonawczych. W powołanych rozporządzeniach zmieniono przede wszystkim aparat pojęciowy. Ponadto doprecyzowano zasady udzielania zwolnień od pracy oraz sposób ustalenia wysokości wynagrodzenia albo świadczenia pieniężnego przysługującego w okresie zwolnienia od pracy, a także tryb udzielenia urlopu bezpłatnego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy (w tym termin na złożenie wniosku, podmiot uprawniony do złożenia takiego wniosku), jak również sposób postępowania w przypadku wygaśnięcia mandatu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej przez pracownika korzystającego z urlopu bezpłatnego.

 

Zmiany w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy

Prezydent podpisał 29.11.2018 r. ustawę o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Nowelizacja nakłada obowiązek składania pisemnych oświadczeń przez pracowników PIP o zatrudnieniu ich członków rodzin w kontrolowanych firmach. Obowiązek dotyczy pracowników PIP wykonujących lub nadzorujących czynności kontrolne. Takie oświadczenie powinno być złożone w terminie 30 dni od zatrudnienia w Państwowej Inspekcji Pracy. Pracownik PIP jest również zobowiązany do dokonania aktualizacji złożonego oświadczenia w terminie 30 dni od zaistnienia nowych okoliczności.

 


 

r.pr. Sandra Szybak-Bizacka,
prawnik w kancelarii Raczkowski Paruch

apl. radc. Kinga Polewka,
prawnik w kancelarii Raczkowski Paruch

Anna Chojnicka, prawnik w kancelarii Raczkowski Paruch

Ocena artykułu:
Oceniono 0 razy
Oceniłeś już ten artykuł.
Artykuł został oceniony.
Podziel się ze znajomymi
Artykuł:
Zmiany w prawie
Do:
Od:
Wiadomość:
Zaloguj się lub zarejestruj, aby dodać komentarz.
 
Wyrok V CSK 283/10
Obliczanie terminu przedawnienia roszczenia o zachowek
Zamów
 

Prenumerata

Moduł tematyczny