Ustawa z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.jedn.: Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335) ma charakter powszechny i uniwersalny w swej dziedzinie, gdyż wyłączenie jej stosowania, a ściślej zaniechanie odpisów może wynikać tylko z niezatrudniania pracowników. Dlatego stosowania tej ustawy nie wyłączają zmiany dotyczące pracodawcy, a szczególnie jego przekształcenie, likwidacja czy upadłość (zob. wyrok SN z 4.4.2008 r., I PK 243/07, MoPr Nr 7/2008 oraz wyrok SN z 2.9.1999 r., I PKN 242/99, PPiPS Nr 1/2001). Ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania jego środkami, przeznaczonymi na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Pod pojęciem „zasady gospodarowania” należy rozumieć tryb podejmowania decyzji w kwestii wydatkowania środków, ich gromadzenia oraz sposób przechowywania (zob. wyrok WSA w Warszawie z 11.10.2004 r., III SA 2275/03, niepubl.). Warto wskazać, że w pojęciu działalności socjalnej, która jest finansowana z środków funduszu, mieści się m.in.: działalność w postaci imprez masowych, takich jak pikniki, organizowanie wycieczek (zob. wyrok SN z 23.10.2008 r., II PK 74/08 niepubl.), zakup przez pracodawcę na rzecz pracowników artykułów cukierniczych czy też kwiatów z powodu różnego rodzaju okolicznościowych okazji (zob. wyrok NSA OZ we Wrocławiu z 9.1.2003 r., I SA/Wr 2206/00, niepubl.) oraz bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe (zob. wyrok NSA OZ w Lublinie z 13.6.2001 r., I SA/Lu 657/00, RPP Nr 4/2002).
Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjnoprawnych jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 20, 21 i 24–27 ustawy z 30.6.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104), tworzą fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z ustawowymi regułami na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Pracodawca nie ma obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zob. wyrok SN z 13.4.1999 r., I PKN 663/98, OSNP Nr 14/2000, poz. 534). Jednakże żądanie przekazania na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych odsetek od zaległych kwot może być uzasadnione z uwagi na szczególny interes i stać się przedmiotem zobowiązania ustanowionego przez kolegium arbitrażu społecznego (zob. postanowienie SN z 17.10.1996 r., KAS 2/96, OSNP Nr 10/1997, poz. 180).
Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (zob. wyrok SN z 23.10.2008 r., II PK 74/08, niepubl.). Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, z uwzględnieniem powyższego uregulowania, oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie zakładowej działalności socjalnej. Natomiast pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem, którego postanowienia muszą uwzględniać reguły ustawowe (zob. wyrok SN z 20.8.2001 r., I PKN 579/00, OSNP Nr 14/2003, poz. 331). Pracodawca taki nie może powoływać się na klauzule generalne określone w art. 8 KP (zob. wyrok SN z 25.8.2004 r., I PK 22/03, OSNP Nr 6/2005, poz. 80). Niezgodne z ustawą jest m.in. wydatkowanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zastosowaniem kryterium stażu pracy, bez uwzględnienia kryterium socjalnego (zob. wyrok SN z 16.8.2005 r., I PK 12/05, OSNP Nr 11–12/2006, poz. 182). Również zorganizowanie imprezy okolicznościowej (integracyjnej) dla wszystkich uprawnionych, bez uwzględniania ich sytuacji życiowej, stałoby w sprzeczności z warunkami, na jakich może być przyznawana pomoc z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Sytuacja taka byłaby sprzeczna z obowiązującymi przepisami prawa. Pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (zob. wyrok WSA w Warszawie z 13.2.2007 r., III SA/Wa 4283/06, MoPod Nr 10/2007). Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na fundusz, np. w sytuacji gdy pracodawca dysponuje środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych bez uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi (zob. wyrok SN z 19.11.1997 r., I PKN 373, OSNP Nr 17/1998, poz. 507).
Ten, kto będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. W takich sprawach orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Konkretne okoliczności faktyczne, leżące u podłoża działań podejmowanych niezgodnie z przepisami ustawy, powinny być brane pod uwagę przy ferowaniu orzeczeń o karze lub stosowaniu innych konstrukcji prawnych, nie mogą one jednak mieć wpływu na interpretację norm prawnych (zob. wyrok SN z 9.8.2002 r., V KKN 357/00, niepubl.).
