Zgodnie z art. 29 § 2 KP umowę o pracę zawiera się na piśmie. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli lub wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Zgodnie zaś z art. 781 § 2 KC oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. W praktyce jednak zdarza się, że warunki umowy zostają uzgodnione między stronami, ale z różnych względów nie dochodzi do sporządzenia umowy w formie pisemnej. Zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności zgodnie z art. 76 KC w zw. z 300 KP decyduje o tym, że forma szczególna czynności pracy ma jedynie znaczenie dowodowe (zob. wyrok SN z 17.11.2016 r., II PK 225/15; wyrok SN z 25.2.2009 r., II PK 176/08, niepubl.; wyrok SA w Poznaniu z 15.6.2000 r., III APa 31/00, orzeczenia.ms.gov.pl). Umowa o pracę zawarta w innej formie niż forma pisemna nie jest zatem nieważna i jest prawnie skuteczna (zob. wyrok SN z 20.6.2007 r., I BP 64/06, niepubl.). W rezultacie nawiązanie stosunku pracy wymagające zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika może nastąpić nie tylko przez wyraźne i ujęte w formie pisemnej oświadczenia woli, tak jak tego wymagają przepisy, ale także zawarcie umowy o pracę ustnie, a nawet przez złożenie oświadczeń dorozumianych, wynikających z zachowania stron poprzez faktyczne i rzeczywiste realizowanie elementów charakterystycznych dla stosunku pracy określonych w art. 22 KP (zob. wyrok SN z 5.10.2016 r., II PK 278/15; wyrok SN z 16.1.2013 r., II CSK 280/12; wyrok SN z 8.6.2010 r., I PK 16/10; wyrok SN z 12.1.2005 r., I PK 123/04, OSNP Nr 5/2005, poz. 231). Do skutecznego nawiązania stosunku pracy dochodzi także wtedy, gdy zawarta na piśmie umowa o pracę była nieważna np. z powodu wadliwej reprezentacji pracodawcy, jednakże pracownik został dopuszczony do wykonywania pracy i faktycznie ją wykonywał, a pracodawca pracę tę przyjmował (zob. postanowienie SN z 27.3.2019 r., II PK 50/18; wyrok SN z 17.02.2015 r., I UK 221/14; wyrok SN z 18.3.2015 r., III PK 116/14, OSNP Nr 1/2017, poz. 5; wyrok SN z 7.4.2009 r., I PK 215/08, OSNP Nr 23–24/2010, poz. 283; wyrok SN z 12.1.2005 r., I PK 123/04, OSNP Nr 18/2004, poz. 231; wyrok SN z 5.11.2003 r., I PK 633/02, OSNP Nr 20/2004, poz. 346). Nie chodzi przy tym o konwalidację pierwszej (nieważnej) umowy o pracę, ale o zawarcie w sposób dorozumiany nowej umowy. Ważność takiej umowy oraz ocena, czy została skutecznie zawarta, zależą od rozważenia okoliczności konkretnej sprawy w zakresie właściwej reprezentacji pracodawcy, celów, do jakich zmierzają strony zawieranej umowy (czy umowa nie zmierza do obejścia prawa) oraz zachowania elementów konstrukcyjnych właściwych dla stosunku pracy (zob. wyrok SN z 12.6.2006 r., I PK 277/05). Należy podkreślić, że przy ustaleniu istnienia stosunku pracy kluczowe znaczenie ma określenie przedmiotowo istotnych elementów czynności prawnej konstytuującej stosunek pracy, takich jak rodzaj pracy, miejsce pracy, wynagrodzenie i wymiar czasu pracy – art. 29 § 1 pkt 1–4 KP (zob. wyrok SN z 3.10.2018 r., II UK 275/17). Jednak okoliczność, że treść pisemnej umowy o pracę nie zawiera wszystkich uzgodnionych przez strony warunków nie oznacza, że umowa taka jest nieważna. Niepodanie w umowie wszystkich przesłanek określonych w art. 29 § 1 KP nie jest warunkiem ważności takiej umowy, a tym samym nie oznacza to, że na podstawie takiej „ułomnej” umowy stosunek pracy nie powstaje (zob. wyrok WSA w Łodzi z 19.10.2011 r., III SA/Łd 805/11, orzeczenia.nsa.gov.pl). W orzecznictwie przyjmuje się bowiem, że podjęcie pracy i jej wykonywanie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie bez zawarcia pisemnej umowy o pracę następuje, z zastrzeżeniem art. 18 § 1 KP, na warunkach uzgodnionych przez strony, a w zakresie, w którym do takich wyraźnych uzgodnień nie doszło, również z zastrzeżeniem art. 18 § 1 KP na warunkach oferowanych przez pracodawcę (zob. wyrok SN z 18.4.2001 r., I PKN 354/00, niepubl.).
Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, KP zobowiązuje pracodawcę, do potwierdzenia pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Potwierdzenie to musi zostać dokonane przed dopuszczeniem pracownika do pracy, pracodawca zaś, który go zaniecha, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika – art. 281 pkt 2 KP. W przypadku niepotwierdzenia przez pracodawcę na piśmie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, pracownikowi będzie służyć roszczenie o ustalenie na podstawie art. 189 KPC. Potwierdzenie nie jest przy tym oświadczeniem woli i nie tworzy nowego stanu prawnego. Jest to oświadczenie wiedzy pracodawcy twierdzącego, że warunki umowy są takie jak w potwierdzeniu (zob. wyrok SN z 25.2.2009 r., II PK 176/08, niepubl.).
Treść umowy o pracę może być określona nie tylko przez oświadczenia woli złożone przez strony przy zawieraniu umowy, ale także przez sposób jej wykonywania, a więc gdy konkludentnie strony uzewnętrznią wolę zmiany treści umownego stosunku pracy. Ustanowiony w art. 18 § 1 KP wymóg zgodności postanowień umów o pracę z przepisami prawa pracy pełni funkcję gwarancji nienaruszania umową standardów ustanowionych w tych przepisach, przy równoczesnej swobodzie stron w określeniu w umowie warunków zatrudnienia w sposób bardziej korzystny dla pracownika niż wynikający z norm prawa pracy. O ile zmiana przez pracodawcę warunków płacowych na niekorzyść pracownika wymaga wypowiedzenia, o tyle tryb wypowiedzenia nie jest konieczny w razie dokonania przez podmiot zatrudniający jednostronnej modyfikacji owych warunków na korzyść pracownika (zob. wyrok SN z 26.1.2017 r., II PK 333/15). Co do zasady można przyjąć, że wypłacanie pracownikowi przez dłuższy czas wynagrodzenia według zmienionych reguł stanowi dorozumianą zmianę warunków wynagradzania, ocena taka musi być jednak poprzedzona odpowiednio wnikliwymi i starannymi ustaleniami faktycznymi oraz analizą prawną uwzględniającą reguły składania oświadczeń woli (zob. wyrok SN z 11.12.2014 r., I PK 118/14). Wszelkie przekształcenia treści stosunku pracy (zarówno korzystne, jak i niekorzystne dla pracownika) mogą być natomiast dokonane w drodze porozumienia stron, które może być wyrażone przez każde zachowanie się stron, które ujawnia ich wolę w sposób dostateczny (zob. wyrok SN z 23.8.2007 r., I BP 6/07, niepubl.; wyrok SN z 20.8.1997 r., I PKN 232/97, OSNP Nr 10/1998, poz. 306). Jeśli zmiana warunków pracy i płacy nie następuje w trybie wypowiedzenia zmieniającego, dla którego art. 30 § 3 KP w zw. z art. 42 § 1 KP wymaga formy pisemnej ze skutkami przewidzianymi w art. 45 i n. KP, lecz za porozumieniem stron, to z mocy art. 29 § 4 KP modyfikacja ta powinna być potwierdzona na piśmie. Jednak zastrzeżona w tym przepisie forma pisemna również służy wyłącznie celom dowodowym (zob. wyrok SN z 27.7.2011 r., II PK 29/11; wyrok SN z 25.2.2009 r., II PK 176/08, niepubl.; wyrok SN z 22.2.2008 r., I PK 208/07, OSNP Nr 11–12/2009, poz. 134; wyrok SN z 5.7.2006 r., III PK 35/06).
Jednym z wymogów formalnych oświadczenia o rozwiązaniu lub wypowiedzeniu umowy o pracę jest konieczność zachowania formy pisemnej. Ma to szczególne znaczenie, w sytuacji gdy oświadczenie takie zgodnie z przepisami powinno zawierać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy, w orzecznictwie podkreśla się bowiem, że zasadność wypowiedzenia i zasadność roszczenia pracownika mogą być badane tylko w granicach przyczyny zawartej w oświadczeniu pozwanego pracodawcy, ponieważ ramy kognicji sądu pracy przy ocenie zasadności roszczenia opartego na art. 45 § 1 KP wyznacza treść pisemnego oświadczenia woli pracodawcy (zob. wyrok SN z 3.9.2013 r., I PK 37/13, OSNP Nr 11/2014, poz. 157). Także w tym przypadku, w orzecznictwie dopuszcza się skuteczność złożenia pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu z nim umowy o pracę w inny sposób niż przez doręczenie pisma podpisanego przez pracodawcę (zob. wyrok SN z 14.1.2011 r., II PK 157/10). Oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę może być wyrażone przez każde zachowanie ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości. Oświadczenie w takiej formie, np. ustnej, w rozmowie telefonicznej, nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa (zob. wyrok SN z 5.5.2016 r., II UK 280/15). Również doręczenie pracownikowi za pomocą faksu pisma pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę jest skuteczne i powoduje rozpoczęcie biegu terminu przewidzianego w art. 264 § 1 KP, pomimo że stanowi naruszenie art. 30 § 3 KP (zob. uchwała SN z 2.10.2002 r., III PZP 17/02, OSNP Nr 20/2003, poz. 481). Należy jednak podkreślić, że rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika jest jednostronnym oświadczeniem woli, które wywołuje skutek w chwili złożenia go pracownikowi w taki sposób, aby mógł zapoznać się z jego treścią. Dlatego też nie może być zastąpione przez samo tylko stwierdzenie rozwiązania stosunku pracy w doręczonym pracownikowi świadectwie pracy (zob. wyrok SN z 14.7.2016 r., II PK 186/15).
Wymienione w tekście orzeczenia SN bez podanego miejsca publikacji są dostępne na stronie internetowej: www.sn.pl
