RODO a nowy wzór protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy
Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy jest obecnie na etapie prac rządowych – opiniowania.
Zgodnie z nowym wzorem stanowiącym załącznik do rozporządzenia – wzór protokołu nie zmienia się co do meritum. Można natomiast zaobserwować zmiany w zakresie pozyskiwanych danych osobowych pracownika, który uległ wypadkowi i danych pracodawcy. Projekt rozporządzenia przewiduje m.in. usunięcie numeru identyfikacji podatkowej (NIP), miejsca urodzenia czy imienia ojca osoby poszkodowanej, a także usunięcie numeru identyfikacyjnego REGON pracodawcy. Pozostawiono natomiast miejsce na PESEL lub numer dowodu osobistego albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość poszkodowanego pracownika i pracodawcy, co ma umożliwić identyfikację obcokrajowców.
Projekt zakłada też rezygnację z obowiązku stosowania pieczęci pracodawcy wymaganej dotychczas we wzorze protokołu.
Zgodnie z uzasadnieniem do projektu – celem zmiany przepisów jest m.in. minimalizacja liczby przetwarzanych danych osobowych, które muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego co niezbędne do celów, dla których są przetwarzane.
Projekt zakłada, że formularze protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, sporządzone według dotychczasowego wzoru, mogą być stosowane do czasu wyczerpania ich zapasów, nie dłużej jednak niż do 31.1.22019 r.
Zasady odpowiedzialności podmiotów zbiorowych i przywrócenie do pracy jeszcze przed prawomocnym rozstrzygnięciem sprawy
Od 15 stycznia projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary i zmianie niektórych ustaw znajduje się na etapie konsultacji.
Projekt przewiduje ważne zmiany nie tylko w zakresie postępowań sądowych z zakresu prawa pracy, ale również z perspektywy compliance i HR.
Projekt przede wszystkim zmienia reżim odpowiedzialności karnej podmiotów zbiorowych. Projekt pozwoli na skazanie spółki za przestępstwo popełnione bezpośrednio w związku z jej działalnością, bez oczekiwania na skazanie sprawcy, a nawet w sytuacji gdy go nie wykryto. Dotychczas spółki mogły ponosić odpowiedzialność tylko za niektóre przestępstwa popełnione przez swoich reprezentantów – po prawomocnym uznaniu ich winy w procesie karnym.
Powyższe oznacza, że spółka będzie mogła ponieść odpowiedzialność także za przestępstwa przeciwko prawom pracownika czy przestępstwa związane z migracją pracowników, co dotychczas było niemożliwe. Ponadto projekt ustawy przewiduje również odpowiedzialność spółki za przestępstwa popełnione przez pracowników swoich kontrahentów lub dostawców.
Mając na uwadze powyższe, ważne będzie przeprowadzenie dogłębnego audytu przestrzegania prawa i reguł compliance u kontrahentów oraz firm współpracujących. Co więcej, takie regulacje w zakresie zarządzania zgodnością (compliance) będzie też musiał wprowadzić sam pracodawca.
Prokuratura będzie miała natomiast prawo kontrolować, czy w przypadku zgłoszenia podejrzenia nieprawidłowości przez pracownika lub inną osobę spółka przeprowadziła wewnętrzne śledztwo. Jeżeli takiego postępowania nie przeprowadzono, możliwe będzie podwyższenie kary finansowej, którą na mocy ustawy będzie można nałożyć na spółkę.
Projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych zakłada, że nowe regulacje wejdą w życie po upływie sześciu miesięcy od daty ogłoszenia ustawy. Niemniej jednak warto już teraz podjąć działania mające na celu przygotowanie do wdrożenia procedur compliance lub rozważyć dostosowanie obowiązujących zasad do nowych regulacji.
W zakresie zmian do postępowania sądowego w sprawach z zakresu prawa pracy warto natomiast zwrócić uwagę na poniższe.
Zgodnie z projektem, sąd może, na wniosek pracownika podlegającego szczególnej ochronie przed rozwiązaniem stosunku pracy, udzielić zabezpieczenia w toczącym się postępowaniu poprzez nakazanie pracodawcy dalszego zatrudniania pracownika aż do czasu prawomocnego zakończenia sprawy.
Udzielenie zabezpieczenia będzie możliwe na każdym etapie postępowania w sprawach, w których pracownik ten dochodzi uznania wypowiedzenia za bezskuteczne lub przywrócenia do pracy. Jest to nowa instytucja w postępowaniach związanych z zakresem prawa pracy.
Co istotne – podstawą do udzielenia zabezpieczenia będzie wyłącznie uprawdopodobnienie istnienia roszczenia. Sąd będzie mógł odmówić udzielenia zabezpieczenia, jeżeli roszczenie jest „mało prawdopodobne”.
Postanowienia o zabezpieczeniu będzie wzruszalne. Jeżeli pracodawca wykaże wysokie prawdopodobieństwo bezzasadności roszczenia, sąd uchyli swoje postanowienie.
Kolejna zmiana dotyczy już wszystkich pracowników (nie tylko tych podlegających szczególnej ochronie). Sąd w razie uznania wypowiedzenia za bezskuteczne lub w momencie kiedy wyda orzeczenie o przywróceniu do pracy, na wniosek pracownika, może w wyroku nałożyć na pracodawcę obowiązek dalszego zatrudnienia pracownika do czasu prawomocnego rozpoznania sprawy. Jest to nowość, gdyż dotychczas przepisy przewidywały taką możliwość wyłącznie w pierwszym przypadku – w razie uznania wypowiedzenia za bezskuteczne.
Zmiany z zakresu prawa pracy w związku z RODO
Prace nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 nadal trwają. 18 stycznia 2019 r. zostało wydane sprawozdanie podkomisji do rozpatrzenia rządowego projektu ustawy.
Projekt przewiduje wiele zmian nie tylko do Kodeksu pracy, w tym do nie tak dawno wprowadzonych przepisów dotyczących monitoringu, i zakłada, że monitoring nie będzie mógł obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
Projektowana zmiana dopuszcza też korzystanie ze zgody pracownika/kandydata do pracy przez pracodawców. Zgoda będzie mogła stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż enumeratywnie wymienione w przepisach. Dodatkowo, wszelkie szczególne kategorie (np. przekonania religijne, pochodzenie rasowe/etniczne) będą mogły być przetwarzane na podstawie zgody – jednak z pewnym istotnym zastrzeżeniem – wyłącznie w przypadku gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy pracownika lub kandydata do pracy.
Zgoda natomiast nie będzie mogła stanowić podstawy do przetwarzania danych dotyczących karalności. Informacje dotyczące wyroków skazujących i innych naruszeń mogą być przetwarzane przez pracodawców wyłącznie zgodnie z art. 10 RODO.
Projekt zakłada też zmiany w katalogu danych z art. 221 KP. Jeżeli projekt wejdzie w życie w obecnej formie, pracodawca będzie żądał od kandydatów danych takich jak np. dane kontaktowe dowolnie wskazane przez kandydata. Na pracodawcę będzie też nałożone ograniczenie co do niektórych danych z katalogu. Informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia będą mogły być żądane od kandydata, tylko wtedy gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
W momencie zatrudnienia kandydata, czyli już od swojego pracownika, pracodawcy będą mogli żądać dodatkowo informacji o adresie zamieszkania (jeżeli jako kandydat takiego nie podał), numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, a także innych danych osobowych pracownika i jego dzieci oraz innych członków rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Pracownik obligatoryjnie poda pracodawcy także informacje o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie). Projekt, który wyszedł spod prac podkomisji, zakłada dodatkowo obowiązek żądania od pracownika numeru rachunku bankowego, jeżeli nie został złożony wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Projekt reguluje też materię zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wszelkie dane przekazywane do pracodawcy w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu będą miały formę oświadczenia, a pracodawca będzie mógł żądać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Projekt wskazuje też (choć niejasno), przez jaki czas powinny być przechowywane przez pracodawcę otrzymane dane, i nakłada obowiązek sprawdzania, przynajmniej raz na rok, czy nadal istnieje niezbędność przechowywania zebranych danych.
- r.pr. Sandra Szybak-Bizacka, prawnik w biurze kancelarii Raczkowski Paruch w Katowicach
- apl. adw. Marta Zalewska, prawnik w kancelarii Raczkowski Paruch w Warszawie
- apl. radc. Kinga Polewka, prawnik w biurze kancelarii Raczkowski Paruch w Katowicach
