Zmiany do Kodeksu pracy w związku z RODO
Od 26.11.2018 r. projekt znajduje się w Sejmie i został skierowany do pierwszego czytania.
Przede wszystkim w dalszym ciągu zawiera zmiany do nie tak dawno uchwalonych przepisów dot. monitoringu w miejscu pracy i zakłada, że monitoring nie będzie mógł obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
Projektowana zmiana dopuszcza też korzystanie ze zgody pracownika/kandydata do pracy przez pracodawców. Zgoda obędzie mogła stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż enumeratywnie wymienione w przepisach. Dodatkowo, wszelkie szczególne kategorie (np. przekonania religijne, pochodzenie rasowe/etniczne) będą mogły być przetwarzane na podstawie zgody – jednak z pewnym istotnym zastrzeżeniem – wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy pracownika lub kandydata do pracy.
Zgoda natomiast nie będzie mogła stanowić podstawy do przetwarzania danych dotyczących karalności. Informacje dot. wyroków skazujących i innych naruszeń mogą być przetwarzane przez pracodawców wyłącznie zgodnie z art. 10 RODO.
W zakresie katalogu danych – jeżeli projekt wejdzie w życie w obecnej formie, pracodawca będzie żądał od kandydatów danych takich jak: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe dowolnie wskazane przez kandydata, a także informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca posiada jednak ograniczoną podstawę do żądania trzech ostatnich, tj. informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Żądanie okazania takich informacji będzie usprawiedliwione, tylko wtedy gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
W momencie zatrudnienia kandydata, czyli już od swoich pracowników, pracodawcy będą mogli żądać dodatkowo informacji o adresie zamieszkania (jeżeli jako kandydat takiego nie podał), numerze PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numerze dokumentu potwierdzającego tożsamość, a także innych danych osobowych pracownika, jego dzieci i innych członków rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Pracownik obligatoryjnie poda pracodawcy także informacje o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie).
Przywrócenie do pracy jeszcze przed prawomocnym rozstrzygnięciem sprawy
Projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary i zmianie niektórych ustaw znajduje się na etapie prac Rządu – Komisji Prawniczej.
Projekt ustawy zakłada m.in. wprowadzenie zmian do Kodeksu postępowania cywilnego dotyczących postępowania w sprawach z zakresu prawa pracy.
Zgodnie z projektem sąd w razie uznania wypowiedzenia za bezskuteczne lub orzekania o przywróceniu do pracy na wniosek pracownika może w wyroku nałożyć na pracodawcę obowiązek dalszego zatrudnienia pracownika do czasu prawomocnego rozpoznania sprawy.
Kolejną zmianą jest możliwość udzielenia zabezpieczenia przez sąd na wniosek pracownika podlegającego szczególnej ochronie przed rozwiązaniem stosunku pracy poprzez nakazanie dalszego zatrudniania go przez pracodawcę do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Udzielenie takiego zabezpieczenia będzie możliwe na każdym etapie postępowania w sprawach, w których pracownik ten dochodzi uznania wypowiedzenia za bezskuteczne lub przywrócenia do pracy.
Podstawą do udzielenia zabezpieczenia będzie wyłącznie uprawdopodobnienie istnienia roszczenia. Zgodnie z projektem sąd może odmówić udzielenia zabezpieczenia, jeżeli roszczenie jest „mało prawdopodobne”. Projekt przewiduje też możliwość dla sądu do uchylenia wydanego już postanowienia o zabezpieczeniu. Będzie się tak działo w przypadku, gdy pracodawca wykaże wysokie prawdopodobieństwo bezzasadności roszczenia.
Zmiany w dokumentacji pracowniczej
Ustawodawca zakłada, że rozporządzenie ma wejść w życie 1.1.2019 r. Natomiast projekt nadal znajduje się na etapie prac Rządowych – Komisji Prawniczej. Jednak już możemy zobaczyć ich efekty – projekt przeszedł kilka zmian w stosunku do uprzednio proponowanej wersji.
Wersja projektu z 22 października, dostosowana do uwag zgłoszonych w trakcie etapu opiniowania, zakładała przede wszystkim wydłużenie okresu na dostosowanie sposobu prowadzenia oraz warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do przepisów nowego rozporządzenia z początkowych sześciu miesięcy na 12 miesięcy. Takie dostosowanie miało obejmować dokumentację pracowników pozostających w stosunku pracy z pracodawcą w dniu wejścia w życie rozporządzenia. Jednakże, w najnowszej wersji projektu z 22 listopada, która trafiła do Komisji Prawniczej, konieczność dostosowania dokumentacji tychże pracowników, zgodnie z wymogami § 2–6 projektu, została wyłączona. Pracodawcy mogą dostosować dotychczas prowadzoną dokumentację, lecz nie muszą. Natomiast, dokumentacja prowadzona po 1.1.2019 r. będzie musiała spełniać wszystkie wymogi rozporządzenia.
W zakresie pracowników, którzy przed 1.1.2019 r. rozstali się z pracodawcą, pracodawca będzie zobowiązany do dostosowania jedynie warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji (tj. warunków zabezpieczających dokumentację w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych) w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie projektu rozporządzenia.
Projekt zakłada też, że w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, które następuje w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia (a dotychczasowy pracodawca nie dostosował w tym okresie sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji), nowy pracodawca dokonuje takiego dostosowania, w okresie 12 miesięcy od dnia przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę.
Projekt zakłada też wydłużenie terminu na przekazanie kopii dokumentacji pracownikowi lub byłemu pracownikowi przez pracodawcę z 14 na 30 dni. W trakcie opiniowania zgłaszane były uwagi, że pracodawcy zatrudniający kilkuset pracowników mogą mieć problemy z wypełnieniem obowiązku w tak krótkim terminie.
Aktualny pozostaje podział akt pracowniczych na 4 części. Co do zasady część A będzie dotyczyła dokumentacji związanej z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, część B będzie obejmowała oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a część C dokumentację dotyczącą wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Ustawodawca wprowadził nową część – w części D będą znajdowały się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Ministerstwo wskazuje, że wyodrębnienie nowej części D związanej z nakładaniem kar porządkowych na pracownika ma na celu przede wszystkim realizację prawa pracownika, wynikającego z Kodeksu pracy, do zatarcia udzielonej kary.
r. pr. Sandra Szybak-Bizacka,
prawnik w kancelarii Raczkowski Paruch
apl. adw. Marta Zalewska,
prawnik w kancelarii Raczkowski Paruch
