Przepisy zawarte w rozdziale II działu trzeciego KP dotyczące ochrony wynagrodzenia za pracę mają charakter norm bezwzględnie obowiązujących (zob. wyrok SN z 24.9.2003 r., I PK 324/02, OSNP Nr 18/2004, poz. 313; wyrok SN z 12.4.1996 r., I PRN 32/96, niepubl.). Wynagrodzenie za pracę podlega szczególnej ochronie, pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę, jego terminowe i prawidłowe wypłacanie jest zaś jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy.

 Jeśli pracodawca nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi, bezpodstawnie obniża jego wysokość albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń, wówczas może zostać ukarany karą grzywny od tysiąca zł do 30 000 zł, a nawet narazić się na odpowiedzialność karną i zostać ukarany ograniczeniem wolności lub pozbawieniem wolności do dwóch lat. W orzecznictwie podkreśla się, że wynagrodzenie za pracę oznacza całość należnej na podstawie przepisów płacowych i umowy o pracę zapłaty za pracę, obejmując także część, którą pracodawca odlicza jako składki na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy. To, że nie są one fizycznie wypłacane pracownikowi, lecz przekazywane odpowiednim organom jako zaliczki i składki, jest w tym wypadku wymaganym przez prawo sposobem realizacji obowiązku zapłaty pracownikowi części wynagrodzenia. Skoro pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w kwocie brutto, to ochrona wynagrodzenia za pracę odnosi się do całej tak rozumianej zapłaty (zob. wyrok SN z 9.7.2014 r., I PK 250/13, OSNP Nr 12/2015, poz. 161). W rezultacie należy uznać, że należne wynagrodzenie jest to stan obiektywny w tym sensie, że wpływ na ustalenie wysokości i wymagalności wynagrodzenia mogą mieć tylko konkretne okoliczności wynikające z przepisów prawa pracy. Dlatego organy inspekcji pracy, jako powołane do czuwania nad przestrzeganiem prawa pracy, nie mogą zaniechać ustalenia, z jakich powodów pracodawca wstrzymał wypłatę wynagrodzenia i czy ma to uzasadnione podstawy w świetle obowiązujących przepisów (zob. wyrok NSA z 17.2.2016 r., I OSK 2481/14; wyrok NSA z 4.1.2010 r., I OSK 791/09, Legalis; wyrok NSA z 7.7.2009 r., I OSK 1194/08, Legalis; wyrok NSA z 13.7.2006 r., I OSK 1400/2005, Legalis). Przyjmuje się również, że także inne świadczenia korzystają z takiej samej ochrony przed potrąceniami jak wynagrodzenie za pracę, w tym: ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (zob. wyrok SN z 29.1.2007 r., II PK 181/06, Legalis), odprawa z tytułu zwolnienia z pracy z przyczyn dotyczących pracodawcy (zob. wyrok SN z 14.11.1996 r., I PKN 3/96, OSNAPiUS Nr 11/1997, poz. 193), świadczenia finansowe należne pracownikowi w związku z rozwiązaniem stosunku pracy wobec przejścia na emeryturę, w tym odprawa emerytalna i nagroda jubileuszowa (zob. wyroku SN z 19.2.2004 r., I PK 217/03, Legalis; wyrok SA w Gdańsku z 29.8.1994 r., III APr 44/94, OSA Nr 10/1994, poz. 79).

Zgodnie z art. 87 KP bez zgody pracownika z wynagrodzenia mogą być potrącane jedynie wskazane w tych przepisach należności, przy czym ustawodawca szczegółowo określił kolejność, w jakiej mają być potrącane, zastrzegając jednocześnie w art. 87¹ § 1 KP kwoty wolne od potrąceń. Należności inne niż wymienione w art. 87 KP mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie, przy czym również w tym przypadku potrącenie jest możliwe jedynie w ściśle określonych granicach powiązanych z kwotami ustalonymi w art. w art. 87¹ § 1 KP. Z uwagi na pandemię, w art. 52 ustawy z 14.5.2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. poz. 875 ze zm.) ustawodawca zdecydował o zwiększeniu wolnych od potrąceń kwot wynagrodzenia za pracę określonych w art. 87¹ § 1 KP, o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ma na utrzymaniu, jeżeli z powodu podjętych na terytorium RP działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu. Regulacja ta znajduje również zastosowanie do potrąceń za zgodą pracownika na podstawie art. 91 KP.

Zgoda pracownika na potrącanie z jego wynagrodzenia innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 KP wymaga formy pisemnej, ustne lub dorozumiane wyrażenie takiej zgody jest nieważne na podstawie art. 58 § 1 KC w zw. z art. 91 i 300 KP (zob. wyrok SN z 1.10.1998 r., I PKN 366/98, OSNP Nr 21/1999, poz. 684). Pracownik, wyrażając zgodę na potrącenia, może określić ich wielkość procentowo lub kwotowo, przy czym zgoda ta jest skuteczna tylko do wysokości kwot wolnych od potrąceń (zob. wyrok NSA z 21.12.2005 r., I OSK 461/05, Legalis). Potrącenie takie może zostać dokonane na rzecz osób trzecich lub na rzecz pracodawcy np. składki na grupowe ubezpieczenie na życie pracownika, wpłaty do zakładowej kasy zapomogowo-pożyczkowej, opłaty czy dopłaty za korzystanie przez pracownika z różnych benefitów oferowanych przez zakład pracy. Również pracodawca, któremu pracownik wyrządził szkodę bądź nie wyliczył się w pełni z powierzonego mu mienia, nie może według własnego uznania potrącić tych należności z wynagrodzenia za pracę pracownika, jeżeli nie uzyskał tytułu wykonawczego na potrącenie należności w związku z poniesioną szkodą lub nie uzyskał pisemnej zgody pracownika na dokonanie potrącenia (zob. wyrok NSA z 2.8.2016 r., I OSK 467/15, Legalis).

W orzecznictwie podkreśla się, że potrącić na podstawie art. 91 KP z wynagrodzenia za pracę za zgodą pracownika można tylko ściśle oznaczoną kwotę pieniężną, która jest znana pracownikowi na etapie wyrażania pisemnej zgody. Pracownik musi więc objąć swoją wolą wyrażaną na piśmie konkretną kwotę, która powstała, została jednoznacznie ustalona i zakomunikowana mu, zanim dojedzie do wyrażenia zgody (zob. wyrok NSA z 16.7.2020 r., I OSK 3015/19, Legalis). Nieważne jest wyrażenie zgody bez świadomości wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności, wobec czego zgoda pracownika, o jakiej mowa w art. 91 KP, nie może być „blankietowa”, czyli dokonana bez odniesienia się do konkretnej, znanej już należności oraz do skonkretyzowanej kwoty (wyrok SN z 5.05.2004 r., I PK 529/03, MoPr-wkł. Nr 1/2005, s. 4). Dlatego nieważne jest wyrażenie przez pracownika, na podstawie art. 91 KP, w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej, zgody na potrącenie przez pracodawcę z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości (zob. wyrok SN z 20.6.2001 r., I PKN 516/00, Legalis; uchwała SN z 4.10.1994 r., I PZP 41/94, OSNP Nr 5/1995, poz. 63). Również złożenie przez pracownika podpisu na nocie księgowej, obejmującej rozliczenie niedoboru bez zawarcia sformułowania wyrażenia zgody na potrącenie zawartej w niej kwoty z wynagrodzenia, nie spełnia przesłanki z art. 91 KP (zob. wyrok NSA z 21.12.2005 r., I OSK 461/05, Legalis). Nieskuteczna jest zgoda pracownika na określone zasady wyliczenia należności w przyszłości, jeżeli w chwili jej wyrażania nie jest znana pracownikowi dokładna kwota, która powstanie w przyszłości, co dotyczy np. uzgodnienia między stronami stosunku pracy zasad płatności pracownika za używanie samochodu do celów prywatnych w przyszłości. Przyjęte rozumienie spornego przepisu pozostaje w związku z funkcją, jaką spełnia wynagrodzenie w życiu pracownika i jego rodziny. Służy ono bowiem zaspokajaniu jego podstawowych potrzeb socjalnych. Stąd też pracownik wyrazić może zgodę na dobrowolne potrącenie należności do takiej wysokości, która pozwoli mu z pozostałej części (lub posiadanych oszczędności) utrzymać się do wypłaty wynagrodzenia za kolejny okres pracy (zob. wyrok NSA z 16.7.2020 r., I OSK 3015/19, Legalis).

W orzecznictwie dopuszczono możliwość skutecznego wyrażenia przez pracownika zgody niejako ex post, czyli na potrącenie już dokonane, gdy ma tego świadomość, a mimo to zgadza się na potrącenie, ponieważ uznaje dług. Sąd Najwyższy stwierdził bowiem, że w istocie potrącenie z art. 91 KP polega na zawarciu pisemnej umowy między pracownikiem a pracodawcą o potrąceniu określonej wierzytelności przysługującej pracodawcy z wynagrodzenia pracownika. Skoro taka umowa o potrąceniu nie została poddana szczególnym ograniczeniom prawnym, to można bronić poglądu, że ma do niej zastosowanie zasada swobody umów – art. 353¹ KC. Jeżeli tak, to nie można wykluczyć wykładni, że pracownik może wyrazić zgodę na potrącenie już po jego dokonaniu, gdy ma świadomość dokonania potrącenia, a mimo to wyraża na nie zgodę, gdyż uznaje swój dług i kieruje się usprawiedliwionymi przesłankami, np. chce uniknąć procesu o zasądzenie tej należności (zob. wyrok z 3.8.2012 r., I BP 2/12, OSNP Nr 15–16/2013, poz. 174).

Odmowa pracownika wyrażenia zgody na dokonanie potrąceń wierzytelności pracodawcy z wynagrodzenia za pracę nie może być uznana za działanie sprzeczne z zasadami współżycia społecznego (art. 8 KP), szczególnie wówczas, gdy wątpliwe i sporne jest istnienie tej wierzytelności (zob. wyrok NSA z 21.12.2005 r., I OSK 461/05, Legalis; wyrok SN z 14.2.2002 r., I PKN 889/00, OSNP-wkł. Nr 22/2002, poz. 8; wyrok SN z 14.10.1997 r., I PKN 319/97, OSNP Nr 15/1998, poz. 450). Jest jednak sprzeczna z zasadami współżycia społecznego odmowa wyrażenia zgody na potrącenie z wynagrodzenia za pracę przez pracownika, który pobrał inne nienależne mu świadczenia (zob. wyrok WSA w Poznaniu z 8.4.2010 r., IV SA/Po 912/09, Legalis).