Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Informacja w administracji publicznej | 02/2015
Urszula Winkowska-Zakrzewska

Jednostka organizuje szkolenie, które prowadzi trener z zewnętrznej firmy. Na szkoleniu uczestnicy podpisują listę obecności, na której znajduje się również pole o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych o treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji ww. szkolenia (zgodnie z ustawą z 29.8.1997 r. o ochronie danych osobowych – Dz.U. z 1997 r. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.)”. Tematyka szkolenia jest ściśle związana z zakresem obowiązków pracownika i jest elementem podnoszenia jego kwalifikacji. Pracodawca uzależnia wydanie zaświadczenia o ukończeniu szkolenia od wyrażenia ww. zgody. Czy tak można?”

Odpowiedź

Pracodawca nie powinien uzależniać wydania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia przez pracownika od podpisania przez niego oświadczenia o wyrażaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Z przedstawionego pytania wnioskuję, że jednostka organizuje szkolenia obowiązkowe dla pracowników związane z podnoszeniem ich kwalifikacji zawodowych. W celu przeprowadzenia szkolenia jednostka podpisała stosowaną umowę z wyspecjalizowaną firmą. W trakcie szkolenia pracownicy zobowiązani są do podpisania listy obecności oraz wyrażenia zgody na przetwarzanie ich danych osobowych w celu realizacji przedmiotowego szkolenia. Rozumiem, że pracodawca żąda od pracowników zgody na przetwarzanie danych osobowych z powodu zgłoszenia takiego żądania ze strony firmy przeprowadzającej szkolenie. Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy z 29.8.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1180 ze zm.; dalej: OchrDanychU), przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych; 2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa; 3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą; 4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego; 5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Należy zauważyć, że w celu przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami prawa niezbędne jest spełnienie jednego z pięciu warunków uregulowanych w art. 23 ust. 1 Ochr­DanychU.

Ważne

Natomiast w myśl art. 23 ust. 1 pkt 3 tej ustawy, przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.

W tym przypadku Ochr­DanychU nie nakłada obowiązku uzyskania dodatkowej zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji zapisów umowy. Tym samym w mojej ocenie przedsiębiorca nie ma obowiązku żądania popisania dodatkowego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów realizacji umowy, gdyż z samego faktu zawarcia umowy przedsiębiorca (w celu jej realizacji) może przetwarzać dane klienta. Natomiast jeśliby dane te miały być wykorzystywane do innych celów niż realizacja umowy (np. w celach marketingowych), wówczas niezbędna byłaby zgoda klienta na przetwarzanie jego danych. Przy czym osoba wyrażająca zgodę powinna dokładnie wiedzieć, w jakim celu oraz w jakim zakresie dane te będą przetwarzane. W mojej ocenie firma wykonująca usługę szkoleniową nie musi żądać od pracowników jednostki podpisania zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu wykonania umowy (tj. przeprowadzenia szkolenia), gdyż przepis art. 23 ust. 1 pkt 3 Ochr­DanychU dopuszcza przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji umowy bez dodatkowej zgody klienta (niemniej moim zdaniem firma może prosić osoby szkolone o podpisanie dodatkowej zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji umowy, choć nie jest to konieczne). Natomiast jeżeli chodzi o uzależnienie wydania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia od zgody pracownika na przetwarzanie danych osobowych należy zauważyć, że w literaturze jest podkreślane, że oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych musi być złożone dobrowolnie. Nie można zatem nikogo zmusić do podpisania takiego oświadczenia. Ponadto należy również pamiętać, że samo podpisanie umowy daje uprawnienie do przetwarzania danych osobowych w celu jej realizacji. W mojej ocenie pracodawca nie powinien uzależniać wydania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia przez pracownika od podpisania przez niego oświadczenia o wyrażaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Podstawa prawna
  • art. 23 ust. 1 ustawy z 29.8.1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.)