Regulamin wewnętrzny określający tryb postępowania z wnioskiem o udzielenie informacji publicznej

- wzór dokumentu

Informacja w administracji publicznej | 01/2015
Barbara Pietrzak

Instytucja dostępu do informacji publicznej zyskuje na znaczeniu, co przejawia się we wzroście liczby składanych wniosków. Jednostki sektora finansów publicznych są zobowiązane do udostępnienia informacji, co do zasady, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku. Krótkie terminy wymuszają na organach sprawne rozpatrywania spraw z zakresu dostępu do informacji publicznej, a ograniczenie stosowania KPA może powodować wątpliwości w sytuacjach, gdy organ np. nie posiada żądanej informacji bądź zamierza naliczyć opłatę. W celu ujednolicenia i usprawnienia podejmowanych działań warto w jednostkach sektora finansów publicznych, a także innych podmiotach zobowiązanych wprowadzić regulamin postępowania z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej.

Podmioty, określone w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy z 6.9.2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 782 ze zm.); dalej DostInfPubU, zobligowane są do rozpoznania wniosku o udostępnienie informacji w trybie i na zasadach określonych ustawą. Realizacja wniosku o udostępnienie informacji publicznej polega na czynności materialno-technicznej udzielenia żądanej informacji, wydaniu jednej z decyzji przewidzianych w ustawie bądź na wystosowaniu do strony wnioskującej pisma informującego, że podmiot nie dysponuje tą informacją lub nie ma ona przymiotu informacji publicznej albo informacja została udostępniona w BIP.

Podmiot zobowiązany powinien zrealizować wniosek w terminie 14 dni od dnia jego złożenia przy czym termin ten może zostać wydłużony do 2 miesięcy. Niepodjęcie przez organ, we wskazanym czasie, określonych czynności naraża go na zarzut bezczynności.

Sąd administracyjny uwzględniając skargę na bezczynność, zobowiązuje organ do rozpoznania wniosku w określonym terminie, oraz rozstrzyga czy bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Ponadto sąd, działając z urzędu lub na wniosek, może orzec o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości do dziesięciokrotności przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie odrębnych przepisów. Z powyższych względów podmioty zobowiązane powinny organizować pracę tak, aby uniknąć niekorzystnych rozstrzygnięć sądów administracyjnych uwzględniających skargi na bezczynność i związanych z nimi sankcji finansowych.

Regulamin wewnętrzny w sprawie trybu postępowania z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej[1]


§ 1

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) Urzędzie – rozumie się przez to Urząd XXX;

2) BIP – rozumie się przez to Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu XXX;

3) komórce organizacyjnej – rozumie się przez to departamenty, biura, wydziały, referaty oraz inne równorzędne komórki organizacyjne Urzędu[2];

4) komórce merytorycznej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną, której zakresu zadań dotyczy informacja będąca przedmiotem wniosku;

5) Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin;

6) Rejestrze – rozumie się przez to Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej;

7) Wydziale Organizacyjnym – rozumie się przez to Wydział Organizacyjny Urzędu XXX;

8) wniosku – rozumie się przez to wniosek o udostępnienie informacji publicznej;

9) ustawie – rozumie się przez to ustawę z 6.9.2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 782 ze zm.).

§ 2

1. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w BIP[3], jest udostępniana na wniosek.

2. Jeżeli wnioskowana informacja została udostępniona w BIP, informuje się o tym wnioskodawcę, w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, wskazując jednocześnie dokładny adres strony internetowej BIP zawierającej wnioskowaną informację.

3. Jeżeli informacja, która nie została opublikowana w BIP, może zostać udostępniona niezwłocznie, udostępnia się ją bez pisemnego wniosku.

4. Informacja publiczna, która nie została opublikowana w BIP oraz nie może być udostępniona niezwłocznie, jest udostępniana na pisemny wniosek bądź na wniosek złożony ustnie do protokołu. Za wniosek pisemny uznaje się w szczególności wniosek w formie papierowej, przesłanie zapytania pocztą elektroniczną[4] lub za pośrednictwem formularza elektronicznego zamieszczonego w BIP, na stronach internetowych Urzędu lub na platformie ePUAP.

5. Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w terminie 14 dni, powiadamia się w tym terminie wnioskodawcę o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim informacja zostanie udostępniona, nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.

§ 3

1. Wydział Organizacyjny prowadzi Rejestr.

2. Komórka organizacyjna, do której wpłynął wniosek, przesyła jego kopię w formie elektronicznej do Wydziału Organizacyjnego najpóźniej następnego dnia roboczego po jego otrzymaniu, w celu zarejestrowania.

3. Jeżeli wniosek wpłynął do komórki merytorycznej właściwej co do całości zakresu żądanej informacji, komórka ta jest zobowiązana do jego rozpoznania.

4. Komórka organizacyjna, do której wpłynął wniosek, a która nie jest komórką merytoryczną właściwą, najpóźniej następnego dnia roboczego po otrzymaniu wniosku ustala z Wydziałem Organizacyjnym komórki merytoryczne oraz przekazuje im wniosek.

5. Komórka organizacyjna, do której wpłynął wniosek, a która jest merytorycznie właściwa do jego rozpoznania jedynie w części, najpóźniej następnego dnia roboczego po otrzymaniu wniosku ustala z Wydziałem Organizacyjnym komórki merytoryczne właściwe do rozpoznania wniosku w pozostałym zakresie oraz przekazuje im kopie wniosku.

6. Gdy zakres żądanej informacji obejmuje właściwość dwóch lub więcej komórek organizacyjnych, każda z nich rozpoznaje wniosek w zakresie swojej właściwości.

§ 4

1. Komórki merytoryczne dokonują analizy wniosku, żądanych w nim informacji lub dokumentów, w szczególności w celu ustalenia, czy stanowią one informację publiczną w rozumieniu ustawy oraz czy nie zachodzą przesłanki do odmowy udostępnienia informacji publicznej.

2. Jeżeli żądana informacja stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy oraz nie zachodzą przesłanki do odmowy jej udostępnienia, to:

1) w sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 3, komórka merytoryczna udostępnia informację wnioskodawcy w sposób i w formie wskazanych we wniosku[5], przekazując kopię udzielonej odpowiedzi, w formie elektronicznej, Wydziałowi Organizacyjnemu;

2) w sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 6, Wydział Organizacyjny, zależnie od okoliczności:

a) zbiera informacje od komórek merytorycznych oraz udostępnia je wnioskodawcy albo

b) wyznacza spośród komórek merytorycznych, komórkę odpowiedzialną za realizację wniosku w sposób określony w lit. a; pkt 1 stosuje się odpowiednio.

3. Jeżeli wnioskodawca żąda udostępnienia informacji na elektronicznym nośniku danych, informacje udostępnia się na nośniku pochodzącym z zasobów Urzędu[6]. Do kosztów nośnika stosuje się § 6.

§ 5

1. W przypadku gdy:

1) żądana informacja nie stanowi informacji publicznej w rozumieniu ustawy, albo

2) w Urzędzie brak jest wnioskowanej informacji, albo

3) zachodzi brak możliwości udostępnienia informacji, określony w art. 14 ustawy, należy, w terminie, o którym mowa w § 2 ust. 5, powiadomić o tym wnioskodawcę[7].

2. Powiadomienia dokonuje:

1) w sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 3 – komórka merytoryczna;

2) w sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 6 – Wydział Organizacyjny bądź komórka merytoryczna wyznaczona zgodnie z § 4 ust. 2 pkt 2 lit. b.

3. W przypadku określonym w ust. 1 pkt 3 powiadomienie powinno mieć formę pisemną oraz zawierać informację o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem, sposobie lub formie, w jakiej informacja może być udostępniona niezwłocznie, treści art. 14 ust. 2 zd. 2 ustawy.

§ 6

1. Gdy w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek komórka merytoryczna ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, może ona pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom.

2. Opłata jest ustalana indywidualnie i musi odpowiadać rzeczywistym kosztom udostępnienia informacji wynikającym z realizacji danego wniosku[8].

3. Nie pobiera się opłaty, jeżeli jej wysokość nie przekracza kwoty 5 zł[9].

4. Komórka merytoryczna informuje Wydział Organizacyjny o zamiarze naliczenia opłaty. Wydział Organizacyjny opiniuje pisemnie zasadność pobrania opłaty i jej wysokość ze szczególnym uwzględnieniem konieczności zapewnienia równego traktowania wnioskodawców. Opinia Wydziału Organizacyjnego jest dla komórek merytorycznych wiążąca.

5. Komórka merytoryczna powiadamia wnioskodawcę o wysokości opłaty, w terminie i na zasadach przewidzianych w art. 15 ust. 2 ustawy. Powiadomienie zawiera informację o wysokości opłaty, sposobie jej wyliczenia, możliwości dokonania zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofania wniosku, w terminie 14 dni od dnia doręczenia powiadomienia, numerze rachunku bankowego Urzędu oraz adresach kas Urzędu.

6. W sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 6, komórki merytoryczne wspólnie ustalają wysokość opłaty oraz przygotowują projekt powiadomienia. Korespondencję z wnioskodawcą prowadzi Wydział Organizacyjny bądź komórka organizacyjna wyznaczona zgodnie z § 4 ust. 2 pkt 2 lit. b.

7. Po upływie 14 dni od dnia doręczenia powiadomienia, o ile wnioskodawca nie dokona zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo nie wycofa wniosku, informację udostępnia się w sposób i w formie wskazanych pierwotnie we wniosku[10].

8. W przypadku nieuiszczenia opłaty przez wnioskodawcę, podlega ona ściągnięciu w trybie przepisów o egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych[11].

§ 7

1. Jeżeli żądana informacja ma charakter informacji przetworzonej w rozumieniu ustawy, komórka merytoryczna wzywa wnioskodawcę do wskazania powodów, dla których spełnienie jego żądania będzie szczególnie istotne dla interesu publicznego. W wezwaniu określa się termin na zajęcie stanowiska przez wnioskodawcę[12]. § 6 ust. 6 stosuje się odpowiednio.

2. Jeżeli we wniosku wykazano, że udostępnienie informacji jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, ust. 1 nie stosuje się.

3. Po udzieleniu przez wnioskodawcę odpowiedzi na wezwanie bądź po bezskutecznym upływie terminu do jej udzielenia, komórki merytoryczne badają, czy w danej sprawie występują przesłanki przemawiające za uznaniem, że udostępnienie informacji jest szczególnie istotne dla interesu publicznego.

4. Stwierdzenie braku istnienia przesłanek, o których mowa w ust. 3, skutkuje wydaniem decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej, zgodnie z art. 16 ustawy.

§ 8

Komórki merytoryczne przekazują kopie powiadomień i wezwań, o których mowa w § 2 ust. 5, § 5 ust. 1, § 6 ust. 5 oraz § 7 ust. 1, w formie elektronicznej, Wydziałowi Organizacyjnemu.

§ 9

1. Odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji publicznej następuje, w przypadkach przewidzianych ustawą, w drodze decyzji wydawanej przez osobę upoważnioną.

2. Projekt decyzji przesyła się do konsultacji Wydziałowi Organizacyjnemu, który zajmuje pisemne stanowisko, co do zasadności jej wydania.

3. Projekt decyzji wymaga opinii radcy prawnego lub adwokata wykonującego obsługę prawną Urzędu.

§ 10

1. Kierownicy komórek organizacyjnych organizują pracę podległych komórek w sposób gwarantujący realizację prawa dostępu do informacji publicznej oraz przestrzeganie Regulaminu.

2. Kierownicy komórek merytorycznych mogą wyznaczyć koordynatorów dostępu do informacji publicznej.

3. Do zadań kierownika komórki merytorycznej bądź koordynatora dostępu do informacji publicznej należy udzielanie odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej oraz prowadzenie korespondencji z wnioskodawcą, w tym podpisywanie pism.

§ 11

Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.
[ Powyższy wzór możesz też pobrać w pliku do edycji (format RTF). Kliknij tutaj > ]

Objaśnienia

[1] Sposób organizacji pracy – przyjęty we wzorze model zarządzania, tj. powierzenie jednej z komórek organizacyjnych funkcji koordynatora w zakresie udostępniania informacji, zapewnia spójność podejmowanych działań oraz pozwala szybko rozstrzygać powstające pomiędzy komórkami spory o właściwość, co jest istotne z uwagi na skrócone względem ustawy z 14.6.1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.); dalej: KPA, terminy do rozpoznania wniosku. [2] Nazwy komórek – nazwy komórek organizacyjnych zależą od struktury przyjętej w regulaminie organizacyjnym jednostki. [3] Pierwszeństwo BIP – upublicznienie informacji na innych stronach internetowych niż BIP nie zwalnia z obowiązku udostępnienia informacji publicznej na wniosek. [4] Forma wniosku o udostępnienie informacji publicznej – treść postanowienia wynika z orzecznictwa, które przyjmuje, że za wniosek pisemny uznawać należy również przesłanie zapytania pocztą elektroniczną i to nawet, gdy do jego autoryzacji nie zostanie użyty podpis elektroniczny (wyrok WSA w Olsztynie z 22.1.2013 r., II SAB/Ol 166/12, Legalis). [5] Sposób i forma udostępnienia informacji publicznej – informacja publiczna powinna być udostępniona w formie i w sposób wskazanych w wniosku, np. na dysku CD czy DVD, w formie kserokopii dokumentu lub zeskanowanego pliku komputerowego, przesłana pocztą bądź mailem. Ze względu na rozwój technik utrwalania i kopiowania informacji niezasadne jest tworzenie zamkniętego katalogu sposobów i form, w jakich informacja będzie udostępniania, każdorazowo zależy to od treści wniosku, z zastrzeżeniem art. 14 DostInfPubU. [6] Udostępniania informacji na elektronicznym nośniku danych – brzmienie postanowienia jest podyktowane potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemach informatycznych. [7] Przekazywanie wniosku – organ nie ma obowiązku przekazywania wniosku o udostępnienie informacji publicznej zgodnie z właściwością; art. 65 KPA nie stosuje się. [8] Wysokość opłaty – sądy administracyjne przyjmują, że nie ma podstaw do ustalania stawek opłat pokrywających koszty udostępnienia informacji publicznej w generalnym i abstrakcyjnym akcie wewnętrznym (wyrok NSA z 22.5.2013 r., I OSK 307/13, ­Legalis). [9] Kwota minimalna opłaty – warto rozważyć ustalenie minimalnej kwoty, do wysokości której nie będą pobierane opłaty, gdyż koszty pisemnego powiadamiania wnioskodawcy o wysokości opłaty i prowadzenia z nim korespondencji w tym zakresie mogą przewyższać kwotę naliczonej opłaty. Proponowane rozwiązanie jest zasadne z ekonomicznego punktu widzenia. [10] Nieuiszczenie opłaty – regulacje art. 15 ust. 2 DostInfPubU przewiduje realizację obowiązku udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem, także w przypadku braku odpowiedzi ze strony wnioskodawcy na zawiadomienie o wysokości opłaty związanej z udostępnieniem żądanej informacji (czyli bez wniesienia opłaty). Oznacza to, że z powodu braku wniesienia opłaty podmiot zobowiązany nie może ani odmówić udostępnienia informacji, ani też pozostawić sprawy (wniosku) bez rozpoznania (wyrok NSA z 5.3.2013 r., I OSK 2781/12, Legalis). [11] Egzekucja opłaty – przyjmuje się, że egzekucja opłaty z art. 15 DostInfPubU powinna się odbywać w trybie egzekucji administracyjnej, jednak nie ukształtowało się dotychczas jednolite stanowisko w przedmiocie tytułu egzekucyjnego, który stanowiłby podstawę wszczęcia tego postępowania. Powiadomienie określone w art. 15 DostInfPubU nie może stanowić podstawy egzekucji administracyjnej. W wyroku WSA w Gliwicach z 7.10.2014 r. (I SA/Gl 257/14, Legalis) stwierdzono, że wystawienie tytułu wykonawczego powinno być poprzedzone procedurą wezwania do usunięcia naruszenia prawa, o czym należy wnioskodawcę poinformować w wezwaniu do zapłaty kosztów udzielonej informacji publicznej. Po wyczerpaniu ww. trybu podstawę wystawienia tytułu wykonawczego stanowiłby art. 265 KPA, zgodnie z którym wszelkie nieuiszczone w terminie opłaty i koszty postępowania oraz inne należności wynikłe z postępowania podlegają ściągnięciu w trybie przepisów o egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych. Taki sposób dochodzenia w trybie administracyjnej egzekucji tych opłat opiera się na stosowaniu przepisów KPA przez analogię i budzi kontrowersje. Zdaniem autorki możliwe jest zakwalifikowanie opłaty, o której mowa w art. 15 ust. 1 Dost­InfPubU, jako niepodatkowej należności budżetowej o charakterze publiczno-prawnym określonej w art. 60 ustawy z 27.8.2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.); dalej FinPubU. Dotyczy to zwłaszcza opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne. Należy wydać decyzję administracyjną na podstawie art. 61 FinPubU, a następnie prowadzić egzekucję należności zgodnie z art. 66 FinPubU w trybie egzekucji administracyjnej. [12] Informacja przetworzona – przyjęty tryb wynika z orzecznictwa, które stwierdza, że wnioskodawca może nie wiedzieć na etapie składania wniosku, że żądana informacja ma charakter informacji przetworzonej, a zatem w momencie formułowania wniosku nie musi wskazywać powodów, dla których spełnienie jego żądania będzie szczególnie istotne dla interesu publicznego. Podmiot zobowiązany może wezwać wnioskodawcę do wskazania szczególnego interesu publicznego w udostępnieniu informacji przetworzonej. Wniosek musi zostać rozpoznany zarówno gdy brak w nim uzasadnienia szczególnego interesu publicznego, jak również gdy wnioskodawca nie odpowie na wezwanie, by ten interes wykazał. W takiej sytuacji podmiot zobowiązany powinien samodzielnie zbadać przesłanki przemawiające za istnieniem szczególnej istotności dla interesu publicznego. Negatywna ocena będzie skutkowała wydaniem decyzji odmownej (wyrok NSA z 11.9.2012 r., I OSK 1015/12, Legalis). Podstawa prawna

  • art. 4 ust. 1 i 2, art. 15 ust. 1 i 2 ustawy z 6.9.2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 782 ze zm.)

  • art. 65, art. 265 ustawy z 14.6.1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.)

  • art. 60, art. 61, art. 66 ustawy z 27.8.2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.)

Zdaniem redaktora

Procedura wewnętrzna dotycząca sposobu postępowania z wnioskami o udostępnienie informacji publicznej jest niezbędna w każdej jednostce i urzędzie administracji, która znajduje się w posiadaniu informacji o sprawach publicznych. Przedstawiony w tym artykule przykładowy regulamin działania ma na celu zapewnienie sprawnego i w pełni zgodnego z obowiązującymi przepisami toku postępowania w sprawach o informację publiczną. Pozwala on wyważyć postulaty maksymalnego odformalizowania udostępniania informacji publicznej podmiotom zewnętrznym wobec administracji, zapewniając jednocześnie prawidłową organizację wewnętrznego obiegu spraw i dokumentów wewnątrz urzędu.