Oświadczenie pracownika o wykorzystaniu jego zdjęcia do celów służbowych

- wzór dokumentu

Informacja w administracji publicznej | 01/2015
Moduł: prawo pracy
Maciej Nałęcz

Często jeszcze na etapie rekrutacji albo już w trakcie trwania stosunku pracy pracodawca chce otrzymać od pracownika jego zdjęcie w celu różnego służbowego wykorzystania, np. do umieszczenia wizerunku pracownika na identyfikatorze, w intranecie, na powszechnie dostępnej stronie internetowej zakładu, w gazetce zakładowej czy też na tablicy w siedzibie jednostki. Pojawia się jednak pytanie, czy pracodawca ma prawo podejmować takie działania, a jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej?

Do rozpatrzenia możliwości wykorzystania zdjęcia pracownika do celów służbowych należy analizować przepisy trzech gałęzi prawa, mianowicie: ustawę z 29.8.1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.); dalej: OchrDanychU, przepisy o dobrach osobistych zawarte w ustawie z 23.4.1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.); dalej: KC oraz ustawę z 4.2.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 ze zm.); dalej: PrAut.

Dane osobowe, których może żądać pracodawca

Zakres danych osobowych, jakich może żądać pracodawca od pracownika bez konieczności pozyskiwania jego zgody, określa art. 221 ustawy 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.); dalej KP. Zalicza się do niego: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, numer PESEL, a także – jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy – imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci. Ponadto pracodawca jest uprawniony do uzyskania od pracownika innych danych osobowych niż wymienione, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Ponieważ wśród danych pracownika, które pracodawca może pozyskiwać i przetwarzać bez zgody pracownika, nie ma zdjęcia pracownika, więc do legalnego pozyskania takiego zdjęcia, w celu np. umieszczania go w legitymacji służbowej lub na stronie internetowej pracodawcy, konieczne jest – co do zasady – uzyskanie od pracownika zgody.

Dla zgodnego z prawem wykorzystania przez pracodawcę wizerunku pracownika co do zasady potrzebna jest jego zgoda.

Zdjęcie pracownika podlega ponadto ochronie przepisów KC, który nakazuje traktować wizerunek człowieka jako jego dobro osobiste. W przypadku bezprawnego naruszenia wizerunku, osoba poszkodowana może żądać usunięcia skutków tego naruszenia, w szczególności złożenia oświadczenia o odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie, a w razie poniesienia konkretnej szkody – również zadośćuczynienia pieniężnego.

Warto ponadto pamiętać, że temat korzystania ze zdjęcia pracownika wiąże się z prawem autorskim, które przewiduje obowiązek uzyskania zezwolenia osoby, której wizerunek jest rozpowszechniany.

Wyjątkowo zezwolenie nie jest wymagane, gdy osoba otrzymała wynagrodzenie za pozowanie do zdjęcia lub dana osoba jest powszechnie znana (co oznacza, że można publikować bez zgody wizerunek polityków, aktorów, osób publicznych itd.) albo wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza. Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia, wykorzystywanie wizerunku pracownika możliwe jest co do zasady na podstawie jego dobrowolnej, niewymuszonej i niedomniemanej zgody. Możliwe są wyjątki związane z usprawiedliwionym interesem pracodawcy, nienaruszającym interesów pracownika, np. ze względów bezpieczeństwa lub w celu usprawnienia procesów komunikacji.

Pozyskanie zdjęcia pracownika przy rekrutacji

W wielu ogłoszeniach o pracy umieszczany jest wymóg przesłania „curriculum vitae ze zdjęciem”, a niekiedy nawet „CV koniecznie ze zdjęciem”. Tymczasem takie żądanie należy oceniać analogicznie jak w przypadku pracownika. Pracodawca nie ma podstawy prawnej do takiego żądania. Katalog danych osobowych, jakich można żądać od kandydata do pracy, analogicznie jak w przypadku pracownika, jest zamknięty i nie ma w nim wizerunku pracownika. Żądanie zdjęcia stanowi w takim przypadku naruszenie przepisów OchrDanychU.

Pracodawca nie ma podstawy do tego, by żądać od kandydata do pracy zdjęcia wraz z CV.

Nie ma natomiast przeszkód, aby kandydat do pracy sam, z własnej woli, umieścił na CV swoje zdjęcie, jeśli uważa, że może to polepszyć jego szanse zatrudnienia.

Wykorzystanie zdjęcia pracownika do wystawienia przepustki, identyfikatora, legitymacji służbowej

W związku z zatrudnieniem pracownika pracodawca może wystawić mu legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument upoważniający go do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem. Możliwość taką potwierdza § 4 rozporządzenia MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Przepis ten nie odnosi się jednak do kwestii identyfikacji z wykorzystaniem zdjęcia pracownika. Identyfikacja dla celów wystawienia przepustki powinna więc następować w oparciu o dane pracownika dozwolone na zasadach ogólnych (art. 221 KP), czyli na podstawie imienia i nazwiska pracownika. Chociaż umieszczenie zdjęcia na identyfikatorze wydaje się oczywiście zrozumiałe, nie ma podstawy prawnej, która pozwalałaby pracodawcy na żądanie od pracownika zdjęcia w tym celu. Zdjęcie pracownika to tzw. wizerunek, a ten chronią omawiane powyżej przepisy o danych osobowych i dobrach osobistych. Dlatego pobranie zdjęcia od pracownika – również w celu umieszczenia go na przepustce służbowej, musi odbywać się za jego zgodą. Niemożność żądania zdjęcia od pracownika w celu umieszczenia jego wizerunku na identyfikatorze potwierdził Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w piśmie z 5.3.2008 r. (DOLIS-035-219/07/461/08). Zdaniem GIODO niezbędne w tym zakresie jest uzyskanie od pracownika zgody. Oprócz tego istnieje jeszcze jedna możliwość, mianowicie gdy obowiązek noszenia identyfikatora ze zdjęciem wynika z wewnętrznych przepisów jednostki. W opinii GIODO wprowadzenie takiego wymogu w regulaminie pracy bądź układzie zbiorowym pracy nie narusza art. 23 OchrDanychU. Akty te należą do źródeł prawa pracy, a do ich zakresu przedmiotowego należy określenie m.in. zasad przebywania na terenie jednostki. Treść regulacji zakładowej powinna być jednak dostosowana do potrzeb zakładu z uwzględnieniem ustawowej ochrony wizerunku pracownika. Na konieczność uwzględnienia równowagi między potrzebami zakładu i obowiązkiem ochrony wizerunku wskazuje orzeczenie SN z 19.11.2003 r. (I PK 590/02, OSNP 2004, Nr 20, poz. 351), w którym podkreślono, że ujawnienie przez pracodawcę imienia i nazwiska pracownika bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego, jeżeli jest to usprawiedliwione zadaniami i obowiązkami pracodawcy związanymi z prowadzeniem zakładu, jest niezbędne i nie narusza praw oraz wolności pracownika.
Przykład Pracodawca chciałby zatrudnić pracownika ochrony, który miałby uprawnienia m.in. do kontroli rzeczy wnoszonych przez pracowników, a w razie potrzeby – również do kontroli trzeźwości. Czy w takim przypadku do wyrobienia identyfikatora ze zdjęciem pracownika konieczne jest uzyskanie zgody pracownika? Co do zasady do wykorzystania wizerunku pracownika w celu umieszczenia go na identyfikatorze służbowym konieczna jest zgoda pracownika. Istnieją jednak okoliczności wyjątkowe, w których można odstąpić od pozyskania takiej zgody. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy wizerunek pracownika jest ściśle związany z wykonywanym przez niego zawodem czy charakterem pracy. Taka sytuacja dotyczy pracowników ochrony, co do których – ze względów bezpieczeństwa – powinna istnieć możliwość ich identyfikacji. Podstawą do wykorzystania wizerunku pracownika jest w takim przypadku usprawiedliwiony interes administratora danych (art. 23 ust. 1 pkt 5 OchrDanychU).

Publikacja zdjęcia pracownika w intranecie lub w gablocie firmowej

Zamieszczanie zdjęć pracowników w firmowym intranecie lub zakładowej gablocie jest obecnie standardem. Zdjęcie uzupełnia często profil pracownika, wykorzystywane jest w narzędziach do zarządzania projektami, w raportach, zestawieniach itp. Ich wykorzystanie ma na celu usprawnienie procesu zarządzania i komunikacji wewnętrznej. Do umieszczenia zdjęcia pracownika w intranecie nie jest potrzebna jego zgoda, co uzasadnione jest celem i ograniczonym zakresem przetwarzania, tj. wyłącznie na potrzeby związane z zatrudnieniem. Zdjęcie w intranecie nie jest udostępniane publicznie, a więc bliżej nieokreślonemu kręgowi osób (tak jak np. w Internecie). Dostęp do niego mają jedynie pracownicy zatrudnieni u pracodawcy. Gdyby jednak dostęp do intranetu, nawet ograniczony, mieliby uzyskać również stali klienci pracodawcy albo pracownicy firmy współpracującej, wówczas zgoda pracowników na rozpowszechnianie wizerunku byłaby konieczna.

Umieszczenie zdjęcia pracownika w intranecie nie jest rozpowszechnianiem wizerunku w rozumieniu PrAut. Pracownik nie może sprzeciwić się zamieszczeniu zdjęcia w intranecie w celu usprawnienia komunikacji służbowej.

Przykład Pracownicy zamieszczają w intranecie zdjęcia z wakacji i imprez w celu umożliwienia oglądania ich przez innych pracowników. Czy takie wykorzystanie sieci nie wymaga od pracowników wyrażenia zgody na rozpowszechnianie ich zdjęć? Samodzielne publikowanie zdjęcia przez pracownika w intranecie nie wymaga wyrażania przez pracownika jakichkolwiek oświadczeń. Za udzielenie zgody na publikację w intranecie uważany jest już sam fakt zamieszczenia zdjęcia z własnej woli pracownika. Inna kwestia to ograniczony zasięg takiej publikacji. Pracodawca nie może wykorzystać zdjęcia pracownika zamieszczonego przez niego w intranecie np. w folderze reklamowym.

Publikacja zdjęcia pracownika na firmowej stronie www

Publikacja zdjęcia pracownika w Internecie stanowi jego rozpowszechnianie publiczne, umożliwia dostęp do niego bliżej nieokreślonego kręgu odbiorców. Jak przedstawiono powyżej, wizerunek człowieka stanowi jedno z dóbr osobistych i podlega ochronie, przewidzianej w przepisach prawa cywilnego, prawa autorskiego, jak i przepisów o ochronie danych osobowych. Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Dlatego umieszczanie zdjęć pracowników na firmowych stronach www wymaga uzyskania od nich uprzedniej zgody. Zgoda może być wyrażona w dowolnej formie, jednak ze względów dowodowych warto zadbać o wyrażenie zgody w formie pisemnej. W świetle przepisów PrAut zgoda pracownika na rozpowszechnianie jego wizerunku nie będzie jednak wymagana w następujących sytuacjach:
1) pracownik otrzymał umówioną zapłatę za pozowanie; 2) pracownik jest osobą powszechnie znaną, a wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez niego funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych; 3) wizerunek pracownika stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

Publikacja zdjęcia pracownika z firmowej imprezy w gazetce zakładowej

Zezwolenie na publikację wizerunku nie jest wymagane, gdy wizerunek ten stanowi jedynie część kadru, na przykład gdy ta osoba przypadkiem znajdzie się na zdjęciu krajobrazowym lub w grupie osób uczestniczących w zdarzeniu. Za dorozumianą zgodę na wykorzystywanie wizerunku przez pracodawcę (w tym w zakładowej gazetce i w intranecie) uważa się sytuację, gdy pracownik dobrowolnie bierze udział w sesji fotograficznej zorganizowanej przez pracodawcę lub w czasie wyjazdu integracyjnego. W takich okolicznościach o zgodzie decyduje brak protestu pracownika przeciwko wykonywaniu fotografii z jego udziałem. Umieszczając zdjęcie pracownika w gazetce firmowej, należy jednak pamiętać o przepisach związanych z ochroną dóbr osobistych. Samo zdjęcie lub kontekst, w jakim zostało umieszczone, nie może naruszać dóbr osobistych pracownika, takich jak dobre imię lub wizerunek, np. przez zamieszczenie podpisu obraźliwego dla pracownika, przekształcenia zdjęcia programem graficznym w sposób powodujący zniekształcenie wizerunku lub pokazanie pracownika w sytuacji dla niego dwuznacznej.

Nie narusza dóbr osobistych pracownika publikacja w gazetce firmowej jego „neutralnego” zdjęcia z wyjazdu integracyjnego lub szkolenia.

Forma i treść oświadczenia pracownika

Przez zgodę osoby, której dane osobowe dotyczą, należy rozumieć oświadczenie woli, którego treścią jest akceptacja przetwarzania danych osobowych. Zgoda taka nie może być domniemana lub dorozumiana. Podkreślenia wymaga, że zgoda powinna być udzielona dobrowolnie, a więc wyrażona w warunkach, w których pracownik będzie miał możliwość odmowy jej udzielenia i nie spotkają go z tego powodu żadne konsekwencje.

Zgoda pracownika na udostępnienie wizerunku powinna być wyraźna, tj. dokładnie wskazywać cel i zakres rozpowszechniania tego wizerunku.

Przykład W zakładzie prowadzona jest kronika, w której zamieszczane są zdjęcia pracowników z ważnych wydarzeń. Jeden z pracowników po zwolnieniu z powodu likwidacji stanowiska wystąpił do prawodawcy, aby usunąć jego wizerunek z kroniki firmowej. Czy faktycznie może tego oczekiwać, jeśli wszyscy pracownicy wyrażali pisemną zgodę na umieszczanie ich zdjęć w kronice? Zgodę na przetwarzanie danych osobowych można odwołać w każdym czasie. Jeśli w zbieranych od pracowników oświadczeniach nie poruszono tematu czasu obowiązywania zgody, a tematem zdjęcia jest wyłącznie osoba pracownika, to pracodawca powinien wykonać dyspozycję pracownika. Aby zapobiec takiej sytuacji można w treści zgody zamieszczać klauzulę, że dotyczy ona również przetwarzania danych w przyszłości, jeżeli nie zmienia się cel przetwarzania.
W oświadczeniu należy wyraźnie określić zakres zgody pracownika. Istotne jest, aby takie oświadczenie określało formy i zakres zgody pracownika, a więc czego konkretnie zgoda dotyczy, np. że zgoda nie jest ograniczona czasowo i obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności zamieszczenie zdjęcia na identyfikatorze, opublikowanie go na firmowej stronie www, wykorzystanie w kampanii marketingowej, udostępnianie klientom pracodawcy w ofertach handlowych, zamieszczanie w cyfrowej kronice firmowej, w gazetce firmowej itp. Na wszelki wypadek można też zamieścić klauzulę o zrzeczeniu się przez pracownika wszelkich roszczeń z tytułu wykorzystania jego wizerunku w zakresie określonym w oświadczeniu. W podpisanym przez pracownika oświadczeniu o wykorzystaniu jego wizerunku w celach służbowych warto zamieścić informację, których konkretnie zdjęć dotyczy zgoda, w jakim celu będą wykorzystane. W przypadku publikacji wizerunku osób nieletnich zgodę muszą wyrazić ich prawni opiekunowie.

OŚWIADCZENIE

w sprawie udostępnienia wizerunku do celów służbowych


Niniejszym udostępniam pracodawcy ............................................... moje zdjęcie i wyrażam zgodę na przetwarzanie mojego wizerunku oraz jego publikacji w następujących celach:

  1. umieszczenie na identyfikatorze służbowym,

  2. zamieszczenie na schemacie organizacyjnym dostępnym w materiałach organizacyjnych pracodawcy i w gablocie w siedzibie zakładu,

  3. publikacja w informatorze teleadresowym i innych narzędziach zdalnego zarządzania,

  4. publikacja w gazetce zakładowej,

  5. publikacja w intranecie,

  6. publikacja na stronie www,

  7. publikacja w ofertach przekazywanych klientom pracodawcy.


Proszę zaznaczyć cele przetwarzania, na które wyrażana jest zgoda.

..........................................................................

(data i podpis pracownika)

[ Powyższy wzór możesz też pobrać w pliku do edycji (format RTF). Kliknij tutaj > ] Podstawa prawna
  • art. 7, art. 23, art. 49 ustawy z 29.8.1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.)

  • art. 23, art. 24 ustawy z 23.4.1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.)

  • art. 81 ustawy z 4.2.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631)

  • art. 221 ustawy 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)

  • § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.)