Okresowy przegląd materiałów niejawnych w organach jednostek samorządu terytorialnego

Informacja w administracji publicznej | 4/2016
Marek Anzel

Artykuł opisuje regulacje prawne w zakresie zasad zmiany i znoszenia klauzul tajności, jak również przedstawia propozycje praktycznego dokonania przeglądu, wraz ze wzorami wykazu materiałów poddanych weryfikacji oraz dokumentów, którym zmieniono lub zniesiono dotychczasowe klauzule tajności. Zgodnie z postanowieniami zawartymi w art. 181 ust. 1 ustawy z 5.8.2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1167 ze zm., dalej: OchrInfU), kierownicy jednostek organizacyjnych mieli obowiązek przeprowadzenia, w terminie 36 miesięcy od dnia wejścia w życie OchrInfU, przeglądu wytworzonych w podległych im jednostkach organizacyjnych materiałów zawierających informacje niejawne w celu ustalenia, czy spełniają one ustawowe przesłanki ochrony na podstawie OchrInfU, i dokonania w razie potrzeby zmiany lub zniesienia klauzuli tajności. Obowiązek ten nie dotyczył zbiorów materiałów spraw zakończonych oraz kartotek ewidencyjnych, w szczególności stanowiących materiał archiwalny przekazany do właściwych archiwów na podstawie odrębnych przepisów. Była to pierwsza weryfikacja materiałów niejawnych mająca na celu dostosowanie dotychczas nadawanych klauzul tajności do nowych kryteriów klasyfikowania informacji niejawnych określonych w OchrInfU. Proces ten mógł być rozłożony w czasie i przeprowadzany był w okresie od 2.1.2011 r. do 31.12.2013 r. Należy zaznaczyć, iż przedmiotowy przegląd był jedynie czynnością wstępną. Wobec materiałów, którym zachowano, obniżono lub nadano klauzule tajności, nadal należy przeprowadzać cykliczne przeglądy (art. 6 ust. 4 OchrInfU).

Ważne

W dniu 2 stycznia 2016 r. minęło 5 lat od wejścia w życie Ochr­InfU, w związku z czym należy dokonać kolejnego przeglądu materiałów niejawnych, mającego na celu ustalenie, czy spełniają one ustawowe przesłanki ochrony na podstawie OchrInfU, i dokonanie w razie potrzeby zmiany lub zniesienia klauzuli tajności.

Ponieważ kierownikom jednostek organizacyjnych pozostawiono możliwość przeprowadzenia pierwszej weryfikacji w terminie 36 miesięcy, kolejny przegląd materiałów powinien się odbyć nie później niż przed upływem 5 lat od daty pierwszego przeglądu. W związku z powyższym, przegląd o którym mowa, uzależniony będzie od daty zakończenia pierwotnego procesu weryfikacji i w praktyce oznacza to, że w różnych jednostkach organizacyjnych przeprowadzany będzie w różnych terminach: od 2.1.2016 r. do 31.12.2018 r.