Brakowanie niejawnej dokumentacji niearchiwalnej

Informacja w administracji publicznej | 3/2016
Marek Anzel

Dokumentacja niejawna powstająca i wpływająca do jednostek samorządów terytorialnych podlega ewidencjonowaniu i przechowywaniu w kancelariach niejawnych. Dokumentacja ta może zostać przekazana do archiwum zakładowego lub składnicy akt tylko w przypadku jej odtajnienia (zniesienia klauzul tajności). Zniesienie klauzuli tajności jest możliwe wyłącznie w przypadku ustania lub zmiany przesłanek ochrony, co bardzo często okazuje się trudne do zrealizowania. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów planowania operacyjnego oraz dokumentów wpływających z zewnątrz. Aktualizacja, korekta, naniesienie zmian lub zmodyfikowanie dokumentu niejawnego poprzez wytworzenie nowego dokumentu nie stanowi podstawy do zniesienia klauzuli tajności z pierwotnego dokumentu, gdyż informacje zawarte w pierwotnym dokumencie nadal mogą być niejawne.

Przykład Przykładem takiej sytuacji może być Plan operacyjny opracowywany co kilka lat na nowo na podstawie Wytycznych (zaleceń) przesłanych przez Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Urzędu Wojewódzkiego. Często bywa, że wprowadzane zmiany są jedynie korektą dotychczas obowiązującego Planu i nie wpływają znacząco na jego treść.
Archiwa zakładowe funkcjonujące w jednostkach samorządów terytorialnych nie są przystosowane do przechowywania, gromadzenia materiałów niejawnych (nie spełniają wymogów w zakresie środków bezpieczeństwa fizycznego określonych w ustawie z 5.8.2010 r. o ochronie informacji niejawnych – Dz.U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228 ze zm. oraz rozporządzenia Rady Ministrów z 29.5.2012 r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych – Dz.U. z 2012 r. poz. 683). W związku z powyższym kancelarie niejawne nie mogą przekazać zamkniętych spraw niejawnych lub zdezaktualizowanych dokumentów niejawnych do archiwum zakładowego, przez co same zamieniają się w składnice akt. Normą jest, że w kancelariach niejawnych funkcjonujących w jednostkach samorządów terytorialnych gromadzone są dokumenty z ubiegłego wieku. Dlaczego? Bo mimo przeprowadzonych przeglądów nadal są one niejawne i – jak wskazano powyżej – nie mogą zostać przekazane do archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Ważne

Dokumenty niejawne ewidencjonowane i gromadzone w kancelarii niejawnej można przekazać do archiwum zakładowego lub składnicy akt wyłącznie po ich odtajnieniu.